Business-Netz Logo
Besprechungen und Telefonate zielorientiert führen Business-Netz Logo

Registrieren
Passwort vergessen?
Startseite » Job & Karriere » Büromanagement & IT » Organisation » Besprechungen und Telefonate zielorientiert führen
  • Anzeigen
  • What links here

Besprechungen und Telefonate zielorientiert führen

3. August 2009

Wenn Sie viel Zeit mit Besprechungen und Telefonaten verbringen, sollten Sie die nachstehenden Tipps durcharbeiten, um Ihre Gespräche noch zielorientierter und gewinnbringender zu führen.

Zielorientiert Besprechungen und Telefonate führen

Das Fatale an ineffektiven Meetings ist ja, dass der Zeitverlust multipliziert werden muss mit der Anzahl der Gesprächsteilnehmer. Umgekehrt bringt jede nachhaltige Optimierung einen mehrfachen Effekt.

Hier eine ganze Reihe wertvoller Tipps - gegliedert nach der jeweiligen Gesprächsphase:

 

Tipp 1: Zieldefinition

  • Welches Zielwollen Sie erreichen? Ist es nötig, Einzelziele schriftlich festzuhalten?
  • Welche Kommunikationsform (Telefon, persönliche Besprechung, Schriftform) ist am besten dafür geeignet?
  • Welche Rolle nehmen Sie dabei ein? Sind Sie Leiter oder Teilnehmer einer Besprechung? Kommunizieren Sie mit Vorgesetzten, Kollegen, Geschäftspartnern oder Kunden?

 



Tipp 2: Vorbereitung

Hier gilt das Motto „Vorbereitungszeit verdoppeln, Besprechungszeit halbieren". Ihre Leitfragen, die Sie bei der Vorbereitung unterstützen:

  • Wer ist der richtige Ansprechpartner?
  • Welche Informationen muss ich haben? Welche Unterlagen benötige ich?
  • Wie kann ich argumentieren?
  • Mit welchen Einwänden muss ich rechnen? Wie kann ich darauf reagieren?
  • Welchen Verhandlungsspielraum habe ich? Welche Kompromisse kann ich eingehen?
  • Wie eröffne ich das Gespräch (je nachdem, welche Rolle ich habe)?
  • Welche Punkte spreche ich in welcher Reihenfolge an?


Wenn Sie telefonieren, beachten Sie zusätzlich:

  • Wann rufe ich an (Mittagspause, Kernzeiten, Dienstschluss beachten)?
  • Welche Nachricht hinterlasse ich, falls ich den gewünschten Ansprechpartner nicht erreiche (z.B. beste Zeit für Rückruf)?
  • Machen Sie sich mit den technischen Möglichkeiten Ihres Telefons (Wahlwiederholung, Kurzwahlnummern, automatische Rückruffunktion usw.) vertraut und setzen Sie sie gezielt ein.

 

Da bei Besprechungen die Arbeitszeit von mehreren Personen in Anspruch genommen wird, sollten sie möglichst effizient ablaufen. Beachten Sie deshalb:

  • Welche Teilnehmer können entscheidende Impulse/Informationen für das Thema bringen?
  • Wie lautet die Tagesordnung? Welche Beschlüsse sind zu fassen?
  • Welche Sitzungsdauer ist angemessen bzw. realistisch?
  • Als Teilnehmer nachfragen: Muss ich die ganze Zeit über anwesend sein oder nur für meinem Beitrag?

 

Tipp 3: Durchführung

Achten Sie in Gesprächen auf folgende Aspekte:

  • Schaffen Sie im Gesprächseinstieg eine angemessene Atmosphäre.
  • Nennen Sie früh im Gespräch die Absicht und das Ziel.
  • Verfolgen Sie Ihr Gesprächsziel systematisch; konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
  • Sprechen Sie den Partner mit Namen an; das erhöht die Aufmerksamkeit.
  • Achten Sie auch auf die Meta-Ebene, das heißt welche Gesprächsmuster entwickeln sich, was passiert auf der Beziehungsebene usw.
  • Entwickeln Sie geeignete Strategien, um den Redeschwall von Vielrednern einzudämmen.
  • Beenden Sie das Gespräch mit einer verbindlichen Vereinbarung, fassen Sie evtl. die wichtigsten Punkte zusammen.

 

Wenn Sie telefonieren, beachten Sie zusätzlich:

  • Vereinbaren Sie feste Rückrufzeiten, falls ein Gesprächspartner gerade keine Zeit oder die nötigen Unterlagen nicht zur Hand hat.
  • Notieren Sie bei Erstkontakten die wichtigsten Daten: Name (inkl. Schreibweise), Anschrift, Telefon- und Faxnummer. u.ä.

 

Tipp 4: Besprechungen

Fangen Sie pünktlich an. Bestrafen Sie nicht diejenigen, die pünktlich gekommen sind. Fassen Sie sich als Redner kurz.

Der Besprechungsleiter nimmt mit Unterstützung der Teilnehmer noch zusätzliche Aufgaben wahr. Er achtet darauf, dass:

  • zu Diskussionsbeginn alle Teilnehmer auf dem gleichen Wissensstand sind.
  • die zur Verfügung stehende Zeit der Wichtigkeit der Themen entsprechend eingeteilt wird.
  • vereinbarte Sitzungs- und Pausenzeiten eingehalten werden.
  • rechtzeitig (kurze) Pausen eingelegt werden.
  • (Zwischen)Ergebnisse schriftlich festgehalten werden.
  • bei größeren Besprechungen das Protokoll durch einen Teilnehmer angefertigt wird.
  • jeder Teilnehmer zu Wort kommt.
  • ungewollte Unterbrechungen (Handys, Telefon) möglichst verhindert oder aber kurz gehalten werden.

 

Tipp 5: Nachbereitung

Die Nachbereitung von Besprechungen wird häufig völlig vergessen. Dadurch benötigen Folgearbeiten mehr Zeit als nötig oder werden gar vollkommen unterlassen. Machen Sie es besser und prüfen Sie:

 

 

 

  • Welche Folgearbeiten sind zu erledigen?
  • Was habe ich erreicht, was nicht?
  • Wie (un)zufrieden bin ich mit dem Gesprächsverlauf? Worauf führe ich das zurück?
  • Was lerne ich für künftige Gespräche?

 

Checkliste zum Download

Die oben aufgeführten Punkte werden Sie zum Teil ohnehin immer beherzigen, andere vergessen Sie oder setzen Sie nicht konsequent genug um. Machen Sie sich doch eine Checkliste für Ihre künftigen Besprechungen und Telefonate mit den wichtigsten Punkten, auf die Sie künftig (verstärkt) achten wollen.

 

Autor: Josef Maiwald
Stichworte: Besprechungen, Telefonate, Telefon, Meetings, Telefonate führen
Diesen Artikel:
  • Kommentieren
  • 8892 Aufrufe
Twittern
No votes yet
Auf anderen Social Networks posten:
  • del.icio.us logo
  • Facebook logo
  • Linkarena logo
  • Webnews logo
  • Xing logo
Headhunter oder Karriereberatung – Welche Fachleute Ihnen Nutzen bringen
Die eigene Karriereplanung sollte schon vor der tatsächlichen Jobsuche beginnen. Denn mit dem richtigen Profi-Partner - ob Headhunter oder Karriereberater - an der Seite gelingt der Berufsstart besser. mehr
Besprechungen effizient gestalten: So halten Sie die Zeit im Griff
Um Besprechungen effizient zu gestalten, sollten Sie stets die Zeit mit im Blick haben. 3 Tricks verraten Ihnen, wie Sie Besprechungen zeitlich effektiv planen. mehr
Arbeitsblatt: Telefonate und Besprechungen planen und durchführen
Machen Besprechungen und Telefonate einen erheblichen Teil Ihrer Arbeitszeit aus? Dann finden Sie hier ein Arbeitsblatt, mit dem Sie Ihre Telefonate und Besprechungen zielführend planen und durchführen können. mehr
Wie Ihre Mitarbeiter die Zeit verschwenden – und welche Lösung es dafür gibt
Sensibilisieren Sie sich dafür, wie Ihre Mitarbeiter am Arbeitsplatz Zeit verschwenden. Die Top-Ten-Aktivitätenliste verrät es Ihnen. mehr
Arbeitsblatt: Arbeitsumfeld - Welche Erwartungen werden an Sie gestellt?
Nehmen Sie den notwendigen Feinschliff Ihres Aufgabengebietes vor. Klären Sie, welche Erwartungen in Ihrem Arbeitsumfeld – von Ihrem direkten Vorgesetzten, dem Team und den Kollegen und auch vom Unternehmen – an Sie gestellt werden. Dieses... mehr

News

  • Personal
  • Wirtschaft
  • Steuern
  • Recht

Management & Unternehmensführung

  • Existenzgründung
  • Unternehmensführung
  • Marketing
  • Personalmanagement
    • Personal-Praxis
    • Mitarbeiterführung
    • Konfliktmanagement
    • Teamarbeit
  • Controlling
  • Projektmanagement
  • Einkauf & Vertrieb
  • Qualitätsmanagement
  • Arbeitsschutz & Arbeitssicherheit

Recht & Urteile

  • Arbeitsrecht
  • Wirtschaftsrecht
  • Verbraucher
  • Betriebsrat
  • Altersvorsorge & Sozialversicherungen

Job & Karriere

  • Karriereentwicklung
  • Karrierefrauen
  • Kommunikation
  • Selbstmanagement
  • Zeitmanagement
  • Work-Life Balance
  • Büromanagement & IT
    • Internet
    • Tech Tricks
    • Organisation
    • Getting Things Done

Steuern & Finanzen

  • Umsatzsteuer
  • Einkommensteuer
  • Sonstige Steuern & Abgaben
  • Lohn & Gehalt
  • Geld & Kredit

Themen & Tools

  • Themen von A-Z
  • Checklisten
  • Zeugnisse
  • Abmahnungen
  • Kündigungen
  • Arbeitsverträge
  • Betriebsvereinbarungen
  • Musterschreiben
  • Muster
  • Formulare & Anträge
  • Fragebögen
  • Arbeitsblätter
  • Übersichten
  • Selbsttests
  • Podcasts & Videos

jede Woche neu

Business-Netz Newsletter bestellen

Neue Impulse für Ihren beruflichen Alltag - kostenlos und aktuell!

 

Registrieren
 

Tags Job & Karriere

Stress Karriere Zeit Fehler Zeitmanagement Arbeitsplatz Buchtipp Erfolg Kommunikation Führungskraft Ziel infografik Tabelle Weihnachten Motivation Excel Tabelle Selbstmanagement Meeting Mitarbeiter Präsentation Ziele Kurswechsel

Meist Gelesen

Internetrecherche: Ergebnisse clever speichern und weitergeben
  • Excel Tabelle: Gliederungsfunktion erhöht die Übersichtlichkeit
  • Excel Tabellen verknüpfen und automatisch aktualisieren
  • Word: Feldfunktionen ausschalten – am besten permanent

Geld verhandeln mit Spaß

Man, man, man – Wer?
  • Fehler 6 in der Honorarverhandlung: Ende nicht gut, alles doof!
  • Fehler 5 in der Gehaltsverhandlung: Fehlende Übung
  • Fehler 4 in der Honorarverhandlung: Killerphrasenalarm

Erstgespräch

 

Infografiken

8 Vorteile einer regelmäßigen Wertschätzung der Mitarbeiter
  • Mitarbeiterleistung: 9 Anzeichen für ein niedriges Engagement
  • Karriereplan: Mit 5 Schritten in eine erfolgreiche Zukunft
  • Hohe Kundenzufriedenheit erzeugen - von Generation zu Generation

Buchtipp

Sinn und Unsinn guter Vorsätze
  • Online kreativ sein – so geht’s!
  • Storytelling: Die Macht, die gute Geschichten haben
  • An und mit sich selbst wachsen: Mehr Erfolg durch Persönlichkeit und...

KNIPS DEIN LICHT AN

Podcast: Und täglich grüßt das Murmeltier
  • Sinn und Unsinn guter Vorsätze
  • Podcast: Glückspilzbewusstsein
  • Podcast: Sind Sie eher Adler oder Ente?

Zitate & Weisheiten

Es kommt nicht darauf an, dem Leben mehr Jahre zu geben...
  • Gehe nicht, wohin der Weg führen mag...
  • You can’t discover NEW land with OLD maps
  • Nutze die Talente, die Du hast.

Tech Tricks

3 Tipps, wie Sie Ihren Mac wieder schneller machen
  • Excel Tabelle erstellen: Datum im Diagramm korrekt darstellen
  • Datenschutz und Datensicherheit im Privatbereich: 10 Tipps
  • Outlook, Word und Excel verknüpfen - so nutzen Sie Microsoft Office...

Projektmanagement

Projektmanagement: Die 5 bedeutendsten Agile-Methoden
  • SaaS für das Projektmanagement
  • So halten Sie die Kosten für Ihr Projekt im Griff
  • Projektzeiterfassung: So optimieren Sie Ihr Projektmanagement

Akquise to go

Podcast: So bleibt der Kunde bei uns... und nicht bei der Konkurrenz
  • Podcast: So gehst du wirkungsvoll mit Einwänden im Kundengespräch um
  • Podcast: Was Akquise und Marathonläufe gemeinsam haben
  • Podcast: Der erste Schritt, damit Kunden dir vertrauen

Quiz

Quiz: Karneval, Fastnacht und Co - Sind Sie ein echter Narr?
  • Online-Quiz: 10 Fragen zum Muttertag
  • Quiz: Ostern – Wie gut kennen Sie sich aus?
  • Online-Quiz: 12 Fragen zu der Jahreszeit Winter

Lohn & Gehalt

Entgeltumwandlung – die richtige Vorsorge durch das Bruttogehalt
  • Gehaltsverhandlung: Wie Frauen richtig verhandeln
  • Lohnbuchhaltung 2018: Diese Steueränderungen sollten Sie kennen
  • Verpflegungs-Mehraufwand: Diese Beträge können Sie 2016 geltend machen

Einkommensteuer

Steuerjahr 2022: Homeoffice bringt Steuererleichterungen
  • Corona: So können Sie im Homeoffice Steuern sparen
  • Steuer 2020: Das ändert sich für Fach- und Führungskräfte
  • Umzugskosten absetzen – So geht’s

Betriebsrat

Betriebsratsarbeit während der Corona-Krise
  • Arbeitgeber scheitert bei Manipulation der Betriebsratswahl
  • Schulungskosten des Betriebsrats: Oft, aber nicht immer muss der...
  • Massenentlassung ist für den Betriebsrat kein Geschäftsgeheimnis

Arbeitsblätter

Arbeitsblatt: SWOT-Analyse
  • Arbeitsblatt: 4-Stunden-Arbeitstag
  • Arbeitsblatt: Strukturierung Ihrer Rede mit der EMMA-Analyse
  • Arbeitsblatt: Selbstbewertung Ihres Telefonats

Selbstmanagement

Podcast: Und täglich grüßt das Murmeltier
  • Sinn und Unsinn guter Vorsätze
  • Seriöse Ankäufer für den PKW finden: So geht's!
  • Podcast: Glückspilzbewusstsein

Selbsttests

Selbsttest: Welchen Führungsstil nutzen Sie?
  • Selbsttest: Wie gut ist Ihr Plan B, um Krisen zu managen?
  • Selbsttest: Wie gut ist Ihre Emotionale Intelligenz?
  • Selbsttest: Können Sie reden wie ein Profi?

Personal Praxis

Wenn Mitarbeiter unter Verdacht stehen – Was können und dürfen Arbeitgeber tun?
  • 3 Wege zur Verbesserung von Gesundheit und Wohlbefinden Ihrer...
  • Gesundheitsmanagement: Krankenstand hängt von 3 wichtigen Faktoren ab
  • Mitarbeiterbeurteilungen: Diese Fehler sollten Sie im...

Konfliktmanagement

Konflikte bewältigen: Mit der 3D-Methode Lösungen finden
  • Aggressives Verhalten im Team: 3 Tipps für die Konfliktlösung
  • Hilfe, meine Familie nervt
  • Gezielt Ihr Problem lösen: Stellen Sie sich 5 Fragen

Altersvorsorge

Privat versichert: Darauf müssen Sie achten
  • Zusätzliche Altersvorsorge mit einem Fondssparplan: Tipps für Anfänger
  • Die betriebliche Altersvorsorge: cleveres Sparen für den Ruhestand
  • Höheres Gehalt nach der Trennung bleibt für Trennungsunterhalt...

Arbeitsrecht

Wenn Mitarbeiter unter Verdacht stehen – Was können und dürfen Arbeitgeber tun?
  • Warum Sie dem Brandschutz am Arbeitsplatz höchste Priorität einräumen...
  • Missbrauch von Firmenwagen: Kündigung ja oder nein?
  • Legal oder nicht? Überwachung aus dem Homeoffice

Kommunikation

Quiz: Karneval, Fastnacht und Co - Sind Sie ein echter Narr?
  • Mitarbeitergespräche erfolgreich führen: 5 Kommunikationsfehler, die...
  • Online-Quiz: 10 Fragen zum Muttertag
  • Wie man Übermorgengestalter motiviert
  • News
    • Personal
    • Wirtschaft
    • Steuern
    • Recht
  • Management & Unternehmensführung
    • Existenzgründung
    • Unternehmensführung
    • Marketing
    • Personalmanagement
      • Personal-Praxis
      • Mitarbeiterführung
      • Konfliktmanagement
      • Teamarbeit
    • Controlling
    • Projektmanagement
    • Einkauf & Vertrieb
    • Qualitätsmanagement
    • Arbeitsschutz & Arbeitssicherheit
  • Recht & Urteile
    • Arbeitsrecht
    • Wirtschaftsrecht
    • Verbraucher
    • Betriebsrat
    • Altersvorsorge & Sozialversicherungen
  • Job & Karriere
    • Karriereentwicklung
    • Karrierefrauen
    • Kommunikation
    • Selbstmanagement
    • Zeitmanagement
    • Work-Life Balance
    • Büromanagement & IT
      • Internet
      • Tech Tricks
      • Organisation
      • Getting Things Done
  • Steuern & Finanzen
    • Umsatzsteuer
    • Einkommensteuer
    • Sonstige Steuern & Abgaben
    • Lohn & Gehalt
    • Geld & Kredit
  • Themen & Tools
    • Themen von A-Z
    • Checklisten
    • Zeugnisse
    • Abmahnungen
    • Kündigungen
    • Arbeitsverträge
    • Betriebsvereinbarungen
    • Musterschreiben
    • Muster
    • Formulare & Anträge
    • Fragebögen
    • Arbeitsblätter
    • Übersichten
    • Selbsttests
    • Podcasts & Videos
Busienss netz logo
  • Impressum
  • Kontakt
  • Datenschutz
  • Nutzungsbedingungen
  • Mediadaten
  • Partner
  • RSS-Feeds
Copyright Webmedia4business GmbH, alle Rechte vorbehalten