Schritt für Schritt zu optimalem Zeitmanagement

31. Januar 2019

Sie wollen oder müssen Ihre Arbeitsaufgaben in einem 4-Stundentag erledigen?

Dann gelten für Sie überwiegend die gleichen Regeln des Zeitmanagements wie für „Vollzeitkräfte".

Allerdings arbeiten Sie unter verschärften Bedingungen. Bestimmte Zeitbudgets wie Rüstzeit, Einarbeitungszeit, Teambesprechung usw. schlagen bei Ihnen anteilig mehr zu Buche, als bei einem 8-Stunden-Arbeitstag.

Die kleinen Sünden wie ein zu langer Schwatz mit Kollegen kann bei einem 8-Stunden-Arbeitstag eher ausgebügelt werden.

Bei einem 4-Stunden-Arbeitstag müssen Sie sich zu Arbeitsbeginn schnell warmlaufen und besonders effektiv arbeiten.

So optimieren Sie Ihr Zeitmanagement Schritt für Schritt:

Schritt 1: Bestandsaufnahme durchführen

Bevor Sie anfangen zu optimieren, sollten Sie sich erst einmal klar werden, wo Sie überhaupt stehen. Überlegen Sie daher kurz, was Ihnen zu den folgenden Fragen spontan einfällt:

Was läuft momentan nicht so gut?
Was stört mich?
Was kommt zu kurz?
Was kostet zu viel Zeit?

Schritt 2: Routingeaufgaben abarbeiten

An jedem Arbeitsplatz gibt es eine ganze Reihe von kleinen Aufgaben.

Oft sind die Aufgaben für sich genommen gar nicht so wichtig. Wenn sie aber liegenbleiben, wird der Rückstau immer größer, es kommen Rückfragen und Beschwerden. Spätestens dann kostet der Kleinkram mehr Zeit und Energie, als Sie ihm eigentlich zugestehen sollten.

Die wichtigsten Prinzipien in diesem Zusammenhang sind:

Fassen Sie gleichartige Arbeiten zu sinnvollen Arbeitsblöcken zusammenfassen.
Arbeiten Sie möglichst viel nach dem Einmal-Prinzip ab.
Trauen Sie sich rechtzeitiges Nein-Sagen zu Aufgaben, die Sie angesichts der übrigen Arbeit übernehmen können.
Arbeitsabläufe optimieren Sie fortlaufend und räumen unnötige Schleifen und Reibungspunkte aus.

Mit Hilfe dieser Prinzipien sollte es möglich sein, regelmäßige Pflichtaufgaben und Re-Aktionen zeitnah und zuverlässig zu bewältigen.

Nun sollte - am besten werktäglich - noch eine sogenannte „Stille Stunde" übrig bleiben.

Schritt 3: Ziele & Prioritäten setzen

Kunden/innen und Vorgesetzte haben es meist sehr eilig. Daher übertragen sie Aufgaben gerne mit den Worten „Können Sie bitte möglichst schnell ..." oder „Können Sie dies bitte erledigen? Das hat höchste Priorität".

Wenn Sie sich nach den Prioritäten richten, die andere in der Alltagshektik für Sie setzen, werden Sie nie froh. Mit dem nötigen Abstand betrachtet, ist es jedermann klar, dass nicht alles gleichzeitig und sofort erledigt werden kann. Sie sollten sich daher Klarheit verschaffen über die Ziele Ihres Aufgabengebietes und die Prioritäten, die sich daraus ableiten.

Je nach Ihren Kompetenzen, können Sie dann bei der nächsten „ASAP-Order" (ASAP = as soon as possible) entsprechend reagieren.

„Das kann ich frühestens am [realistischer Termin] erledigen" oder „Heißt das, A, B, C kann warten bis [realistischer Termin]?"

Die meisten Berufstätigen sind in der Situation, dass sie gar nicht mehr alle Aufgaben erledigen können. Spätestens, wenn Sie Ihr Arbeitspensum nicht mehr schaffen können, sollten Sie sich gezielt Gedanken machen, worum Sie sich künftig nicht mehr kümmern werden. Wenn schon etwas unerledigt bleibt, sollten dies nicht die Dinge sein, die zufällig eine Weile aus dem Fokus rücken; es sollten die Dinge sein, die wirklich am unwichtigsten sind.

Schritt 4: Die Umsetzung planen

Dank Schritt 2 und Schritt 3 haben Sie die nötigen Routinearbeiten erledigt und Sie wissen, welches die wichtigsten Ziele sind, die Sie realisieren wollen.

Anhand des verbleibenden Zeitbudgets können Sie entscheiden, was Sie zu welchen Terminen umsetzen wollen. Schätzen Sie hierbei Ihre Möglichkeiten nicht zu ehrgeizig ein, sondern denken Sie an die 60-40-Regel: nur 60 % verplanen und 40 % Puffer lassen.

Bei komplexen Aufgaben ist es wichtig, dass Sie sich sinnvolle Zwischenschritte überlegen und entsprechende Teilziele setzen.

Schritt 5: Stille Stunde berücksichtigen

Wenn Sie immer nur 5 oder 10 Minuten am Stück an einer komplexen Sache arbeiten können, kommen Sie nur im Schneckentempo oder gar nicht voran. Nutzen Sie daher die „Stille Stunde" konsequent, um schwierigere und komplexere Aufgaben zu erledigen.

Außerdem ist dies die richtige Zeit, an der Umsetzung Ihrer Ziele zu arbeiten. In dieser Zeit sollten Sie Störungen von außen möglichst unterbinden. Der Zeitbedarf für die „Stille Stunde" kann je nach Arbeitsgebiet stark unterschiedlich sein.

Vielleicht reichen Ihnen 30 Minuten jeden zweiten Tag oder Sie brauchen 2 Stunden täglich. Wichtig ist, dass Sie sich regelmäßig Zeit für konzentriertes Arbeiten reservieren.

Wenn Sie oben unter Schritt 1 festgestellt haben, dass mittel- und langfristige Themen zu häufig auf die lange Bank geschoben werden, sollten Sie mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten einplanen.

Schritt 6: Kontrole und Reflexion

Am Ende Ihres 4-Stunden-Arbeitstages nehmen Sie sich am besten ein paar Minuten Zeit nehmen, um kurz nachzudenken:

Was lief heute gut, was lief nicht so gut?
Was steht morgen an? Wie sieht der Plan für morgen aus?
Was möchte ich grundsätzlich verbessern, optimieren?

6 Tipps für Ihren 4-Stunden-Arbeitstag

Tipp 1:

Nehmen Sie sich nicht zu viel vor. In 4 Stunden können Sie nicht „die Welt zerreißen".

Tipp 2:

Informieren Sie wichtige Ansprechpartner, wann Sie am besten erreichbar sind. Sparen Sie dabei die „Stille Stunde" aus, um hier Störungen von vornherein zu minimieren.

Wenn Sie von 9 bis 13 Uhr arbeiten, können Sie z. B. sagen: „Am besten erreichen Sie mich werktäglich von 9 bis 12 Uhr". Wenn Sie gleich morgens konzentriert arbeiten wollen, können Sie auch sagen „von 10 bis 12 Uhr". Das klingt erst einmal nach einem beneidenswert kurzen Arbeitstag.

Aber vernünftige Leute wissen, dass man sich morgens erst einmal ein wenig sortieren muss. Und wenn immer 2 Minuten vor Feierabend das Telefon klingelt, sind Überstunden schon vorprogrammiert.

Tipp 3:

Termine legen Sie dann natürlich in diese Zeit.

Tipp 4:

Vielleicht können Sie Ihre Sprechzeiten auch in Ihrer E-Mailsignatur vermerken (gegebenenfalls mit Arbeitgeber abstimmen!).

Tipp 5:

Da Sie möglicherweise längere Abstände haben, bis Sie eine angefangene Arbeit fortführen können, sollten Sie sich Notizen machen, welches die nächsten Schritte sind.