Zeitmanagement: Mit der richtigen Zeitplanung gewinnen Sie Übersicht über Ihr Zeitbudget

21. Januar 2010

Übersicht behalten mit der richtigen Zeitplanung

Zur Erledigung Ihrer Aufgaben bleibt Ihnen in der Regel nur eine begrenzte Zeit. Planen Sie deswegen Ihre Arbeitsabläufe, damit Sie wissen, ob Sie zusätzliche Verpflichtungen annehmen, ablehnen oder verschieben können.

Je besser Sie Ihr Zeitbudget überblicken, desto eher werden Sie nämlich weniger wichtige Arbeiten reduzieren oder an Ihre Mitarbeiter weiterleiten.

Zeitplanung

Verplanen Sie nur 60 % Ihrer Arbeitszeit

Unvorhergesehene Ereignisse sind im beruflichen Alltag keine Seltenheit. Verplanen Sie deshalb Ihren Arbeitstag nicht bis zur letzten Minute. Räumen Sie 40 % für unangemeldete Besucher, überraschend anberaumte Besprechungen oder spontane eigene Aktivitäten ein.

Expertenrat

Teilen Sie Ihre Arbeitszeit in 3 Blöcke ein:

60 % für geplante Arbeiten
20 % für nicht planbare Aktionen
20 % für eigene spontane Aktivitäten

Schreiben Sie sich auf, wann Sie Zeit verschwenden und wofür. Damit gewinnen Sie

einen Überblick darüber, wie Sie Ihr Zeitbudget verwenden,
Erfahrungswerte, die Sie zur Einschätzung Ihres künftigen Zeitbedarfs verwenden können sowie
Anhaltspunkte, wie Sie Ihre persönliche Zeitgestaltung verbessern können.

Arbeiten Sie regelmäßig an Ihren Zeitplänen und führen Sie angefangene Aufgaben grundsätzlich zu Ende.

Bleiben Sie jedoch bei Ihrer Planung flexibel: Halten Sie Zeitpläne nicht um deren selbst Willen ein sondern verstehen Sie diese als Richtschnur zur Erreichung Ihrer Ziele.

Übertragen Sie unerledigte Aufgaben in den nächsten Plan

Aufgetretene Zeitverluste sollten Sie nach Möglichkeit sofort ausgleichen. Es ist meist besser, wenn Sie beispielsweise 1-mal abends länger im Büro bleiben, als dass Sie tagelang der verlorenen Zeit nachrennen.

Unerledigte Aufgaben, die Sie weder streichen noch delegieren können, nehmen Sie in Ihrem nächsten Arbeitsplan wieder auf. Legen Sie sich dabei auf konkrete Ziele anstelle von bloßen Tätigkeiten fest.

Expertenrat

Anstatt „Telefonat mit Herrn …“ oder Besprechung mit Frau …“ zu notieren, sollten Sie sich immer fragen, was Sie mit der jeweiligen Aktion erreichen wollen: „Mit Herrn … Termine abstimmen“ oder „mit Frau … Quartalsbericht besprechen.“

Stecken Sie sich exakte Zeitziele

Setzen Sie in Ihrem Plan nur die Zeit ein, die Sie definitiv zur Erledigung einer Aufgabe brauchen. In der Praxis dauert nämlich jede Arbeit so lange, wie Sie Zeit dafür zur Verfügung haben.

Wenn Sie z. B. ein Meeting von 14 bis 16 Uhr ansetzen, wird es so lang dauern, auch wenn alle Themen schon besprochen sind. Geben Sie dagegen an: „Entscheidung über …, Dauer 90 Minuten,“ geben Sie einen konkreten Zeitrahmen vor. Damit zwingen Sie die Teilnehmer, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Treffen Sie genaue Zeitabsprachen

Vereinbaren Sie konkret, wann ein eine Aufgabe erledigt sein soll. Mit vagen Versprechungen wie z. B. „so schnell wie möglich“ o. Ä. rufen Sie unnötige Konflikte hervor: Für den einen mögen 3 Tage „so schnell wie möglich“ sein, ein anderer meint damit vielleicht bis zum Nachmittag.

Sprechen Sie demnach einen genauen Termin ab und versichern Sie sich der Zustimmung des anderen, dass er diesen auch einhalten kann.

Schaffen Sie sich Freiräume

Für komplexere Aufgaben mit einem erhöhten Zeitbedarf sollten Sie sich sogenannte störarme Zeiten einrichten. Darin lassen Sie sich von Mitarbeitern und Kunden nur in den allerdringendsten Fällen stören.

Ansonsten werden Sie von Ihrer Sekretärin abgeschirmt, nutzen für eingehende Anrufe die Rufumleitung oder den Anrufbeantworter.

Ebenso können Sie in solchen Zeiten mehrere kleine Aufgaben bündeln wie z. B. Telefonateoder Diktate.