Das beste aus zwei Welten: GTD mit Papier oder Elektronik

Kein Schreibtisch ohne Computer, kein Manager ohne Smartphone oder Blackberry. Elektronische Hilfsmittel, die nicht nur die Kommunikation, sondern auch die Organisation des Alltags vereinfachen sollen, scheinen geradezu prädestiniert für die Umsetzung des GTD-Systems zu sein.

Wer käme da auf die Idee, GTD wie vor hundert Jahren mit Stift und Papier umzusetzen? Die Wahrheit ist: Gar nicht so wenige!

GTD: Papier und Elektronik im Vergleich

Kosten: Zumindest Mobiltelefon und PC sind auch unabhängig von GTD für die meisten unverzichtbare Werkzeuge. Die Anschaffungskosten aber mit denen eines Papier-Organizers zu vergleichen, wäre daher wenig sinnvoll.

Bleiben die laufenden Kosten: Der für die Pflege eines elektronischen GTD-Systems anfallende Anteil an Stromkosten und Geräteverschleiß ist schwer zu beziffern.

Wer sein Papier-GTD auf simplen Collegeblock-Einlagen führt, bleibt bei den jährlichen Kosten im Höchstfall im niedrigen zweistelligen Euro-Bereich. Teurer wird es nur bei teuren Spezialsystemen.

Verfügbarkeit: Papier und Stift benötigen weder Strom noch Internetzugang, Sie müssen keinen Akku aufladen. Und selbst wenn Sie einmal Ihre auf Papier geschriebenen Notizen hinter einer Windschutzscheibe im prallen Sonnenlicht vergessen sollten, bleiben sie lesbar.

Auf der anderen Seite sind in Web-Diensten geführte Listen und Terminkalender weltweit über jeden Internetzugang erreichbar, selbst wenn Sie Ihre physischen Aufzeichnungen verloren oder vergessen haben sollten.

Schnelligkeit: Papier und Stift benötigen kein Booten, und kommen deshalb dem recht flüchtigen Kurzzeitgedächtnis entgegen. Erfahrene Tipper schreiben auf einer PC-Tastatur im Zehnfingersystem allerdings häufig schneller, als mit einem Stift auf Papier. Insgesamt geht auch dieser Vergleich unentschieden aus.

Gemeinsame Nutzung: Papiernotizen können Sie faxen, Fotokopien per Post und Scans per E-Mail verschicken. Am Computer geführte Aufzeichnungen können Sie per E-Mail, Instant Messenger oder über den gemeinsamen Zugriff auf einen webbasierten Dienst mit anderen gemeinsam verwenden.

Insbesondere bei größeren Gruppen ist ein elektronisch geführtes GTD die zuverlässigere und schnellere Lösung, um alle Gruppenmitglieder auf dem gleichen Informationsstand zu halten. Hier zeigt sich die elektronische Listen- und Terminverwaltung überlegen.

Sortieren und überarbeiten: Globales Suchen und Ersetzen, das Filtern nach verschiedenen Kriterien oder ein blitzschnelles Durchsuchen des Datenbestandes sind nur auf elektronischen Weg möglich. In einem sorgfältig geführten Papierablagesystem findet ein kundiger Anwender sich aber oft ebenso schnell zurecht. Dennoch ist auch hier die elektronische Aufzeichnung überlegen.

Expertenrat

Einsatz nach Maß: Die vorstehenden Aspekte gewichtet jeder GTD-Nutzer etwas anders. Es kann jedoch sinnvoll sein, aus dem „entweder - oder" ein „sowohl als auch" zu machen: Ein Terminkalender lässt sich vielleicht besser auf Papier führen, eine Kontaktliste bequemer am PC, der dann ja auch mit dem Mobiltelefon synchronisiert werden kann.

Listen sind am PC in der Regel schneller erstellt, dann aber unbequem zu transportieren: auf Mobiltelefonen oder PDAs sind sie meist schlecht lesbar.

Hier gilt es abzuwägen: Wer viel unterwegs ist, führt seine Listen eventuell besser auf Papier, wer überwiegend vom Schreibtisch aus agiert, setzt wahrscheinlich den PC effektiver ein.

Letztlich entscheiden die individuellen Gegebenheiten und Präferenzen, welche der Teilgebiete des Selbstmanagement Sie auf Papier, und welche sie mit elektronischen Hilfsmitteln erledigen.