GTD richtig nutzen

„Ich sollte..., ich müsste..., ich will unbedingt noch..."  Wer viele Aufgaben und Verpflichtungen zu erfüllen hat, dem gehen häufig solche Gedanken durch den Kopf.

Mit dem Resultat, sich überfordert zu fühlen und sich nur schwer auf die gerade anstehende Aufgabe konzentrieren zu können. Je mehr jemand zu tun hat, desto weniger Energie kann er dann seinen Aufgaben widmen.

Genau dieses Problem soll sich mit GTD (Getting Things Done) lösen lassen. David Allen, der geistige Vater dieser Selbstmanagement-Methode, hat diese Methode im Jahr 2001 in dem Buch "Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag" beschrieben, nachdem er die zugrunde liegenden Prinzipien über zwanzig Jahre als Coach und Berater für Unternehmen und Manager entwickelt hatte.

Die GTD-Prinzipien

GTD beruht auf drei grundlegenden Prinzipien:

Schritt 1: Sammeln

Sammeln Sie alle Dinge, die Sie heute und in Zukunft erledigen müssen, in ein sinnvolles und verlässliches System außerhalb Ihres Kopfes und Ihrer Gedanken. Disziplinieren Sie sich bei allen Dingen, die in Ihr Leben treten, sofort eine Entscheidung zu treffen, damit Sie jederzeit einen Plan mit den nächsten Schritten zur Verfügung haben.

Wer GTD in seinen Alltag zu implementieren versucht, konzentriert sich häufig all zu sehr auf das erste Prinzip und testet verschiedene auf Software oder Papier basierende verlässliche Systeme, in die er dann die zu erledigenden Dinge einordnet. Doch so lange Sie sich nicht für ein spezielles verlässliches System entschieden haben, wird der positive Effekt ausbleiben.

Denn Ihr Unterbewusstsein ist wählerisch, wenn es darum geht, ein System als „verlässlich" zu beurteilen. So lange Sie verschiedene Systeme ausprobieren, wird Ihr Unterbewusstsein nicht aufhören, Sie von sich aus an Ihre Aufgaben zu erinnern.

Schritt 2: Entscheidung treffen

Der erste Schritt, GTD zu implementieren, ist also zugleich eine gute Übung, das zweite Prinzip umzusetzen: Treffen Sie in möglichst kurzer Zeit eine Entscheidung für ein spezielles System. Das muss keine spezielle Software sein, für den Anfang reicht eine Kladde, in der Sie die zu erledigenden Dinge handschriftlich notieren, und die Sie an einem sicheren Ort aufbewahren.

Sie können parallel zu dessen Verwendung andere Systeme testen und bei Gefallen später darauf umsteigen, aber verwenden Sie von Anfang an ein System, das von Ihrem Unterbewusstsein vorbehaltlos als „verlässlich" akzeptiert wird. Keine noch so ausgefeilte Software könnte in dieser Hinsicht einem einfachen Notizbuch das Wasser reichen.

Schritt 3: Konsequent umsetzen

Ein bekannter Kalauer handelt von einem Schuljungen, der eines Morgens dabei beobachtet wird, wie er im Laufschritt in Richtung Schule eilt, und dabei sein Fahrrad neben sich her schiebt. Als ihm jemand zuruft, er solle doch aufsteigen und radeln, rief er, ohne seinen Lauf zu unterbrechen, zurück „Keine Zeit, ich bin schon zu spät dran".

Die Einführung eines Selbstmanagement-Systems wie GTD scheitert häufig aus ähnlichen Gründen. Denn bevor Sie mit GTD Zeit sparen und Ihre Arbeit vereinfachen können, müssen Sie Zeit und Arbeit investieren - also tatsächlich kurzfristig Ihr Arbeitsaufkommen erhöhen. Gerade in der Implementierungsphase, innerhalb der ersten sechs bis acht Wochen, erfordert das eine hohe Selbstdisziplin.

In der Praxis umfasst GTD die folgenden fünf Tätigkeiten, die Sie in Ihren Tagesablauf aufnehmen müssen:

• Erfassen Sie alle Dinge, die Ihre Aufmerksamkeit auf sich ziehen.
• Arbeiten Sie diese Liste durch, und notieren Sie, was jeweils konkret zu tun ist.
• Organisieren Sie die im zweiten Schritt definierten Aufgaben.
• Sehen Sie regelmäßig die Ergebnisse durch.
• Erledigen Sie die Aufgaben.

Schritt 1 und 3 können Sie mit Hilfe der verschiedensten Werkzeuge bewältigen, vom Zeitplanbuch über die Aufgabenverwaltung von Outlook bis zu spezieller GTD-Software. Die anderen drei Schritte erfordern aber vor allem persönlichen Einsatz und Disziplin. Wer ohnehin viel zu tun hat, wird das zunächst als Belastung empfinden, bis sich die positiven Effekte einstellen - allem voran ein freier Kopf.

Expertenrat

Sich gute Gewohnheiten anzueignen, ist ebenso schwer, wie schlechte Gewohnheiten abzulegen - fast jeder fällt irgendwann vorübergehend in sein altes Verhaltensmuster zurück. Wenn Ihnen das passiert, nehmen Sie den Rückfall nicht zum Anlass, die GTD-Implementierung aufzugeben. Im Laufe der Zeit werden solche Rückfälle dann immer seltener, weil Ihnen die Arbeitsschritte in Fleisch und Blut übergegangen sind.