Zeitmanagement: Womit Sie so Ihre Zeit verbringen - Zeitdiebe erkennen

31. Januar 2019

Wissen Sie, wie viel Zeit Sie einzelne Aufgaben kosten, wie viel Zeit Sie mit Korrespondenz, mit der Beantwortung von E-Mails oder in Besprechungen verbringen?

Womit Sie so Ihre Zeit verbringen - Zeitdiebe erkennen

Verschaffen Sie sich einen konkreten Überblick, welches Zeitbudget Sie wofür einsetzen. Nur so können Sie erkennen, wo Ihre Zeitdiebe liegen, die Ihnen die Zeit stehlen, die Ihnen am Ende des Arbeitstages fehlt.

Testen Sie erst einmal diese einfache, wenig aufwändigen Methode: Überlegen Sie sich die 7 Bereiche, die Sie am meisten interessieren. Schätzen Sie dann, welchen Anteil Ihrer Zeit Sie auf die einzelnen Bereiche verwenden.

Hier ein Beispiel:

Bereich	Zeitbedarf - Soll	Zeitbedarf - Ist
Besprechungen	10 %	10 %
E-Mails (allgemein)	15 %	10 %
Störungen	20 %	15%
Feuerwehraktionen	10 %	5 %
Suche nach Unterlagen	5 %	5 %
Konzentrierte Arbeit an den Kernaufgaben	20 %	30 %
Regenerative Pausen	3 %	5 %
Sonstiges	17 %	20 %
Summe	100 %	100 %

Tragen Sie in den nächsten Wochen Ihre Arbeitszeit in diese Excel-Tabelle Zeitprotokoll ein.

In den gelb hinterlegten Zellen rechnet Excel automatisch aus, wie viel Zeit Sie für die jeweilige Kategorie benötigen und was dies in Prozent und in Stunden Arbeitstag bedeutet.

Wenn Sie feststellen, dass ein Bereich zu viel Zeit beansprucht, sollten Sie Maßnahmen überlegen, wie Sie das ändern können.

Expertenrat

Wichtige technische Hinweise zum Zeitprotokoll:

Die Spalten G1 bis M1 können Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen.
Füllen Sie bitte nur die weißen Zellen B5 bis M302 aus.
Die gelb hinterlegten Zellen markieren Formeln, bzw. die Grenze ab der die Formeln die eingetragenen Werte nicht mehr erfassen.
Spalte B: Hier tragen Sie das Datum in der Form „21.02.2..." ein. Sie brauchen nur „21.02" eintippen. Mit der Pfeiltaste nach rechts wird das Datum vollständig eingetragen.
Spalten C und D: Hier tragen Sie die Uhrzeit ein in der Form „10:21".
Spalte E: Die Dauer können Sie per Formel ermitteln. Für die Zeile 5 lautet diese „=D5-C5". Ab Zeile 6 brauchen Sie die Formel nicht mehr schreiben. Kopieren Sie die Zelle in Zeile oberhalb und fügen Sie den Inhalt in der gewünschten Zeile ein.
Spalte F: beliebig verwendbar für Ihre Kommentare
Spalten G bis M: Hier tragen Sie die Zeit in Stunden und Minuten ein (Format „1:21")