ABC-Analyse – Die wichtigste Aufgabe immer zuerst

16. Februar 2010

Häufig ist Ihr Arbeitstag so ausgefüllt, dass Sie unmöglich alle Aufgaben bis zum Abend bewältigen können. Neben der Delegation die wichtigste Technik, Ihrer Arbeit Herr zu werden.

Eine bewährte Methode dazu ist – neben Pareto-Prinzip und Eisenhower-Prinzip – die nachfolgend beschriebene ABC-Analyse.

ABC-Analyse

Teilen Sie Ihre verschiedenen Einzelaufgaben in 3 Klassen ein

In der Regel sind wichtige und weniger wichtige Arbeiten prozentual einigermaßen konstant auf die Menge aller Aufgaben verteilt.

Mit den Buchstaben A, B und C bilden Sie 3 Klassen, denen Sie Ihre Einzelaufgaben, je nach deren Bedeutung für die Erreichung Ihrer beruflichen Ziele zuordnen. Erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben jedes Tages zuerst, bevor Sie mit den nächsten beginnen.

Expertenrat

Mit der ABC-Analyse ergänzen Sie Ihre persönliche Erfahrung durch systematische Planung. Orientieren Sie dabei Ihre planbare Zeit an der Bedeutung der Aufgaben anstatt an deren Umfang gemessen an Ihrer gesamten Arbeitsmenge.

Setzen Sie die ABC-Analyse Schritt für Schritt um

Mit Erledigung der wichtigsten – A-Aufgaben – haben Sie in der Regel einen Großteil Ihres Tagespensums schon geschafft. Setzen Sie ABC-Analyse in 7 Schritten um.

Schritt 1:

Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Sie in einem bestimmten Zeitraum (Tag, Woche etc.) erledigen wollen.

Schritt 2:

Ordnen Sie die Aufgaben nach deren Bedeutung für Ihr Tagesgeschäft. Achten Sie darauf, dass Sie Dringlichkeit nicht mit Wichtigkeit verwechseln.

Schritt 3:

Nummerieren Sie die einzelnen Aufgaben.

Schritt 4:

Bewerten Sie die Aufgaben nach dem ABC-Raster:

A: Ordnen Sie die ersten 15 % aller Arbeiten der Klasse A zu – sehr wichtig und nicht delegierbar.
B: Die nächsten 20 % aller Arbeiten ordnen Sie der Klasse B zu – wichtig, aber unter Umständen delegierbar.
C: Die restlichen 65 % stufen Sie als C-Aufgaben ein – weniger wichtig und fast immer delegierbar.

Schritt 5:

Überprüfen Sie, ob Sie in Ihrem Zeitplan die – an der Bedeutung der Aufgaben gemessen – richtigen Zeitbudgets angesetzt haben:

65 % Ihrer verfügbaren Zeit für A-Aufgaben
20 % Ihrer verfügbaren Zeit für B-Aufgaben
15 % Ihrer verfügbaren Zeit für C-Aufgaben

Schritt 6:

Korrigieren Sie ggf. Ihren Zeitplan. Orientieren Sie sich dabei an den A-Aufgaben. Dadurch stellen Sie automatisch sicher, dass Sie den weniger wichtigen C-Aufgaben nur die deren Bedeutung entsprechende Zeit zuteilen.

Schritt 7:

Prüfen Sie, welche B- und C-Aufgaben Sie delegieren können. Nicht alle C-Aufgaben sind jedoch grundsätzlich entbehrlich. Vielmehr sind häufig neben den A- und B-Aufgaben eine Menge Vor-, Nach- oder Routinearbeiten nötig. Diese können Sie zwar in der Regel Ihren Mitarbeitern übertragen – gemacht werden müssen sie aber in jedem Fall.

Expertenrat

Bestimmen Sie Ihre Aufgaben selbst: Die Einteilung in die verschiedenen Klassen ist subjektiv, d. h. Sie alleine bestimmen, welche Aufgaben Sie der A-Klasse zuordnen – also unbedingt selbst erledigen müssen – und welchen Aufgaben Sie eine geringere Bedeutung beimessen. Anhand der folgenden Checkliste können Sie Ihre Kriterien für die A-Aufgaben überprüfen.