Optimale Delegation: Übertragen Sie Ihren Mitarbeitern Verantwortung

Etwa 15 % Ihrer Aufgaben sind so wichtig, dass Sie diese unbedingt persönlich erledigen müssen (siehe ABC-Analyse). Das heißt aber auch, dass Sie die restlichen 85 % unter Umständen delegieren können.

Delegation kann für unbegrenzte Dauer erfolgen: Sie übergeben einem Mitarbeiter eine Aufgabe zur selbstständigen Erfüllung. Oder sie beschränken Sie auf einmalige Fälle: Die Aufgabe verbleibt in Ihrem Verantwortungsbereich.

Expertenrat

Übertragen Sie mit der Aufgabe vor allem Verantwortung: Es ist ein Unterschied, ob Sie z. B. als Leiter eines Supermarktes einem Praktikanten sagen, er solle an der Kasse den Kunden beim Einpacken helfen, oder ihm die Verantwortung dafür übertragen, dass die Kunden ihre Waren unversehrt zum Auto bringen.

Durch Delegation entlasten Sie sich und gewinnen Zeit für die wichtigen Aufgaben. Dabei stützen Sie sich auf die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Gleichzeitig motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, indem Sie diesen die Möglichkeit geben, möglichst selbstständig zu arbeiten und dabei ihre Kompetenzen weiterzuentwickeln.

Delegation ist Führungssache

Wenn Sie bestimmte Aufgaben delegieren, sollten Sie dafür vor allem die richtigen Mitarbeiter auswählen. Diese müssen nach Qualifikation und Erfahrung der Aufgabe gewachsen sein.

Grenzen Sie Sie mit der Delegation auch die Verantwortungsbereiche ab. Überwachen Sie alle delegierten Aufgaben und koordinieren Sie diese miteinander.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig und umfassend. Führen Sie sie entsprechend in die neu übertragene Aufgabe ein. Kontrollieren Sie den Erfolg und sparen Sie nicht mit Lob oder geben sie – falls notwendig – konstruktive Kritik.

Mitarbeiter sind in der Pflicht

Ihre Mitarbeiter müssen im Rahmen ihres delegierten Bereichs selbstständig und eigenverantwortlich agieren. Das heißt auch, dass sie für Fehlentscheidungen und falsche Arbeitsausführen geradestehen müssen

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter Sie rechtzeitig und umfassend informieren – insbesondere, wenn sie in Schwierigkeiten stecken. Genauso müssen Ihre Mitarbeiter die Tätigkeit mit den Kollegen abstimmen.

Achtung

Ihr Problem bei der Delegation liegt sicherlich nicht darin, wie viel Sie delegieren sollten, sondern darin, wie viel Sie delegieren können, ohne Ihre Mitarbeiter zu überfordern. Je höher Sie in der Hierarchie stehen, desto weniger ausführende Arbeiten sollten Sie persönlich verrichten, um Zeit für Managementtätigkeiten zu gewinnen.

Wahren Sie die Hierarchie

Delegieren Sie grundsätzlich nur an Mitarbeiter, die Ihnen direkt unterstellt sind. Wenn Sie eine Stufe in der Hierarchie überspringen, sorgen Sie gewöhnlich für große Verunsicherung sowohl bei dem Mitarbeiter als auch bei Ihrem Kollegen aus der Führungsetage. Anhand der folgenden Checkliste könne Sie überprüfen, ob Sie bei der Delegation alles richtig gemacht haben.

Checkliste für Ihren Download

Prüfen Sie, ob Sie Ihre Aufgaben optimal an Ihre Mitarbeiter delegieren