Zeitmanagement: Spüren Sie gezielt sinnlose Aufgaben auf – so gewinnen Sie Zeit

Priorität im Zeitmanagement: Wichtiges von Sinnlosem unterscheiden

Bei jeder Aufgabe, die Sie übertragen bekommen, bei jeder E-Mail oder jedem Brief, den Sie erhalten, bei jedem Telefonat, das Sie führen, müssen Sie stets eine Entscheidung treffen: Wichtig oder sinnlos?

Nur so können Sie bei der Bearbeitung und in Ihrem Zeitmanagement Prioritäten setzen, die Ihnen aufzeigen, wie Sie

• Ihre Aufgaben und Tätigkeiten innerhalb Ihres Zeitmanagements effektiv planen.
• nicht riskieren, sich zu verzetteln.
• nicht mit unwesentlichen Tätigkeiten und Arbeiten Ihre Zeit vergeuden.
• Ihren Zielen näherkommen.
• Ihre Karriere fördern.

Es kommt nicht allein darauf an, dass Sie Ihre Arbeiten im Unternehmen verrichten, sondern es kommt auch darauf an, welche Arbeiten Sie wann verrichten, denn Qualität im Zeitmanagement zählt.

Optimiertes Zeitmanagement: Entlarven Sie in 3 Schritten sinnlose Aufgaben

Schritt 1: Das Wichtige vom Sinnlosen trennen

Gerade dieser Schritt stellt die größte Hürde dar. Jeder weiß, wie schwierig es oftmals ist, die Frage: „Was ist wichtig?“ zweifelsfrei für sich zu beantworten. Viele Aufgaben und Tätigkeiten, die tagtäglich in Ihrem Eingangskorb auf Ihrem Schreibtisch landen, scheinen ja dringend und wichtig zu sein. Da ist

• die Anfrage des Kunden.
• die Bitte des Kollegen ihm beim Erstellen der Präsentation einige Tipps zu geben.
• der Bericht, der bis nachmittags Ihrem Vorgesetzten vorliegen soll.
• die Internetrecherche, die Sie abschließen sollen.
• die Reisekostenabrechnung, die die Buchhaltung anfordert.
  
  
  

Stehen Sie dann noch unter Stress und macht derjenige, der etwas von Ihnen will, noch zusätzlich Druck, fällt es immer schwerer, gezielt die richtigen Prioritäten zu setzen. Dann wird sich nur noch dem Diktat von außen gebeugt. Mit der Folge: Das eigene Zeitmanagement kann und wird nicht richtig umgesetzt. Entlarven Sie deshalb ab heute mit unserem Prioritätencheck für jede Aufgabe schnell und mühelos sinnlose Aufgaben.

Tipp:

Heften Sie sich den Ausdruck des Prioritätenchecks ganz oben in Ihr Zeitmanagementsystem oder legen Sie es gut sichtbar neben Ihren Computer. Denn Sie sollten diesen griffbereit haben, um eingehende E-Mails oder Aufgaben sofort überprüfen zu können.

Schritt 2: Streichen Sie sinnlose Aufgaben von Ihrer To-do-Liste

Prüfen Sie, ob sich auf Ihrer To-do-Liste weitere sinnlose Aufgaben eingeschlichen haben. Denn manches Mal werden Tätigkeiten notiert, die auf den ersten Blick wichtig erscheinen, es aber nicht sind.

Tipp:

Viele Aufgaben, die bereits seit Wochen oder Monaten auf Ihrer To-do-Liste stehen, entlarven sich als sinnlose Aufgaben. Machen Sie bei diesen sofort den Prioritätencheck. Streichen Sie anschließend beherzt alle sinnlose Aufgabe durch. Sie entrümpeln auf diese Weise nicht allein Ihre To-do-Liste. Sie entrümpeln sich auch mental, weil Sie ein Gefühl der Erleichterung erleben werden, sobald Sie alles Überflüssige von Ihrer To-do-Liste gestrichen haben.

Schritt 3: Prüfen Sie Ihre Gewohnheiten

Jede Gewohnheit, ob Sie nun morgens Ihre Zeitung lesen oder jede Stunde Ihre E-Mails checken, kostet Ihre Zeit. Deshalb ist es sinnvoll, auch liebgewonnene Gewohnheiten in regelmäßigen Abständen mit dem Prioritätencheck zu überprüfen. So erkennen Sie, ob diese Gewohnheit wirklich wichtig und sinnvoll ist oder ob Sie diese nicht endlich loslassen sollten.

Tipp:

Nehmen Sie sich hier nicht zu viel auf einmal vor, d.h. sollten Sie feststellen, dass beispielsweise drei (An-)Gewohnheiten sinnlos sind, lassen Sie diese nicht alle auf einmal los, sondern in einem für Sie angenehmen zeitlichen Abstand. Alles andere erzeugt nur Stress und Stress schwächt Ihre Prioritätensetzung.