Informelles Projektmanagement – GTD im Team

Zur Realisierung größerer Projekte ist die koordinierte Mitwirkung aller Mitglieder eines Teams erforderlich. Während GTD kein Projektmanagement-Werkzeug im klassischen Sinn darstellt, können seine Methoden und Mechanismen aber durchaus dazu genutzt werden, Teams zu koordinieren und die Einhaltung von Terminen sowie die Erledigung der Teilaufgaben zu überwachen.

Wenn im Kontext von GTD von „Projekten" die Rede ist, dann meist im Sinne von David Allens Definition „Ein Projekt ist alles, was länger als zwei Minuten dauert und mehr als einen Handlungsschritt erfordert". Hier weiche ich ausnahmsweise davon ab. Es soll um klassische, betriebliche Projekt gehen, also umgangssprachlich um ein Vorhaben mit Entwurfscharakter, einen einmaligen Prozess mit klar vorgegebenem Ziel, festem Zeitrahmen und eindeutig zugeordneten Ressourcen wie finanziellen Mitteln, Ausrüstung und Personal.

GTD für das ganze Team?

Mit GTD können Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter delegieren und clever managen. Dabei ist es nicht zwingend, dass derjenige, an den Sie eine Aufgabe delegieren, selbst nach GTD arbeitet.

In einem Projektteam kann das anders aussehen. Denn hier gelten in der Regel strengere Anforderungen an die organisatorischen Abläufe. Außerdem ist es insbesondere bei umfangreichen Projekten durchaus möglich, dass Teammitglieder Teilaufgaben der ihnen zugewiesenen „nächsten Schritte" an weitere Mitglieder unter-delegieren. Je größer das Team, desto klarer müssen die organisatorischen Vorgaben sein, damit der den Stakeholdern verantwortliche Projektmanager den Überblick behält.

Sicherlich ist es schwierig, alle Mitglieder des Teams dazu zu bringen, GTD in vollem Umfang in ihren Alltag zu integrieren. Aber das ist auch nicht unbedingt notwendig. Wichtig ist lediglich, dass alle Teammitglieder das Konzept der „Warten-auf-Liste" und der systematischen Rückmeldungen verinnerlichen.

Webbasiertes Teamwork

Auch wenn zur Umsetzung von GTD sonst nicht unbedingt eine spezielle Software erforderlich ist, erleichtern doch moderne Kommunikationsmittel die Koordination eines Teams erheblich. Das gilt umso mehr, wenn die Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten arbeiten.

Nozbe

Ein webbasiertes GTD-Tool, mit dessen Hilfe sich bis zu 100 Teammitglieder koordinieren lassen, ist Nozbe. Das englischsprachige Tool ermöglicht eine Eins-zu-eins-Umsetzung des GTD-Systems, und bietet über „Project Sharing" zugleich ein Werkzeug für das informelle Projektmanagement:

Jeder im Team kann auf Wunsch sehen, welchem Mitarbeiter welche Aufgaben zugewiesen wurden. Nach dem Delegieren wird die zugewiesene Aufgabe automatisch in die „Nächste-Schritte-Liste" des damit betrauten Mitarbeiters übernommen.

Je nach Leistungsumfang fallen Kosten von 24 US-Dollar (maximal 15 Teammitglieder) bis 75 US-Dollar (100 Teammitglieder) pro Monat an.

Vitalist

Einen ähnlichen Ansatz verfolgt Vitalist, das ebenfalls das GTD-System eins zu eins ins Web überträgt und die gemeinsame Arbeit an Projekten über „Shared Projects" und „Warten-auf-Listen" ermöglicht. Die Inbox von Vitalist kann über das Webinterface, aber auch - zum Beispiel per Mobiltelefon - mithilfe von E-Mails gefüllt werden. Wie Nozbe kann Vitalist in seiner Grundversion kostenlos genutzt werden.

Um die für das informelle Projektmanagement erforderlichen Werkzeuge zu nutzen, fallen hier je nach Leistungsumfang Kosten von 5 bis 10 US-Dollar pro Monat und Nutzer an.