Mitarbeiterführung: 7 Fehler, die Ihnen ab morgen nicht mehr unterlaufen

7. April 2010

Obwohl viele Manager nur 15 % ihrer Zeit darauf verwenden, wird Mitarbeiterführung immer wichtiger. Dabei unterlaufen den Führungskräften jedoch zumeist gravierende Führungsfehler. Und zwar immer dieselben. Durchbrechen Sie diese „Wiederholungs-Spirale“. Vermeiden Sie die 7 schlimmsten Führungsfehler.

7 Fehler in der Mitarbeiterführung auf www.business-netz.com

Ein Fakt gleich vorab: Schlechte Chefs sind teuer. Denn schlechte Chefs

demotivieren die Mitarbeiter (laut Gallup haben 20 % bereits innerlich gekündigt und 68 % machen nur noch Dienst nach Vorschrift),
verursachen deshalb eine hohe Personalfluktuation und
organisieren die Arbeit ineffizient, so dass die Produktivität mangelhaft ist.

Fazit: Laut einer Studie von Proudfoot Consulting kostet die Produktivitätsverschwendung, die auf Fehler und Schwächen von Führungskräften zurückgeht, die deutsche Wirtschaft 157 Milliarden Euro im Jahr, ohne jetzt die Verluste der Finanzkrise hinzuzuaddieren, die nicht nur die Unternehmen viel kostet, sondern die gesamte Gesellschaft.

Noch ein Fakt: Ein hohes Engagement der Mitarbeiter kann die Umsatzrendite innerhalb von drei Jahren um 3,7% steigern (Global Workforce Study 2007). Zwei Seiten derselben Medaille. Beide Ergebnisse lassen sich auf die Führungskultur zurückführen. Und hier haben Sie Ihre „Hände mit im Spiel".

Sie können entscheiden, welcher Kurs eingeschlagen wird. Sicherlich nichts Neues für Sie.

Nur so einfach ist eine Kursänderung gar nicht. Führungsfehler, oftmals stets die gleichen, schleichen sich ein. Jetzt zu unterstellen, Sie seien unwillig, änderungsresistent oder abgebrüht, führt in die falsche Richtung.

Denn laut den Annahmen der Neurolinguistischen Programmierung (NLP) „treffen Menschen stets die besten Entscheidungen, die ihnen zu diesem Augenblick und in der gegebenen Situation möglich sind".

Und diese Entscheidungen basieren auf Ihren spezifischen Gedanken, Handlungen und Gefühlen.

Wollen Sie andere Resultate erzielen - und dies unterstelle ich Ihnen jetzt - dann heißt es, Ihre Gedanken, Gefühle und Handlungen zu ändern. Die folgenden Tipps regen Sie an, Ihre „innere Landkarte" zu verändern.

Expertenrat

Mitarbeiter sollten sich nicht ausruhen und „nur" den Chef machen lassen. Manche Führungsfehler ließen sich mit ein wenig Führung von unten reduzieren.

Führungsfehler Nr. 1: Konflikten ausweichen

Tipp: Hören Sie alle Beteiligten an

Konflikte, die ungelöst bleiben, gären vor sich hin. Die Arbeitsatmosphäre wird vergiftet, Fronten verhärten sich und im schlimmsten Falle sinkt die Zusammenarbeit der Beteiligten auf „Eiszeit-Niveau".

Allerdings einem Konflikt mit Aufforderungen wie „Jetzt reißen Sie sich mal am Riemen" oder „Ich weiß nicht, was Sie haben..." zu Leibe rücken zu wollen, untermauert nur den Verdacht Ihrer Mitarbeiter:

Der Chef weicht dem Konflikt aus.

Was Sie tun können:

Überprüfen Sie erst einmal Ihre „innere Konflikt-Landkarte". Welche Glaubenssätze zu Konflikten sind dort gespeichert, beispielsweise „Sich einzumischen, verschlimmert nur alles"? Welche Ängste, Unsicherheiten und Antreiber regen sich? Welche Erfahrungen haben Sie mit vergangenen Konflikten und deren Bewältigung gemacht?
Sammeln Sie schnell und zügig Fakten, Informationen und Eindrücke über den Konflikt. Was wissen Sie über ihn? Welche erste Einschätzung nehmen Sie vor? Wo glauben Sie liegt die Ursache? Was sind die Ihnen bisher bekannten Auswirkungen?
Erstellen Sie ein erstes Konflikt-O-gramm, also Ursachen, Auswirkungen und (!) welche Lösungsideen Sie zu diesem Zeitpunkt in Erwägung ziehen.

Bitten Sie alle Beteiligten zu einem Gespräch. Ist der Konflikt schon eskaliert, sind Einzelgespräche sinnvoller.

Geben Sie jedem Beteiligten die Zeit und den Raum seine Sicht des Konfliktes zu äußern. Hören Sie genau zu.

Fragen Sie nach. Fordern Sie die Beteiligten auf, eigene Lösungsvorschläge zu machen.
Überlegen Sie gemeinsam, wie der Konflikt bewältigt werden soll, kurz-, mittel- und langfristig. Ordnen Sie in keinem Falle eine Lösung an. Denken Sie daran, Sie müssen die Konfliktänderung nicht umsetzen. Dies müssen die Beteiligten tun. Deshalb sollte die Lösung für diese tragbar und umsetzbar sein. Ansonsten wird dieser Konflikt Sie „noch in alle Ewigkeit" verfolgen.

Führungsfehler Nr. 2: Schlechte Kritikgespräche führen

Tipp: Mit dem Mitarbeiter den Sachverhalt klären

Eine Aufgabe, die viele Führungskräfte scheuen und deshalb oft genug unzulänglich ausführen. Mal zwischen Tür und Angel, mal vor versammelter Mannschaft, mal persönlich abwertend, mal mit einem Temperamentsausbruch verbunden - unzulängliche Kritikgespräche haben viele Gesichter.

Eines ist gewiss: Den Mitarbeiter erreichen Sie auf diese Weise nicht. Die Kritik wird zwar kurzfristig wirken, langfristig wird er Ihnen aber seine Demütigung durch Demotivation spüren lassen.

Was Sie tun können:

Bereiten Sie sich auf ein Kritikgespräch richtig vor:

Was ist Ihr Kritikpunkt? Was soll der Mitarbeiter zukünftig nicht mehr tun? Welches Ergebnis möchten Sie erreichen?
Grundsätzlich: Bitten Sie den Mitarbeiter zu einem persönlichen Einzelgespräch
Teilen Sie den Kritikpunkt sachlich und (!) höflich mit.
Fordern Sie den Mitarbeiter auf, seinen Standpunkt zu erläutern. Wie kam es zu dem Fehler, dem Problem, dem Absinken der Leistung? Oft genug zeigen sich jetzt völlig andere Ursachen, als Sie erwartet und vermutet haben.
Sagen Sie dem Mitarbeiter klar, deutlich und höflich, was Sie von ihm erwarten. Falls andere Ursachen für sein Fehlverhalten verantwortlich sind, verändern sich selbstverständlich Ihre Erwartungen. Eine gemeinsame Lösungsfindung ist dann ratsam.
Klären Sie gleichzeitig ab, ob er hier Unterstützung braucht.

Führungsfehler Nr. 3: Wenig loben und kaum Feedback geben

Tipp: Geben Sie regelmäßig Anerkennung, am besten täglich

So manche Irrtümer, vielleicht auch noch als Glaubenssatz aus der Kindheit abgespeichert, haben sich zum Thema Lob und Feedback geben, eingenistet:

Der/die weiß schon, dass ich ihre Arbeit schätze.
Das steigt ihm/ihr nur in den Kopf.
Dafür wird sie/er ja schließlich bezahlt.
Ich muss doch nicht sagen, dass die Arbeit gut gewesen ist. Das weiß er/sie doch selbst.

Sie unterstellen Ihrem Mitarbeiter gerade ziemlich viel. Ohne, dass Sie es ihm sagen, weiß er jedenfalls nichts. Dabei sind Mitarbeiter mit ihrer Arbeit zufriedener, wenn sie regelmäßig ein wohlwollendes Feedback erhalten. Und dies ist doch Ihr Ziel: Mehr Zufriedenheit.

Was Sie tun können:

Überprüfen Sie Ihre Einstellungen zum Lob und Feedback. Gibt es welche, die dieses Führungsinstrument blockieren? Welche sind dies? Wie können Sie diese auflösen?
Um in „Lobstimmung" zu kommen, listen Sie einmal Tätigkeiten und Fähigkeiten auf, die Sie an Ihren Mitarbeitern schätzen. Da sammelt sich einiges an und hier können Sie zukünftig aktiv werden. Ein kurzes „Danke, dass Sie mir die Unterlagen so zügig bearbeitet haben" ist schon die erste Streicheleinheit.
Konkretisieren Sie Ihr Feedback, so oft Sie nur können. Also nicht „Ihr Bericht war wieder Spitzenklasse", sondern „An Ihrem Bericht hat mir besonders gut gefallen, dass Sie die Zahlen nicht nur analysiert haben, sondern auch eine Einschätzung abgeben haben, wie sich die globale Lage auf die Umsatzentwicklung auswirken kann." Ihr Mitarbeiter fühlt sich nicht nur gestärkt. Er weiß auch, auf was er zukünftig sein Augenmerk richten muss, um von Ihnen ein positives Feedback zu erhalten.
Geizen Sie nicht mit Ihrem Feedback. Lieber zu viel, als zu wenig. Und mit der Zeit werden Sie ein Gespür dafür entwickeln, welcher Mitarbeiter mehr braucht oder mit Weniger auskommt.

Führungsfehler Nr. 4: Unklare Delegation

Tipp: Machen Sie sich klar, was Sie eigentlich von dem Mitarbeiter wollen

Aufgaben und Verantwortung zu übertragen sind wichtige Führungsinstrumente. Delegation das Mittel, wie Sie dies erreichen. Nur leider entstehen hier viele Schieflagen und Fehler, weil der Mitarbeiter keine klare Anweisung erhalten hat.

Was Sie tun können:

Nehmen Sie sich für das Delegieren ausreichend Zeit. Ein kurzes „Machen Sie mal" und den Ordner auf den Tisch legen, erzeugt nur Verwirrung.
Klären Sie deshalb erst einmal für sich, was Sie von dem Mitarbeiter wie und bis wann wollen. (Verlinkung Ziele richtig definieren) Überlegen Sie auch, ob der Mitarbeiter alle Fakten, Fähigkeiten und Möglichkeiten besitzt, um diese Aufgaben nach Ihren Vorstellungen zu übernehmen.
Erläutern Sie dem Mitarbeiter in Ruhe, was Sie von ihm wünschen. Fragen Sie nach, ob der zeitliche Rahmen mit seinen jetzigen Aufgaben zu koordinieren ist. Bitten Sie ihn, Unklarheiten zu äußern.
Fassen Sie am Ende des Gespräches kurz die vereinbarten Eckpunkte zusammen.

Führungsfehler Nr. 5: In Kontrollwut ausbrechen

Tipp: Zielvereinbarungen stärken das gegenseitige Vertrauen

Kein Zweifel, Sie müssen überprüfen, ob die Aufgaben erledigt werden, das Projekt seinen geplanten Lauf nimmt und ob die Kundenreklamation bearbeitet wird.

Jedoch dem Mitarbeiter dabei im Nacken zu sitzen, seine Post zu öffnen, seine Emails zu lesen, ihm ständig Zwischenberichte abzuverlangen und alle fünf Minuten nachzufragen, kurbelt nur eines an:

Die Demotivation Ihres Mitarbeiters. Der fühlt sich durch soviel Kontrolle brüskiert, als würden Sie ihm unterstellen, unehrlich, faul und korrupt zu sein. Vertrauen, für jede Beziehung unerlässlich, wird so abgetötet.

Was Sie tun können:

Überprüfen Sie Ihre Ängste und Unsicherheiten, die Sie bei weniger Kontrolle eventuell haben. Gibt es schlechte Erfahrungen, die zu Ihrem „Kontrollzwang" geführt haben? Welche Befürchtungen offenbaren sich (z.B., es würde alles aus dem Ruder laufen)?
Überlegen Sie einmal in Ruhe, bei welchen Aufgaben / Projekten Sie wann und wie informiert werden möchten. Jeden Tag? Einmal die Woche? Nach Beendigung bestimmter Schritte? Per Email? Per Bericht? Im persönlichen Gespräch? Im Meeting?
Teilen Sie diese Kontroll-Ziele Ihrem Mitarbeiter mit. Schließen Sie mit ihm eine Vereinbarung. Tragen Sie diese Ziele in Ihren Kalender. Dann haben Sie den Überblick, wann wieder eine Rückmeldung ansteht (falls sich wieder der „Kontrollzwang" melden sollte).

Führungsfehler Nr. 6: Keine Zeit haben

Tipp: Investieren Sie Zeit in die Ressource, die Ihnen am meisten bringt: In Ihren Mitarbeiter

Wie so viele Führungskräfte leiden sicherlich auch Sie unter einem chronischen Zeitmangel, der auch bei Ihren Mitarbeitern ankommt.

In der Regel widmet eine Führungskraft gerade einmal 15 % ihres Zeitbudgets dem Mitarbeiter. Zeit, in der Fragen, Anliegen, Ideen, Probleme, Konflikte, Projekte, Vorgaben usw. besprochen werden können. Viel zu wenig!

Frust entsteht so auf beiden Seiten. Sie stehen unter Druck, denn vor lauter Zeitknappheit sind es gerade die Nebensächlichkeiten, die Ihnen noch den letzten Nerv rauben. Ihr Mitarbeiter wird Sie als kurz angebunden empfinden und in Ihnen so kaum einen Ansprechpartner sehen. Traurig, schlimm, denn Ihre Zusammenarbeit wird so für jeden erschwert und führt oftmals zu unzufrieden stellenden Ergebnissen, die wieder mehr Zeit kosten, um sie zu korrigieren.

Was Sie tun können:

Überlegen Sie kurz, warum Sie kaum Zeit für Ihre Mitarbeiter haben. Sind Sie bei manchen Anfragen Ihres Mitarbeiters überfordert und fürchten Konflikte? Wollen Sie dem Mitarbeiter seinen Freiraum geben und deshalb nicht eingreifen? Ist alles andere wichtiger?

Polen Sie hier um. Denken Sie daran: Zeit in Ihre Mitarbeiter zu investieren, zahlt sich aus. Dadurch steigt die Leistung, es entstehen weniger Fehler und Probleme - alles, was Ihnen letztendlich wieder Zeit schenken wird.

Sie haben 24 Stunden pro Tag zur Verfügung, davon in der Regel 8 Stunden für Ihren Beruf. Das bedeutet, Sie müssen für mehr Zeit für Ihre Mitarbeiter an anderer Stelle Zeit einsparen. Bevor Sie kürzen, schauen Sie, wo Sie wie was umstrukturieren können. Was ist ineffektiv? Womit vergeuden Sie Zeit? Was könnten Sie delegieren? Wo steht Ihnen Ihr Perfektionismus im Wege? Oft gibt es hier Zeitfallen, die nur anders geordnet werden müssten.
Bereiten Sie sich auf Gespräche mit Ihrem Mitarbeiter gut vor. Das kostet zwar Zeit, doch die holen Sie während des Gespräches wieder rein.
Signalisieren Sie durch das Prinzip „Offene und geschlossene Tür", wann Sie für Ihre Mitarbeiter zu sprechen sind. Sie sollen ja nicht ständig ansprechbar sein. Fixzeiten, in denen Sie interessiert und offen für die Belange Ihrer Mitarbeiter sind, reichen aus.

Führungsfehler Nr. 7: Mit Scheuklappen durchs Büro

Tipp: Erhöhen Sie den Informationsfluss - zu beiden Seiten

Wer oben im Elfenbeinturm sitzt, bekommt nicht mehr mit, was eigentlich das Fußvolk denkt, tut und macht. Eine Falle, die auch bei Führungskräften leider zuschnappt. Abgehoben von den alltäglichen Belangen, vielleicht noch unterstützt durch Ja-Sager, geraten Sie so schnell in eine Scheinwelt.

Probleme, Schwierigkeiten oder schlechte Nachrichten erfahren Sie, wenn überhaupt, beiläufig, sie werden kaum persönlich überbracht. Und dies ist für Sie als Führungskraft fatal. Denn Sie sind auf Informationen angewiesen.

Was Sie tun können:

Erwarten Sie nicht, dass Ihre Mitarbeiter Ihnen die Informationen bringen. Sie sind in der Hol-Schuld. Fragen Sie also nach, fordern Sie Informationen ein, erkundigen Sie sich, ohne nun in Kontrollzwang zu verfallen.
Machen Sie es sich zur Gewohnheit, regelmäßig durch die Abteilung und das Unternehmen zu schlendern. Suchen Sie bei diesen Gelegenheiten das Gespräch mit allen, die Ihnen begegnen. Seien Sie neugierig und offen für alles, was Sie hören. Sie werden es einmal nutzen können.
Intensivieren Sie Ihre Fähigkeit, zuhören zu können. Sie wollen schließlich Informationen sammeln und nicht Ihre Meinung, die Sie ja gut kennen, hören.
Öffnen Sie gleichzeitig den Informationsfluss zu Ihren Mitarbeitern. Hier sind Sie in der Bring-Schuld. Damit die Arbeit gut erledigt werden kann, benötigen Ihre Mitarbeiter Fakten, Daten, Informationen aller Art. Meetings, Emails, persönliche Gespräche stellen diesen Informationsfluss sicher.