Die 10 häufigsten Fehler im Zeitmanagement

Wenn Sie Ihren Tagesablauf eingehend analysieren, werden Sie schnell feststellen, wo Sie zu viel Zeit verlieren.

Hier die 10 häufigsten Fehler im Zeitmanagement, denen Sie besonderes Augenmerk schenken sollten.

Fehler Nr. 1: Unklare Prioritäten

Nehmen Sie nicht alles gleich wichtig. Wenn Ihnen Prioritäten fehlen, ist es vorprogrammiert, dass Sie sich zu viel vornehmen. Leider ist der Ausspruch „Ja, da muss man halt Prioritäten setzen" mittlerweile zur häufigen Floskel geworden. Damit verkennen viele, dass sie tatsächlich keine klaren Vorstellungen haben, was wie wichtig ist.

Tipp:
Formulieren Sie klare Ziele und leiten Sie daraus Prioritäten ab.

Fehler Nr. 2:  Mangelnde Zielstrebigkeit

Arbeiten Sie nicht ohne den Auftrag, das Ziel genau zu kennen oder ohne eine klare Vorstellung davon zu haben. Wenn beispielsweise jemand mit Ihnen über das „Thema XY" sprechen möchte, sollte eine Signalleuchte bei Ihnen aufgehen.

Tipp:
Agieren Sie auch im Kleinen zielorientiert.

Welches Ergebnis soll am Ende einer Besprechung oder einer Tätigkeit stehen? Was ist der sogenannte Mehrwert?

Fehler Nr. 3: Zu wenig Planung kostet Zeit

Natürlich ist man im Nachhinein immer schlauer. Wie oft passiert es Ihnen aber, dass Sie sich eingestehen müssen, dass Sie bei genauer Planung und systematischer Vorgehensweise mit weniger Anstrengung zum Ziel gekommen wären?

Tipp:
Planung spart Zeit. Agieren Sie also nach dem Prinzip „erst denken, dann lenken".

Fehler Nr. 4: Alles sammeln und aufheben und dabei das Entscheidende nicht finden.

Wenn Sie sich beim Versuch, Dinge zu entsorgen von der Frage, was Sie vielleicht noch brauchen können leiten lassen, werden Sie eine Menge unwichtiger Dinge ansammeln.

Überlegen Sie stattdessen einmal, wie hoch der Aufwand ist, das (alte) Material ordentlich zu archivieren oder es bei der Suche nach wirklich wichtigen Informationen immer wieder zu durchstöbern.

Häufig zeigt sich allein schon durch die Schwierigkeit, unter welcher Rubrik man etwas ablegen soll, dass es keinem bestimmten Zweck dient.

Tipp:
Erarbeiten Sie sich ein stimmiges Ablagesystem. Und nutzen Sie es konsequent!

Fehler Nr. 5: Ineffektive Besprechungen, die nur wertvolle Arbeitszeit von mehreren Beteiligten kosten.

Bereiten Sie Besprechungen sorgfältig vor. Nehmen Sie alle in die Pflicht, Besprechungen effektiv zu gestalten.

Fehler Nr. 6: Annahme zu vieler Aufträge.

Wie viele Aufträge haben Sie begonnen, die dann im Sande verlaufen sind? Wenn Sie vieles beginnen, ohne es zu einem sinnvollen Abschluss zu bringen, vergeuden Sie wertvolle Zeit und Energie.

Tipp:
Prüfen Sie, ob der Aufwand lohnt. Bemühen Sie sich, schnell zu erkennen, wann es sich lohnt weiter Zeit zu investieren, und wann es besser ist, ein Vorhaben in einem möglichst frühen Stadium einzustellen.

Fehler Nr. 7: Übertriebener Perfektionismus.

Zuviel Perfektionismus hat viele Ursachen, aber immer dieselbe Wirkung: Das Verhältnis von Aufwand und Ertrag ist alles andere als perfekt.

Tipp:
Kosten-Nutzen-Verhältnis im Auge behalten. Behalten Sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis besser im Blick. Hier finden Sie mehr zum Thema Perfektionismus.

Fehler Nr. 8: Aufschieben vermeiden.

Aufschieberitis, das heißt das Aufschieben von ungeliebten Aufgaben, kostet unnötig Energie.

Tipp:
Nehmen Sie Aufschieberitis (Prokrastination) rechtzeitig in Angriff.

Selbsttest zum Download

Was meinen Sie? Leiden Sie auch unter Aufschieberitis? Dann machen Sie doch einmal unseren Selbsttest!

Selbsttest: Leiden Sie unter Aufschieberitis?

Fehler Nr. 9: Zu enge und optimistische Planung.

Damit ist der Stress vorprogrammiert. Planen Sie Prioritäten ein.

Tipp:
Puffer schaffen. Schaffen Sie sich einen Puffer für wichtige Aufgaben. Verplanen Sie nur etwa 60 % Ihrer Arbeitszeit, nämlich 2,5 Stunden eines 4-Stunden-Arbeitstages oder 3 Tage einer 5-Tage-Woche. Die restliche Zeit reservieren Sie als Puffer für Aufgaben, die sich noch kurzfristig ergeben.

Fehler Nr. 10: Suboptimale Delegation und Zusammenarbeit.

Hier gibt es immer konstanten Verbesserungsbedarf.

Tipp:
Teamwork effektiv nutzen. Überlegen Sie, welche Aufgaben Sie besser allein erledigen und welche Sie effektiver durch Teamwork erledigen. Lernen Sie, mehr und besser zu delegieren. Gehen Sie Ihre Aufgaben von Zeit zu Zeit auf die Frage hin durch, welche Arbeiten von Spezialisten, Mitarbeitern oder Hilfskräften effektiver erledigt werden können. Übertragen Sie solche Aufgaben, indem sie den Rahmen, wie etwa das zu erzielende Ergebnis und Ihre Qualitätsansprüche, abstecken, den Auftragnehmern aber in der konkreten Ausführung freie Hand lassen.