Besprechungen und Telefonate zielorientiert führen

Wenn Sie viel Zeit mit Besprechungen und Telefonaten verbringen, sollten Sie die nachstehenden Tipps durcharbeiten, um Ihre Gespräche noch zielorientierter und gewinnbringender zu führen.

Das Fatale an ineffektiven Meetings ist ja, dass der Zeitverlust multipliziert werden muss mit der Anzahl der Gesprächsteilnehmer. Umgekehrt bringt jede nachhaltige Optimierung einen mehrfachen Effekt.

Hier eine ganze Reihe wertvoller Tipps - gegliedert nach der jeweiligen Gesprächsphase:

Tipp 1: Zieldefinition

• Welches Zielwollen Sie erreichen? Ist es nötig, Einzelziele schriftlich festzuhalten?
• Welche Kommunikationsform (Telefon, persönliche Besprechung, Schriftform) ist am besten dafür geeignet?
• Welche Rolle nehmen Sie dabei ein? Sind Sie Leiter oder Teilnehmer einer Besprechung? Kommunizieren Sie mit Vorgesetzten, Kollegen, Geschäftspartnern oder Kunden?

Tipp 2: Vorbereitung

Hier gilt das Motto „Vorbereitungszeit verdoppeln, Besprechungszeit halbieren". Ihre Leitfragen, die Sie bei der Vorbereitung unterstützen:

• Wer ist der richtige Ansprechpartner?
• Welche Informationen muss ich haben? Welche Unterlagen benötige ich?
• Wie kann ich argumentieren?
• Mit welchen Einwänden muss ich rechnen? Wie kann ich darauf reagieren?
• Welchen Verhandlungsspielraum habe ich? Welche Kompromisse kann ich eingehen?
• Wie eröffne ich das Gespräch (je nachdem, welche Rolle ich habe)?
• Welche Punkte spreche ich in welcher Reihenfolge an?

Wenn Sie telefonieren, beachten Sie zusätzlich:

• Wann rufe ich an (Mittagspause, Kernzeiten, Dienstschluss beachten)?
• Welche Nachricht hinterlasse ich, falls ich den gewünschten Ansprechpartner nicht erreiche (z.B. beste Zeit für Rückruf)?
• Machen Sie sich mit den technischen Möglichkeiten Ihres Telefons (Wahlwiederholung, Kurzwahlnummern, automatische Rückruffunktion usw.) vertraut und setzen Sie sie gezielt ein.

Da bei Besprechungen die Arbeitszeit von mehreren Personen in Anspruch genommen wird, sollten sie möglichst effizient ablaufen. Beachten Sie deshalb:

• Welche Teilnehmer können entscheidende Impulse/Informationen für das Thema bringen?
• Wie lautet die Tagesordnung? Welche Beschlüsse sind zu fassen?
• Welche Sitzungsdauer ist angemessen bzw. realistisch?
• Als Teilnehmer nachfragen: Muss ich die ganze Zeit über anwesend sein oder nur für meinem Beitrag?

Tipp 3: Durchführung

Achten Sie in Gesprächen auf folgende Aspekte:

• Schaffen Sie im Gesprächseinstieg eine angemessene Atmosphäre.
• Nennen Sie früh im Gespräch die Absicht und das Ziel.
• Verfolgen Sie Ihr Gesprächsziel systematisch; konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
• Sprechen Sie den Partner mit Namen an; das erhöht die Aufmerksamkeit.
• Achten Sie auch auf die Meta-Ebene, das heißt welche Gesprächsmuster entwickeln sich, was passiert auf der Beziehungsebene usw.
• Entwickeln Sie geeignete Strategien, um den Redeschwall von Vielrednern einzudämmen.
• Beenden Sie das Gespräch mit einer verbindlichen Vereinbarung, fassen Sie evtl. die wichtigsten Punkte zusammen.

Wenn Sie telefonieren, beachten Sie zusätzlich:

• Vereinbaren Sie feste Rückrufzeiten, falls ein Gesprächspartner gerade keine Zeit oder die nötigen Unterlagen nicht zur Hand hat.
• Notieren Sie bei Erstkontakten die wichtigsten Daten: Name (inkl. Schreibweise), Anschrift, Telefon- und Faxnummer. u.ä.

Tipp 4: Besprechungen

Fangen Sie pünktlich an. Bestrafen Sie nicht diejenigen, die pünktlich gekommen sind. Fassen Sie sich als Redner kurz.

Der Besprechungsleiter nimmt mit Unterstützung der Teilnehmer noch zusätzliche Aufgaben wahr. Er achtet darauf, dass:

• zu Diskussionsbeginn alle Teilnehmer auf dem gleichen Wissensstand sind.
• die zur Verfügung stehende Zeit der Wichtigkeit der Themen entsprechend eingeteilt wird.
• vereinbarte Sitzungs- und Pausenzeiten eingehalten werden.
• rechtzeitig (kurze) Pausen eingelegt werden.
• (Zwischen)Ergebnisse schriftlich festgehalten werden.
• bei größeren Besprechungen das Protokoll durch einen Teilnehmer angefertigt wird.
• jeder Teilnehmer zu Wort kommt.
• ungewollte Unterbrechungen (Handys, Telefon) möglichst verhindert oder aber kurz gehalten werden.

Tipp 5: Nachbereitung

Die Nachbereitung von Besprechungen wird häufig völlig vergessen. Dadurch benötigen Folgearbeiten mehr Zeit als nötig oder werden gar vollkommen unterlassen. Machen Sie es besser und prüfen Sie:

• Welche Folgearbeiten sind zu erledigen?
• Was habe ich erreicht, was nicht?
• Wie (un)zufrieden bin ich mit dem Gesprächsverlauf? Worauf führe ich das zurück?
• Was lerne ich für künftige Gespräche?

Checkliste zum Download

Die oben aufgeführten Punkte werden Sie zum Teil ohnehin immer beherzigen, andere vergessen Sie oder setzen Sie nicht konsequent genug um. Machen Sie sich doch eine Checkliste für Ihre künftigen Besprechungen und Telefonate mit den wichtigsten Punkten, auf die Sie künftig (verstärkt) achten wollen.