Schulungskosten des Betriebsrats: Oft, aber nicht immer muss der Arbeitgeber zahlen

Schulungskosten des Betriebsrats: Wann muss der Arbeitgeber zahlen?

Damit ein Betriebsrat die ihm obliegenden Aufgaben im Interesse der Belegschaft ausführen kann, ist ein gefestigtes und möglichst umfassendes Fachwissen unentbehrlich. Neben dem Einmaleins des Arbeitsrechts sind Kenntnisse über Unfallvorschriften, Datenschutzrichtlinien und viele weitere Rechtsnormen von großer Wichtigkeit. Die Aneignung des hierfür notwendigen Wissens erfolgt fast immer im Rahmen spezieller Fortbildungs- und Schulungsveranstaltungen für Betriebs- und Personalräte. Die dabei anfallenden Kosten hat nach den Bestimmungen des Betriebsverfassungsgesetzes in aller Regel der Arbeitgeber zu tragen.

Gesetzliche Verpflichtung zur Kostenübernahme

Als Arbeitgeber stehen Sie dafür ein, dass der Betriebsrat Ihres Unternehmens nicht nur uneingeschränkt handlungsfähig ist, Sie haben auch dafür Sorge zu tragen, dass die einzelnen Betriebsratsmitglieder die ihnen gesetzlich zugesicherten Aufgaben korrekt ausführen können. Neben einer zeitlichen Freistellung von der normalen Arbeitstätigkeit, über das Mitbestimmungsrecht in Personalfragen, bis hin zur Förderung des Arbeitsschutzes gibt es eine ganze Reihe Rechte und Pflichten des Betriebsrats, die im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) klar definiert sind.

Dazu gehört gemäß § 40 Absatz 1 in Verbindung mit § 37 Absatz 6 Satz 1 und Absatz 2 BetrVG auch die Übernahme von erforderlichen Schulungs- und Fortbildungskosten. Erforderlich sind Schulungen immer dann, wenn das dabei vermittelte Fachwissen im Zusammenhang mit der Ausübung der vom Gesetz geforderten Rechte und Pflichten des Betriebsrats steht. Hiervon kann insbesondere bei Grundlagenschulungen für neue Betriebsratsmitglieder oder auch bei sich gravierend ändernden Rechtsbestimmungen ausgegangen werden. Erforderlich sind auch Kenntnisse über betriebsspezifische Sachlagen oder im betroffenen Unternehmen zu erwartende Fallkonstellationen. Bei all diesen Schulungen kann grundsätzlich immer von einem unstrittigen Erfordernis der Teilnahme ausgegangen werden. Als Arbeitgeber müssen Sie die Kosten derartiger Fortbildungen stets übernehmen. Eine Zusammenfassung finden Sie zum Beispiel hier.

Der Entsendebeschluss muss rechtzeitig vorgelegt werden

Für ein Mitglied des Betriebsrats entsteht der Anspruch auf Teilnahme an einer Schulung ganz grundsätzlich erst dann, wenn der Betriebsrat einen entsprechenden Entsendebeschluss gefasst hat. Dieser Entsendebeschluss muss Ihnen als Arbeitgeber so rechtzeitig vor dem Beginn der Schulungsveranstaltung vorgelegt werden, dass Sie noch genügend Zeit haben, im Zweifelsfall die Einigungsstelle anzurufen, um die Rechtmäßigkeit der Betriebsratsforderung prüfen zu lassen. Erhalten Sie den Entsendebeschluss verspätet oder gar erst nach bereits erfolgter Fortbildung, können Sie den Anspruch auf eine Kostenübernahme im Regelfall verweigern. 

Welche Kosten sind zu erstatten?

Aus den im Betriebsverfassungsgesetz genannten Vorschriften über die Rechte und Pflichten des Betriebsrats ergibt sich eine Verpflichtung zur Übernahme insbesondere folgender Kosten:

• Teilnahmegebühren für die eigentliche Schulung,
• Fahrt-/Reisekosten, 
• bei mehrtägigen Veranstaltungen: Übernachtungs- und Verpflegungskosten. 

Bei den Verpflegungskosten sind Sie berechtigt, ein Fünftel des in Ansatz gebrachten Betrages abzuziehen, da das betroffene Betriebsratsmitglied eigene Aufwendungen eingespart hat. Ferner brauchen Sie im Hinblick auf den sogenannten koalitionsrechtlichen Grundsatz die Teilnehmerkosten nur in Höhe der tatsächlichen Sachkosten zu erstatten, sofern der Schulungsveranstalter eine Gewerkschaft oder eine von der Gewerkschaft getragene Gesellschaft ist. Dies gilt im Übrigen auch dann, wenn eine Gewerkschaft maßgeblichen Einfluss auf die Organisation oder die Inhalte der Veranstaltung ausübt.

Beachten Sie zudem, dass es ohne eine Darlegung besonderer Umstände nicht als erforderlich im Sinne des § 40 Absatz 1 BetrVG anzusehen ist, dass ein Mitglied des Betriebsrats zwingend im Tagungshotel übernachtet. Hingegen gehört zu den notwendigen Schulungskosten bei mehrtägigen Veranstaltungen in jedem Falle eine Übernachtung am Ort des Seminars. Dies gilt nach einem aktuellen Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 27. Mai 2015 selbst für den Fall, dass eine Übernachtung vorab nicht genehmigt worden ist, im Zuge der Veranstaltung jedoch kurzfristig erforderlich wird (vgl.: Aktenzeichen 7 ABR 26/13)

Auf die Verhältnismäßigkeit achten

Trotz der grundsätzlichen Verpflichtung zur Übernahme von Schulungskosten durch den Arbeitgeber gilt es immer, den Grad der Verhältnismäßigkeit nicht aus den Augen zu verlieren. Prüfen Sie daher stets, ob die an Sie herangetragene Forderung nach der Kostenübernahme für eine beabsichtigte Schulung mit der Größe und der Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens vereinbar ist. Immens teure Fortbildungen - insbesondere zu sehr speziellen Sonderthemen - wird ein kleines oder mittleres Unternehmen nicht zu übernehmen brauchen. Achten Sie also bei angefragten Schulungen darauf, dass der Zweck der Fortbildung sowohl für die Erfüllung der Rechte und Pflichten des Betriebsrats erforderlich ist, als auch in einem angemessenen Verhältnis zu den aufzuwendenden Mitteln steht.