GTD mit Mindmaps umsetzen

Mindmapping, das Zeichnen von Gedankenkarten, hat sich auf vielen Gebieten bewährt: Bei der strukturierten Sammlung und Ausarbeitung von Ideen, beim Entwurf und Halten von Vorträgen, beim systematischen Lernen und nicht zuletzt auf dem Gebiet der Planung und Organisation.

Das Grundprinzip einer Mindmap ist schnell beschrieben: In der Mitte des Blattes wird das zentrale Thema notiert. Von diesem gehen beschriftete Äste aus, die die Hauptaspekte dieses Themas repräsentieren. Jeder Hauptaspekt kann in weitere Teilaspekte verzweigen, die dann durch von diesem Ast ausgehende Zweige symbolisiert werden. Wenn erforderlich, können auch die Zweige in weitere Unter-Aspekte verzweigen. Um den Überblick zu erleichtern, können - zusätzlich zur Beschriftung - auch unterschiedliche Farben und Bilder zum Einsatz kommen.

GTD mit Mindmaps auf Papier

Bei vielen GTD-Anwendern ist Mindmapping vor allem als Technik für den „Mind Sweep", indem alle „losen Enden" gesammelt und aufgeschrieben werden, sehr beliebt.

Denn durch das strukturierten Aufschreiben und der - in einer Mindmap praktisch automatisch gegebenen - Berücksichtigung von Zusammenhängen und Abhängigkeiten - kommen Ihnen wesentlich schneller Dinge in den Sinn, als bei einer eher überwiegend willkürlichen Auflistung aller Gedanken, Ideen, Pläne und Verpflichtungen, von denen Ihr Kopf entlastet werden soll.

Eine bereits vorbereitete Mindmap erleichtert den „Mind Sweep" zusätzlich. Als Hauptäste eignen sich „beruflich" und „privat", die dann in Unterbereiche weiter verzweigen.

Der Ast „Privat" könnte zum Beispiel in „Familie", „Wohnung", „Auto", „Sport", „Urlaub", „Hobbies" und ähnliches verzweigen. Der Ast „beruflich" vielleicht in „Personal", „Meetings", „Präsentationen", „Organisation", „Projekte" und weitere Hauptaspekte.

Da Sie die Struktur der Mindmap jederzeit dynamisch erweitern können, besteht trotz dieser Vorgaben nicht die Gefahr, „lose Enden" zu vergessen, die nicht in Ihre anfängliche Struktur passen.

Auf Basis der fertiggestellten den „Mind Sweep"-Mindmap können Sie nun relativ einfach Listen mit „nächsten Schritten" und „Projekten" erstellen. An deren Stelle können wiederum Mindmaps treten.

In der „Nächste-Schritte"-Mindmap wären dann Ihre verschiedenen Kontexte (Computer, Telefon, Auto, Büro usw.) die Hauptäste, von denen aus Ihre im jeweiligen Kontext möglichen „nächsten Schritte" verzweigen können. Statt einer Liste pro Kontext genügt dann eine einzige Mindmap.

Bei Ihren Projekten können Sie ähnlich vorgehen: Jeder Ast repräsentiert auf dieser Karte ein Projekt. Dessen Zweige stellen Ihre einzelnen Handlungsschritte dar, die zur Erledigung erforderlich sind.

Mindmapping-Software

Eine Umsetzung des GTD-Systems auf Papier-Mindmaps zeigt allerdings schnell seine Grenzen auf: Soll tatsächlich Ihr gesamter Alltag erfasst werden, dürfte Papier im Format A3 in etwa ausreichen.

Wenn Sie beim „Mind-Sweep" erfasste Gedanken auf die „Projekt-" oder „Nächste-Schritte-Mindmap" übertragen wollen, ist Abschreiben und damit doppelte Arbeit erforderlich.

Deshalb empfiehlt sich zur Pflege eines auf Mindmaps aufgebauten GTD-Systems unbedingt die Verwendung der richtigen Software. Damit können Sie sogar alle sonst erforderlichen Listen auf einer einzigen Mindmap zusammenführen. Denn die bei der Durchsicht gerade nicht benötigten Äste und Zweige lassen sich einfach ausblenden, sodass auch bei riesigen Mindmaps die Übersicht gewahrt bleibt.

Weitere Vorteile: „Projekt-" und „Nächste-Schritte-Zweige" können direkt mit im PC gespeicherten oder im Web verfügbaren Referenzmaterial verlinkt werden. Dadurch wird Ihr wöchentlicher Rückblick enorm erleichtert.

Die 3 beliebtesten Mindmap-Software-Tools

MindManager: Die inzwischen in Version 8 vorliegende kommerzielle Mindmap-Software gehört zu den bekanntesten ihrer Art. Sie integriert sich nahtlos in Microsoft Office, Zweige lassen sich mit Terminen versehen und mit dem Outlook-Kalender synchronisieren. Außerdem stehen eine Mindmap-übergreifende Suchfunktion zur Verfügung und vieles mehr.

Freemind: Diese Mindmap-Software wird als Open Source-Projekt gepflegt und ist ebenfalls sehr ausgereift. Zum Funktionsumfang gehören Export-Funktionen, unter anderem in web-taugliche Formate, die Zuordnung von Attributen (wie zum Beispiel dem „Kontext", in dem eine Aufgabe zu erledigen ist) und weitere nützliche Features. Zu den Stärken zählen das schnelle Ein- und Ausklappen einzelner Äste und Zweige und eine ebenfalls durchdachte Suchfunktion.

MindMeister: Die webbasierte Lösung ermöglicht die komplette Erstellung und Pflege von Mindmaps im Browser. Ihre Stärken liegen ganz klar in der Online-Zusammenarbeit. So können mehrere Projektmitarbeiter gleichzeitig an einer Mindmap arbeiten und in Echtzeit die von den jeweils anderen Mitarbeitern vorgenommenen Änderungen verfolgen. MindMeister eignet sich deshalb auch ideal für mindmap-basiertes, informelles Projektmanagement.