So halten Sie die Kosten für Ihr Projekt im Griff

Die Budgetierung von Projekten ist eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg eines Vorhabens. Dabei ist es wichtig, Ressourcen und Kosten richtig einzuschätzen.

Solide Budgetierung ist die Grundlage der Kostenkontrolle

Eine Unterschätzung der Kosten kann unweigerlich zum Ende eines unvollständigen Projekts führen. Damit wären zahlreiche Ressourcen wie Personal und Material verschwendet. Eine andere Möglichkeit wäre, das Budget zu erhöhen. Dies sorgt womöglich für finanzielle Engpässe bei anderen Projekten, wenn dort Geld abgezogen werden muss. Dadurch können Verzögerungen in der Fortführung auftreten, auch eine Gefährdung des anderen Vorhabens ist nicht ausgeschlossen.

Deshalb ist es entscheidend, schon bei der Projektplanung auch Lösungen für mögliche Probleme zu berücksichtigen. Eine zu großzügige Budgetierung ist hier keine Antwort. Durch sie werden liquide Mittel gebunden, die anderen Aufgaben nicht zugeteilt werden können. Es ist also entscheidend, das Vorhaben möglichst realistisch zu budgetieren. Während des Projekts ist diese Planung Grundlage für die Kostenkontrolle, die auf die Einhaltung des Budgets abzielt.

Kontinuierliche Kostenkontrolle zur Früherkennung von Problemen

Um mögliche Abweichungen von der ursprünglichen Planung rechtzeitig zu erkennen, ist eine permanente Kostenkontrolle nötig. Dies setzt eine effiziente Buchhaltung voraus. Moderne Online-Konten bieten hier ideale Voraussetzungen. Mit ihrem niedrigen Preis tragen sie selbst zur Kosteneffizienz im Unternehmen bei und bieten daneben weitere Vorteile. Das Konto lässt sich problemlos mit der betrieblichen Buchhaltungssoftware verbinden. Eine Übertragung aller Vorgänge ist damit schnell und effizient zu erledigen. Über eine DATEV-Schnittstelle lassen sich die Daten auch schnell an den Steuerberater senden.

Kostenfreie Unterkonten eignen sich dafür, das Budget im Griff zu haben und Budget-Überschreitungen zu verhindern. Mit einer solchen Kontolösung werden die Ausgaben für das Projekt vom Alltagsgeschäft separiert. So behält der Projektmanager den Überblick über das vorhandene Budget. Durch eine permanente Kostenkontrolle erkennt er schnell Risiken und kann entsprechend gegensteuern.

Maßnahmen bei zu hohen Kosten

Wenn die tatsächlichen Kosten über dem geplanten Budget liegen, muss schnell gehandelt werden. Ein rasches Eingreifen verhindert die Gefährdung des Projekts oder zusätzliche Kosten durch externe Finanzierungen, etwa durch Kredite. Mögliche Maßnahmen als Folge einer drohenden Budgetüberschreitung setzen an vielen Stellen an. Die Verhandlungen mit Lieferanten bieten einige Einsparpotenziale:

• Kürzung der Laufzeit von Verträgen
• Regelmäßige Einholung von Angeboten anderer Lieferanten
• Zahlungsziele penibel einhalten
• Skonto aushandeln

Generell können auch Verträge mit langer Laufzeit am kostengünstigsten sein. Zu berücksichtigen ist allerdings, dass der Marktpreis häufig schwankt. Bei langfristigen Verträgen können Käufer von fallenden Marktpreisen nicht profitieren. Andererseits sind die Kunden vor plötzlichen Preissteigerungen geschützt. Die richtige Entscheidung erfordert also viel Marktkenntnis.

Ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor ist das Personal. Die billigsten Mitarbeiter sind dabei nicht unbedingt die günstigsten. Bei Fachpersonal herrscht ein Mangel, der die Kosten steigen lässt. Wer hier zu sparsam vorgeht, könnte Probleme mit der Qualität der Arbeit des Mitarbeiters bekommen. Dies führt zu Nacharbeit und zusätzlichen Kosten. Bei schwerwiegenden Fehlern kann der gesamte Zeitplan des Projekts in Gefahr geraten. Möglicherweise hat dies Vertragsstrafen zur Folge. Hier spart eine Topkraft zu einem etwas höheren  Preis letztendlich Kosten.

Budgetunterschreitung schafft Ressourcen für anderes

Eine projektbezogene Kostenkontrolle ist aber nicht nur sinnvoll, um zu hohe Kosten in den Griff zu bekommen. Wenn die Ausgaben auf dem Unterkonto niedriger als geplant sind, kann das nicht benötigte Budget anderen Projekten zugeführt werden. Dazu lässt sich das Geld einfach auf ein anderes Unterkonto verschieben oder zunächst für das Alltagsgeschäft freigeben. Dies spart möglicherweise an anderer Stelle Kosten für die Fremdfinanzierung und sorgt für eine Verbesserung der betrieblichen Marge.