GTD: Mit einer Checkliste die Zusammenarbeit effektiv managen

Der unnötige Stress in der Zusammenarbeit mit dem Kollegen

Viele Aufgaben, für die Sie verantwortlich sind, werden Sie nicht alleine erledigen. Vielleicht, weil für die Reklamation des Kunden eine weitere Abteilung im Unternehmen Informationen beisteuern muss. Vielleicht, weil Sie generell bestimmte Arbeitsabläufe mit einem Kollegen zusammen bearbeiten. Oft gibt es jedoch hierbei unnötigen Stress.

Denn der Kollege

• liefert mal wieder sein Arbeitsergebnis zu spät.
• hat nur einen Teil des Zwischenschrittes bearbeitet.
• hat Anfragen, die Sie gestellt hatten, ignoriert.
• hat ein unzufrieden stellendes Ergebnis geliefert.
• hat die Priorität der Aufgabe verkannt.

Als Konsequenz davon müssen Sie entweder seinen Teil der Arbeit selbst erledigen oder die Aufgabe wieder an ihn zurückdelegieren. In beiden Fällen verlieren Sie Zeit, sind letztendlich gefrustet und über Ihren Kollegen verärgert. Schieben Sie solchen Erfahrungen gezielt den Riegel vor.

Effizient, effektiv und handlich – eine Checkliste vereinfacht die Zusammenarbeit

Erstellen Sie sich eine Checkliste für die Zusammenarbeit mit Ihrem Kollegen. Sollten Sie regelmäßig gemeinsam die gleichen Arbeitsabläufe bearbeiten, listen Sie auf dieser auf

• welche Arbeitsschritte Sie erledigen.
• welche Arbeitsschritte der Kollege erledigt.
• wann wer was macht.
• bis wann die einzelnen Schritte bearbeitet sein müssen.

Grundsätzlich sollten Sie sich eine Blanko-Checkliste erstellen, die Sie nutzen, sobald Sie eine Aufgabe weiterdelegieren und ein bestimmtes Ergebnis zu einem bestimmten Zeitpunkt erwarten – siehe folgendes Beispiel:

Mein Tipp:

Heften Sie nicht die Original-Checkliste an die Unterlagen, die Sie Ihrem Kollegen zukommen lassen, sondern eine Kopie. Das Original legen Sie in Ihre temporäre Ablage und vermerken entsprechend in Ihrer To-do-Liste den Vorgang.