GTD mit Filofax & Co.

Manch einer entscheidet sich nach gründlicher Abwägung dafür, sein GTD-System ganz oder überwiegend mit Papier und Stift zu führen (die Vor- und Nachteile siehe „Das Beste aus zwei Welten: GTD mit Papier oder Elektronik"). Von der Ablage und Verwaltung umfangreichen Referenzmaterials einmal abgesehen, lassen sich nämlich alle grundlegenden Arbeitsschritte von GTD durchaus bequem in einem Ringbuch erledigen. Vorausgesetzt, der Inhalt ist entsprechend strukturiert.

Strukturieren per Register

Die meisten Terminplaner enthalten von Hause aus ein Kalendarium, Raum für allgemeine Notizen, einige Seiten mit nützlichen Information (Landkarten, Tabellen mit Maßen und Gewichten, Landes-Vorwahlen und so fort), ein Adressverzeichnis und vielleicht noch ein paar speziellere Formulare für die Verwaltung der Finanzen.

Um daraus einen GTD-tauglichen Organizer zu machen, sind einige weitere Abschnitte erforderlich. Damit Sie jeden Abschnitt ohne langes Blättern finden, empfiehlt sich die Einteilung des Inhaltsmit Hilfe eines Kunststoff- oder Pappregisters.

Ob Sie die Registerreiter selbst beschriften oder dem Register ein Inhaltsverzeichnis voranstellen, spielt dabei keine große Rolle: Bei täglicher Verwendung werden Sie Ihren Organizer ohnehin bald blind an der richtigen Stelle aufschlagen können.

Für GTD wichtig sind die folgenden Abschnitte in Ihrem Terminplaner:

Inbox: Hier halten Sie alles fest, was Ihnen durch den Kopf geht und bislang noch nicht in Ihr GTD-System übernommen wurde. Wer sich hauptsächlich am Schreibtisch aufhält, bevorzugt vielleicht einen klassischen Eingangskorb.

Die Inbox im Organizer hat jedoch den Vorteil, immer dabei sein zu können, denn das Gehirn hält sich nicht an Bürozeiten. Wer auf einen echten Eingangskorb nicht verzichten möchte, kann ja die Inbox-Seiten vor dem Durcharbeiten aus seinem Organizer nehmen und im Eingangskorb ablegen.

Projekte: Ein Projekt ist jede Aufgabe, die aus mehr als einem Handlungsschritt besteht. Resultieren aus dem Durcharbeiten der Inbox solche Projekte, werden sie im Abschnitt „Projekte" notiert.

Notieren Sie hier den gewünschten Ausgang des Projekts, und beantworten Sie sich die Frage: Was ist der nächste Schritt zur Realisierung dieses Projekts?

Nächste Schritte: Ob Sie aktuell eine bestimmte Aufgabe erledigen können, hängt wesentlich davon ab, in welchem Kontext Sie sich aktuell bewegen. Deshalb sollten Sie den Abschnitt „Nächste Schritte" in mehrere Unter-Rubriken einteilen, zum Beispiel „Computer", „Auto", „Telefon", „City", je nachdem, welche Kontexte individuell für Sie eine Rolle spielen. Sowohl einzelne Aufgaben als auch die zur Erledigung erforderlichen „nächsten Schritte" von Projekten notieren Sie in diesen Abschnitten.

Warten auf: Hier notieren Sie alle „nächsten Schritte", die Sie nicht selbst erledigen, sondern an jemanden delegiert haben. Diese Liste ermöglicht es Ihnen, sich nach dem Stand der Bearbeitung zu erkundigen und Projekte auch dann voran zu bringen, wenn Sie nicht alles selbst tun können oder wollen.

Wiedervorlage: Daneben nutzen Sie natürlich auch den Terminkalender als „Wiedervorlage". Beispielsweise für Projekte, denen Sie sich erst später zuwenden, oder für die „nächsten Schritten", die zu konkreten Terminen erledigt werden müssen, und als Erinnerungshilfe, um sich bei delegierten Aufgaben nach dem Stand der Bearbeitung zu erkundigen.

Expertenrat

Grundsätzlich benötigen Sie zur Führung der GTD-Listen keine speziellen Formulare, es genügen gewöhnliche linierte, karierte oder gänzlich unbedruckte Ringbucheinlagen. Sollten Sie speziell auf den Zweck zugeschnittene Formulare bevorzugen, finden Sie jedoch eine große Auswahl solcher Formulare im Web. Die Formulare liegen als PDF für unterschiedliche Organizer-Formate vor und lassen sich problemlos auf Blanko-Einlagen drucken.