Delegierte Aufgaben mit GTD clever managen

„Wenn etwas gut werden soll, muss man es selbst machen". Manager und Führungskräfte, die nach diesem Motto arbeiten, mögen bei ihren Mitarbeitern beliebt sein. Besonders erfolgreich sind sie nicht. Wer es versteht, zu delegieren, ohne die Kontrolle aufzugeben, nutzt vorhandene Ressourcen effizienter, und erreicht auf Dauer wesentlich mehr als der motivierteste Einzelkämpfer.

Wer beim Durcharbeiten seiner „losen Enden" einen „nächsten Schritt" notiert, und dann feststellt, es sei am besten, diesen Schritt an jemand anderen zu delegieren, darf die betreffende Aufgabe dennoch nicht einfach als erledigt abhaken, denn das ist sie nicht. Nicht einmal dann, wenn das Delegieren weniger als zwei Minuten in Anspruch genommen hat.

Ergänzend zu den nach Kontexten sortieren Listen, auf denen Sie die nächsten Schritte notieren, die Sie selbst zu erledigen haben, empfiehlt David Allen, der geistige Vater des GTD-Systems (Getting Things Done), eine spezielle Liste, auf der Sie alle delegierten Aufgaben festhalten, und die er als „Warten-auf"- oder „Waiting-for"-Liste bezeichnet. Im Grunde handelt es sich dabei um eine Spezialversion der „Nächste-Schritte-Listen". Nur, dass Ihre einzige Tätigkeit beim Durchsehen dieser Liste darin besteht, sich bei demjenigen, dem Sie die Aufgabe übertragen haben, nach dem Stand der Dinge zu erkundigen.

Systematisch delegieren

Vor dem Eintrag in die „Warten-auf-Liste" steht jedoch zunächst das Delegieren selbst. Beim GTD-System folgt das Delegieren anderen Grundsätzen als bei anderen Management-Systemen:

Weder Ihre persönlichen Prioritäten noch die Tatsache, dass Ihnen eine bestimmte Arbeit lästig ist, sollten für die Entscheidung „Delegieren oder selbst machen" eine Rolle spielen, sondern einzig und allein die Frage „Kann ein anderer diese Aufgabe genau so gut oder besser erledigen?"

Expertenrat

Wenn Sie sich entschieden haben, eine bestimmte Aufgabe zu delegieren, sollten Sie sich gut überlegen, wohin Sie die Aufgabe delegieren. Gehen Sie dabei erprobte und zuverlässige Wege, die Aufgabe zu übertragen. Außerdem ist es ratsam, demjenigen, der die Aufgabe letztlich erledigen soll, eine schriftliche Notiz oder eine E-Mail zu schicken, damit diesem eine Gedächtnisstütze zur Verfügung steht.

Rückmeldungen einfordern

In der Regel ist es am besten, schon beim Delegieren einer Aufgabe mit demjenigen, dem die Aufgabe übertragen wurde, zu vereinbaren, wann und wie Rückmeldungen über den Stand der Dinge zu erfolgen haben. Sind dafür feste Termine vereinbart, sollten diese im Kalender festgehalten werden, anderenfalls reicht ein Eintrag in die „Warten-auf-Liste".

Um sicher zu gehen, dass Projekte, deren „nächste Schritte" Sie delegiert haben, nicht zum Stillstand kommen, ist es ratsam, in gewissen Abständen Rückmeldungen einzufordern. Um auch in das Einfordern von Rückmeldungen Systematik zu bringen, ist freilich eine regelmäßige Durchsicht der „Warten-auf-Liste" erforderlich.

Einige GTD-Anwender bemängeln, dass GTD zwar kontextbezogene „Nächste-Schritte-Listen" vorsieht, es aber eigentlich keinen typischen Kontext gibt, in dem die Durchsicht der „Warten-auf-Liste" vorgesehen ist. Dem lässt sich auf mehrere Arten abhelfen:

Zum ersten ist das Nachfassen bei einer delegierten Aufgabe ja auch selbst ein „nächster Schritt", den Sie auf einer „Nächste-Schritte-Liste" - zum Beispiel im Kontext @Telefon oder @PC - notieren können. David Allen rät allerdings davon ab, da die „Nächste-Schritte-Listen" so mit nicht-produktiven Tätigkeiten gefüllt werden.

Zum zweiten ist es nicht verboten, statt einer einzigen „Warten-auf-Liste" auch diese Listen in Abhängigkeit vom „Kontext" zu führen. Wenn Sie eine große Zahl delegierter Aufgaben zu managen haben, erleichtert diese Vorgehensweise den Überblick und das systematische Einfordern von Rückmeldungen deutlich.