Tagesplanung: Verbessern Sie Ihre Arbeitstechniken mit der ALPEN-Methode

Grundlage effektiver Tagesplanung ist, dass Sie diese schriftlich machen. Wenn Sie Ihre Pläne nur im Kopf haben, verlieren Sie schnell den Überblick. Mit schriftlichen Arbeitsplänen dagegen können Sie Ihr Gedächtnis entlasten.

Ein schriftlicher Plan dient darüber hinaus Ihrer Selbstmotivation: Ihre Gedanken richten sich stärker auf die Erledigung des Tagesgeschäfts und Sie lassen sich weniger ablenken.

Tipp

Mit einem schriftlichen Tagesplan können Sie Ihre Tagesergebnisse leichter kontrollieren. Es geht nichts verloren, was Sie ursprünglich noch erledigen wollten. Was Sie am Ende des Tages noch nicht abgearbeitet haben, übernehmen Sie in Ihre nächste Tagesplanung.

ALPEN-Methode erfordert nur 10 Minuten Planungszeit

Eine relativ einfache Methode zur täglichen Arbeitsplanung hat Lothar J. Seiwert entwickelt. Er nennt sie nach den Anfangsbuchstaben der 5 Stufen, die Sie nacheinander abarbeiten sollten, die ALPEN-Methode:

• Aufgaben zusammenstellen
• Länge der Tätigkeiten
• Pufferzeit
• Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegation treffen
• Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen

Stellen Sie zuerst Ihre Aufgaben zusammen

Schreiben Sie formlos auf, welche Arbeiten Sie sich am nächsten Tag vornehmen wollen wie z. B.: vorgegebene Arbeiten aus Ihrem Wochen- oder Monatsplan, Unerledigtes vom Vortag oder neu auf Sie zukommende Aufgaben.

Übertragen Sie auch die Punkte aus Ihrem Terminkalender auf Ihrem Tagesplan. Berücksichtigen Sie ebenso in regelmäßigen Abständen wiederkehrende Aufgaben.

Expertenrat

Sie können Ihre Tagesplanung ggf. auch in einem Terminkalender führen. Aus Platzgründen sollten Sie dort aber Abkürzungen für die Art der einzelnen Tätigkeit benutzen wie etwa „B“ für Besuch, „T“ für Telefonat u. Ä. Dahinter schreiben Sie dann die jeweilige Kontaktperson und den Zweck des Termins.

Schätzen Sie die Länge der Tätigkeiten ab

In der nächsten Stufe notieren Sie hinter jeder Aufgabe den ungefähren Zeitbedarf. Aus der Summe erhalten Sie dann die geschätzte Gesamtzeit.

Berücksichtigen Sie jedoch, dass Sie für eine Arbeit häufig genau so viel Zeit brauchen, wie Sie zur Verfügung haben. Je konkreter Sie sich deshalb die Zeit vorgeben, desto mehr werden Sie sich bemühen, diese Vorgabe auch einzuhalten.

Dadurch können Sie wesentlich konzentrierter arbeiten und werden Störungen energischer unterbinden.

Reservieren Sie sich eine Pufferzeit

Halten Sie sich bei Ihrer Tagesplanung an einen Erfahrungswert, nach dem Sie nicht mehr als 60 % Ihres Arbeitstages verplanen sollten. Die restlichen 40 % verwenden Sie als Pufferzeit für unvorhergesehene Ereignisse.

Sofern Sie mehr als 60 % verplant haben, müssen Sie entweder Ihren Arbeitstag verlängern oder Sie streichen Ihren Aufgabenkatalog rigoros auf das erforderliche Maß zusammen.

Das heißt: Prioritäten setzen, delegieren oder auf den nächsten Tag verschieben.

Reduzieren Sie Ihren Zeitbedarf auf 5 Stunden

Mithilfe der ABC-Analyse können Sie sich eindeutige Prioritäten setzen. Prüfen Sie auch, ob Sie den angesetzten Zeitbedarf nicht kürzen können.

Streichen Sie die Zeiten bei allen Vorgängen auf das unbedingt notwendige Mindestmaß zusammen.

Überlegen Sie sich außerdem bei jeder Tätigkeit, an wen Sie diese ggf. delegieren können.

Kontrollieren Sie am Ende des Arbeitstages Ihren Zeitplan

Sie werden nicht immer alles an einem Tag erledigen können, was Sie sich vorgenommen hatten. Was am Ende eines Arbeitstages auf Ihrem Plan noch übrig bleibt, übertragen Sie auf den nächsten (oder einen anderen) Tag.

Expertenrat

Es kann durchaus vorkommen, dass Sie die ein oder andere Arbeit mehrfach verschieben müssen. Solche Aufgaben sollten Sie entweder endlich angehen, damit sie erledigt sind, oder Sie streichen Sie von Ihrer Liste, weil sie sich dann womöglich von selbst erledigen.