GTD: Der regelmäßige Rückblick

Immer kommt etwas dazwischen...

Ein GTD-System zu führen ist eine Sache. Es permanent auf dem Laufenden zu halten, eine ganz andere. Ein wöchentlicher Rückblick ist deshalb entscheidend für einen dauerhaft erfolgreichen Einsatz von GTD.

Dabei vergewissern Sie sich nicht nur, welche Schritte Sie in der vergangenen Woche erfolgreich absolviert haben, sondern bereinigen auch eventuelle Versäumnisse in der Pflege Ihres Systems. GTD-Entwickler David Allen ist der Ansicht, wer keinen wöchentlichen Rückblick halte, brauche das GTD-System erst gar nicht einzusetzen.

Der Grund liegt auf der Hand: Ihr Unterbewusstsein wird erst dann aufhören, Sie ständig in unpassenden Momenten an all Ihre Aufgaben zu erinnern, wenn es sich auf das „System außerhalb Ihres Kopfes" verlassen kann.

In der Hektik des Alltags sind Fehler bei der Pflege des Systems aber praktisch unvermeidbar, und sei es nur, dass Sie vergessen, eine erledigte Aufgabe von Ihrer „Nächste-Schritte"-Liste zu streichen. Im Laufe einiger Wochen summieren sich diese kleinen Fehler, und das System verliert seinen Nutzen - übrigens einer der Hauptgründe, warum Anwender die Arbeit mit GTD nach relativ kurzer Zeit wieder aufgeben.

Der regelmäßige und systematische Rückblick

Der Rückblick auf die vergangene Woche sollte zu einer festen Gewohnheit werden. Für viele Anwender hat sich der Freitagnachmittag als sinnvoll erwiesen.

Es spricht aber auch nichts gegen den Mittwochmorgen oder irgendeinen anderen Zeitpunkt, so lange er in Ihren persönlichen Rhythmus passt. Bis der Wochenrückblick in Fleisch und Blut übergegangen ist, tragen Sie ihn am besten in Ihren Terminkalender ein.

Ist der Zeitpunkt gekommen, nehmen Sie sich Ihr System vor und arbeiten die folgenden Schritte ab:

Schritt 1: Sammeln

Sammeln Sie alle „losen Enden", also alles, was Ihnen durch den Kopf geht, und schreiben Sie es auf. Das entspricht dem ersten Schritt des GTD-Systems, den Sie am besten immer sofort erledigen, wenn Ihnen etwas in den Sinn kommt, das Sie noch nicht in Ihr System einsortiert haben.

Schritt 2: Eingangskorb leeren

Leeren Sie Ihren Eingangskorb, in dem die eben erstellte Sammlung „loser Enden" ebenso gelandet ist wie andere Dinge, denen Sie sich im Laufe der Woche nicht widmen konnten, und arbeiten Sie sie durch, wie es dem zweiten Schritt von GTD entspricht.

Machen Sie daraus konkrete Projekte und nächste Schritte, legen Sie sie in der Wiedervorlage oder unter „Vielleicht/Irgendwann" ab, delegieren, archivieren oder entsorgen Sie sie.

Schritt 3: Durchsicht

Sehen Sie Ihre „Nächste Schritte"-Listen durch. Haben Sie alle erledigten „nächsten Schritte" abgehakt? Wenn Sie Aufgaben delegiert haben, ist der „nächste Schritt" dann auf die Liste „Warten auf" gewandert?

Überprüfen Sie Ihre Projekte. Mitunter haben sich Umstände ergeben, die es nicht sinnvoll erscheinen lassen, ein Projekt weiter zu verfolgen. Falls doch, stellen Sie sicher, dass Sie zu jedem Projekt mindestens einen „nächsten Schritt" festgelegt haben, und diesen auch auf der passenden „Nächste Schritte"-Liste vermerkt haben.

Sehen Sie die „Warten auf"-Liste durch: Eventuell müssen Sie bei jemandem nachhaken, an den Sie eine Aufgabe delegiert haben. Telefonisch nimmt das in der Regel weniger als zwei Minuten in Anspruch. Ist der Betreffende nicht erreichbar, setzen Sie das Nachhaken auf eine „Nächste Schritte"-Liste.

Werfen Sie einen Blick in den Terminkalender: Fehlen dort Termine, tragen Sie diese jetzt nach. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Termine der nächsten Woche. Den Terminkalender sollten Sie natürlich nicht nur einmal wöchentlich, sondern so oft zur Hand nehmen, damit sicher gestellt ist, dass Sie keinen Termin versäumen.

Expertenrat

Der Rückblick auf abgeschlossene Projekte und erledigte Aufgaben hilft nicht nur dabei, das GTD-System auf dem Laufenden zu halten, sondern motiviert auch spürbar, künftige Aufgaben anzugehen. Neben dem Wochenrückblick helfen regelmäßige Rückschauen auf längere Zeiträume, etwa Halbjahre oder Jahre, festzustellen, ob der eingeschlagene Kurs mit den eigenen Lebenszielen übereinstimmt oder einer Korrektur bedarf.

Übersicht zum Download

Prüfen Sie, ob Sie bei Ihrem Wochenrückblick an alles gedacht haben".