GTD: Die nächsten Schritte planen

Die erste Aufgabe, das Sammeln und Notieren aller „losen Enden", also aller Dinge, die Ihre Aufmerksamkeit auf sich ziehen, Ihnen Stress bereiten oder Ihnen immer wieder durch den Kopf gehen, nimmt zwar einige Zeit in Anspruch, stellt aber auch GTD-Einsteiger selten vor Probleme.

Wesentlich fehleranfälliger ist dagegen die zweite Aufgabe, nämlich das Durcharbeiten aller „losen Enden" und die Planung der nächsten Schritte. Fehler und Ungenauigkeiten an dieser Stelle hindern Sie letztlich daran, die Dinge zu erledigen.

Schritte planen, Schritt für Schritt

Wenn Sie die nächsten Schritte planen, verinnerlichen Sie am besten den folgenden Ablauf. Halten Sie sich dabei eisern an zwei Regeln:

• Bearbeiten Sie immer nur ein „loses Ende" gleichzeitig, und legen Sie ein „loses Ende", das Sie aus einem Eingangskorb herausgenommen haben, niemals wieder zurück in den Eingangskorb.
• Nehmen Sie sich ein „loses Ende" vor und betrachten Sie genauer, worum es sich dabei handelt. Können Sie bei diesem „losen Ende" konkret etwas unternehmen?

Falls nein, haben Sie drei Optionen:

• Wegwerfen: Alles, was Sie nicht mehr brauchen, und auch in Zukunft nicht mehr brauchen werden, entsorgen Sie direkt in den Papierkorb oder ins digitale Nirwana.
• Zurückstellen: Falls Sie im Augenblick nichts unternehmen können, später aber schon, legen Sie das „lose Ende" in Ihrer Wiedervorlage ab, in Ihrem Kalender oder, bei gänzlich unkronketen Zeitvorstellungen, in der „Irgendwann-vielleicht-Liste".
• Archivieren: Handelt es sich um reine Informationen, die zeitunabhängig irgendwann nützlich sein könnten, archivieren Sie diese.

Falls ja, überlegen Sie sich, welche Tätigkeiten das lose Ende von Ihnen verlangt, und gehen dann weiter wie folgt vor:

• Ist mehr als eine einzelne Tätigkeit erforderlich, handelt es sich per Definition um ein Projekt. Übertragen Sie es auf die Projektliste.
• Unabhängig, ob es um ein Projekt oder eine einzelne Tätigkeit geht, formulieren Sie nun möglichst präzise, was als nächstes zu tun ist.

Als Ergebnis sollten Sie eine konkrete Handlungsanweisung erhalten, mit der Sie eines der folgenden Dinge tun:

• Erledigen: Alles, was sich innerhalb von zwei Minuten erledigen lässt, tun Sie sofort.
• Planen: Würde die Aufgabe mehr als zwei Minuten in Anspruch nehmen, planen Sie ihre Ausführung. Dafür haben Sie wiederum zwei Optionen:
• Kalender: Gibt es einen konkreten Termin, an dem Sie die Aufgabe erledigen können oder müssen, tragen Sie ihn in Ihren Kalender ein.
• Liste der nächsten Schritte: Ist die Tätigkeit nicht an einen konkreten Termin gebunden, übertragen Sie sie auf die „Liste der nächsten Schritte", die Sie immer dann abarbeiten, wenn dafür Zeit zur Verfügung steht.
• Delegieren: Wenn es jemanden gibt, der für die zu erledigende Tätigkeit besser geeignet ist als Sie (zum Beispiel Ihr Werkstattmeister, wenn es um die Reparatur Ihres Autos geht), übertragen Sie die Aufgabe.

Expertenrat

Damit ist der grundlegende Ablauf beim Durcharbeiten der „losen Enden" beschrieben. Gerade GTD-Einsteiger tun sich aber oft schwer damit, die konkreten nächsten Schritte zu formulieren. Die „nächsten Schritte" sollten aber so formuliert sein, dass Sie diese ohne weiteres Nachdenken abarbeiten können.

Ein Beispiel: „Auto reparieren lassen" ist kein nächster Schritt, sondern ein Projekt, das sich in die Schritte „Werkstatt anrufen und Termin vereinbaren", „Wagen in die Werkstatt bringen" und „Wagen aus der Werkstatt abholen" gliedert.