GTD: Mit Referenzmaterial richtig umgehen

„Ein Griff, und die Sucherei geht los..."! Wenn Sie in Ihrem Arbeitsalltag einen „nächsten Schritt" zur Erledigung auswählen, können Sie oft bei sich selbst beobachten, dass Sie um bestimmte Aufgaben immer wieder einen großen Bogen machen. Neben einer zu wagen Formulierung ist einer der Hauptgründe dafür der Aufwand, den das Zusammentragen aller benötigten Unterlagen dafür erfordert. Eine zweckmäßige Organisation bei der Ablage des Referenzmaterials hilft Ihnen wesentlich, solche inneren Widerstände abzubauen, und spart zudem Zeit bei der Erledigung der Aufgaben.

Wenn Sie regelmäßig Ihre „losen Enden" konsequent durcharbeiten, werden Sie nur selten große, unsortierte Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch bewältigen müssen. Doch für die eigentliche Erledigung der Aufgaben ist vor allem ein Ablagesystem hilfreich, das ein sofortiges Auffinden des gerade benötigten Referenzmaterials ermöglicht - selbst, wenn Sie es bereits vor Jahren dort abgelegt haben.

Alltagstaugliche Ablagesysteme

Referenzmaterial lässt sich in mehrere Kriterien unterteilen:

• Da ist zunächst einmal die Unterscheidung zwischen digitalem Referenzmaterial (E-Mails, Link-Sammlungen, Podcasts, Videos und ähnliches),
• Referenzmaterial auf Papier,
• Digitales Referenzmaterial, das Desktop-Suchmaschinen wie Google Desktop gewährleisten und das auf dem eigenen PC gespeichert ist. Das ist auch der Grund, warum einige GTD-Nutzer regelmäßig einen großen Teil ihres Papier-Referenzmaterials mit Hilfe eines Dokumentenscanners und einer OCR-Software digitalisieren und damit in ihr digitales Ablagesystem überführen.

Aus technischen wie aus rechtlichen Gründen eignen sich aber längst nicht alle Papierdokumente für eine Digitalisierung. Für diese Dokumente benötigen Sie weiter ein Papier-Ablagesystem, das die folgenden Kriterien erfüllen sollte:

Nähe zum Arbeitsplatz: Wenn Sie erst über den Flur laufen müssen, um Ihr Referenzmaterial abzulegen oder darauf zuzugreifen, erhöht das drastisch die Gefahr von Papierstapeln auf Ihrem Schreibtisch. Im Idealfall ist Ihre Ablage nur eine Armlänge von Ihnen entfernt - zum Beispiel in einer Hängeregistratur in Ihrem Schreibtisch.

Schnelle und bequeme Ablage: Knicken, lochen, Ordner öffnen, Ringmechanik öffnen, Dokument einlegen, Ringmechanik schließen...

Für Dokumente, die Sie immer wieder benötigen, ist das viel zu aufwändig. Empfehlenswert ist eine in alphabetisch angeordneten Hängemappen geführte Loseblattablage. Wichtig ist auch, dass der Platz in dieser Ablage großzügig bemessen ist, und immer einige leere Hängemappen als Vorrat bereitliegen.

Sofortiger Überblick: Ein Ordnerrücken verrät nie alles über seinen Inhalt - sinnvoll beschriftete Reiter eines Hängeregisters oder einer Stehmappe erleichtern demgegenüber das Auffinden spezieller Dokumente ganz erheblich, sodass Suchzeiten deutlich verkürzt werden.

Expertenrat

Die Ablage des Referenzsystems muss aber vor allem eines sein, nämlich praktisch. Die im GTD-System praktizierte Vorgehensweise, eine allgemeine Ablage, sortiert in rein alphabetischer Reihenfolge, zu führen, muss deshalb manchmal erweitert werden.

So ist es bei großen Projekten unter Umständen praktischer, alle zugehörigen Dokumente in eine eigene Ablage zu übernehmen. Das mag auch für andere Arten von Dokumenten gelten, zum Beispiel Rechnungen oder Steuerunterlagen. Wie Sie Ihr Referenzmaterial am sinnvollsten ablegen, wird zu einem ganz wesentlichen Teil von Ihren individuellen Umständen und Ihrem Arbeitsalltag bestimmt.