43 Mappen für Ihre Wiedervorlage nach GTD

2. Juli 2009

Wiedervorlage nach Getting Things Done

Unterlagen für den Steuerberater zusammenstellen, den Wagen zur Inspektion anmelden, den Handyvertrag kündigen oder verlängern: Wenn Sie die entsprechenden Schriftstücke in die Hände bekommen, haben Sie meist noch einige Wochen oder gar Monate Zeit, bis Sie sich darum kümmern müssen.

Solche Arbeiten sofort auf die entsprechende „Nächste-Schritte"-Liste zu setzen, würde die nur unübersichtlich machen. Sinnvoller ist es, die Unterlagen in einem zuverlässigen Wiedervorlagesystem aufzubewahren, von wo sie Ihnen zu gegebener Zeit quasi automatisch wieder in die Hände geraten.

43 Mappen Wiedervorlagesystem nach GTD

David Allen schlägt vor, diese Wiedervorlage mit Hilfe von 43 Mappen zu organisieren, mit denen Sie eine Wiedervorlage für ein komplettes vor Ihnen liegendes Jahr einrichten können.

Viele GTD-Anhänger schwören auf Mappen-Systeme der Hersteller Classei oder Mappei. Es eignet sich aber auch jedes andere System, sei es eine Hängeregistratur oder ein Pultordner mit 43 Fächern. Wichtig ist nur, dass Sie das Wiedervorlagesystem schnell griffbereit haben und die Unterlagen möglichst mühelos hinein legen und wieder heraus nehmen können. Ringordner sind deshalb weniger geeignet: Das Lochen, Öffnen und Schließen der Ringmechanik nimmt zu viel Zeit in Anspruch.

Tagesgenaue Planung für einen Monat

Die Wiedervorlage ist kein Ersatz für den Terminkalender, sondern eine sinnvolle Ergänzung. Bereits definierte „nächste Schritte", für die es einen festen Termin gibt, tragen Sie auch weiterhin im Terminkalender ein, und bewahren die dafür benötigten Unterlagen bei Ihrem Referenzmaterial auf. Betrachten Sie die Wiedervorlage stattdessen als in die Zukunft verlagerten Posteingang.

12 der 43 Mappen repräsentieren die nächsten 12 Monate. In diese Mappen sortieren Sie alle Unterlagen ein, um die Sie sich erst im vor Ihnen liegenden Jahr, aber nicht mehr in diesem Monat kümmern werden.

Weitere 31 Mappen dienen der tagesgenauen Planung in den nächsten 31 vor Ihnen liegenden Tagen. Am ersten Arbeitstag jedes Monats nehmen Sie die für den Monat vorgesehene Mappe zur Hand, gehen die darin abgelegten Unterlagen durch und entscheiden, an welchem Tag Sie sich darum kümmern werden. Entsprechend verteilen Sie diese Unterlagen auf die Tage 1 bis 31. Die nun leere Monatsmappe steht jetzt für neue Unterlagen zur Verfügung, um die Sie sich erst in genau einem Jahr kümmern werden.

Jeden Tag leeren Sie nun die jeweils aktuelle Tagesmappe und arbeiten die Unterlagen durch, wie es der GTD-Methode entspricht. Die nun leere Tagesmappe steht dann für den nächsten Monat zur Verfügung.

Expertenrat

Statt einer Hänge- oder Stehregistratur kommt auch ein Pultordner mit 43 (oder zwei Pultordner mit einmal 12, einmal 31) Fächern als Wiedervorlagesystem in Betracht, insbesondere dann, wenn nur relativ wenige Papierseiten pro Tag anfallen. Doch Pultordner fallen leicht vom Schreibtisch. Deshalb empfiehlt es sich, das jeweilige Wiedervorlage-Datum klein auf den Rand jeder Unterlage zu schreiben, um sie schnell wieder in das System einsortieren zu können.