Führen Sie Ihren Auszubildenden systematisch an die Aufgaben heran

Als Führungskraft sind Sie bei der Delegation von Aufgaben an Ihren Auszubildenden besonders gefordert. Sie müssen die Arbeiten nicht nur an ihn übertragen, sondern ihn bei den meisten Aufgaben auch anleiten, damit er die notwendigen Kenntnisse erlangt.

Passen Sie Ihre Delegations-Strategie diesen Erfordernissen an, indem Sie die einzelnen Aufgaben, Tätigkeiten und Arbeitsbereiche systematisieren. Durch solch eine Struktur bieten Sie Ihrem Azubi einen Orientierungsrahmen, der ihm hilft,

• Kenntnisse und Wissen bausteinartig zusammenzufügen,
• Sachverhalte wiederzuerkennen,
• Arbeitsabläufe schneller nachzuvollziehen,
• gleiche Abläufe zu erfassen und sein Tun darauf abzustimmen
• und selbstständiger und eigenständiger handeln zu können, um so Lernschritte, die Sie zweifelslos anhand des Ausbildungsplans für das erste, zweite und dritte Lehrjahr festlegen, schneller umzusetzen und auch miteinander verknüpfen zu können.

Delegieren Sie systematisch: 5 Tipps

Tipp Nr. 1: Ordnen Sie zu

Viele Aufgaben oder Tätigkeiten basieren auf gleichen Handlungsabläufen. Oder sie benötigen ähnliche Fertigkeiten. Soll Ihr Azubi beispielsweise einen Brief an den Kunden tippen, wird es

• Standards zur Erstellung des Adressfeldes, der Anrede und der weiteren Struktur des Briefes geben, die der Azubi einmal gelernt, immer anwenden kann.
• Formulierungen, gar Brief-Vorlagen geben, die der Azubi dafür nutzt.

Damit Ihr Azubi also künftig bei einzelnen Aufgaben, die Sie an ihn delegieren, schneller erkennen kann, auf welches erworbene Wissen und welche erlernten Fähigkeiten er zurückgreifen kann, schaffen Sie eine systematische Ordnung wie:

• Antwortschreiben auf Anfragen gehören zur Hauptkategorie Kundenbriefe.
• Daten eingeben zur Hauptkategorie Excel Dateien.
• Überstunden berechnen zur Hauptkategorie Lohnabrechnung.
• Telefonate entgegennehmen zur Hauptkategorie (Telefon-)Kommunikation.

Tipp 2: Vermitteln Sie das Endziel

Sie werden selbstverständlich komplexe Aufgaben, die der Azubi noch nicht beherrschen kann, in kleine, leicht umsetzbare Schritte aufteilen, die Ihrem Azubi auch rasche Erfolgserlebnisse bescheren. Steigern Sie seine Motivation und sein Engagement diese einzelnen Schritte gut zu bewältigen, indem Sie ihm mitteilen, welches Endziel durch die einzelnen Schritte erreicht wird. „Mit diesem Schritt schaffen wir die Basiskenntnisse für die Lohnbuchhaltung. Es folgen noch 10 weitere Minischritte. Sobald Sie diese alle beherrschen, wissen Sie, auf was Sie alles achten müssen, um die Löhne korrekt zu berechnen. Der erste Schritt umfasst …“

Tipp 3: Schaffen Sie Verknüpfungen

Weisen Sie daraufhin, wenn einzelne Aufgaben zwar neu sind, doch Teilbereiche dieser Aufgabe Kenntnisse erfordern, die der Azubi bereits beherrscht. „Sie haben bereits in den letzten Monaten Telefonate entgegengenommen und auch Termine mit einzelnen Kunden abgestimmt. Heute möchte ich, dass Sie diese einzelnen Kunden anrufen und die Termine für morgen und übermorgen aufgrund eines Trauerfalls auf nächste Woche Dienstag- oder Mittwochvormittag verlegen. Nutzen Sie dafür wie gewohnt den Telefongesprächsbogen, um die Gesprächsergebnisse zu notieren. Die Telefonnummern finden Sie in der Kundendatei im Computer.“

Tipp 4: Probleme als Lernzwischenschritte integrieren

Auftretende Fehler und Schwierigkeiten dienen dazu, die eigene Delegation an den Azubi und dessen Fähigkeiten anzupassen.

• Hat der Azubi vielleicht etwas falsch verstanden?
• Sitzen die Grundkenntnisse nicht so, wie sie sollten?
• Wurde zu schnell vorgegangen?
• Wurde ein Zwischenschritt missverstanden oder unzureichend erklärt?
• Wurde etwas vorausgesetzt, was als Wissen nicht vorhanden ist?
• Ist die Verknüpfung zu anderen ausgeführten Aufgaben misslungen?

Das jeweilige Problem gibt Auskunft darüber, in welchem Bereich der Azubi weitere oder besondere Hilfestellung benötigt. Strukturieren Sie in solchen Fällen Ihre Delegation neu.

Tipp Nr. 5: Verstärkt anleiten, verstärkt kontrollieren

Egal, ob Sie persönlich, der Sachbearbeiter, Meister oder Ausbildungsleiter die Ausführung der einzelnen Aufgaben durch den Azubi begleiten, sowohl das Einweisen in die einzelnen Arbeitsschritte, als auch die Kontrolle des Arbeitsergebnisses erfordert Zeit, die Sie einplanen müssen. Zeit

• für Fragen,
• für weitere zusätzliche Erläuterungen,
• fürs Vorführen und Zeigen,
• für die Einweisung,
• für eventuelle Zwischenkontrollen,
• für die Besprechung des Arbeitsergebnisses.

Nutzen Sie Kontrollen nicht allein dazu, das Ergebnis abzusegnen, sondern abhängig von der delegierten Aufgabe, die erbrachte Leistung mit Ihrem Azubi ausführlicher zu besprechen:

• Wie ist ihm die Bewältigung gelungen?
• Wie schätzt er sein Tun selbst ein?
• Was fiel ihm an dieser Aufgabe bzw. dem einzelnen Schritt leicht?
• Was bereitete ihm Schwierigkeiten?
• Was hat er (für sich) daraus gelernt und verstanden?

Geben Sie ihm in diesem Gespräch auch ein detailliertes Feedback damit er erfährt, wie Sie ihn und seine Leistung einschätzen.

Checkliste zum Download

Mit Hilfe unserer Checkliste Aufgabendelegation an Auszubildende können Sie sicherstellen für Ihre Delegationsaufgaben bestens gerüstet zu sein.