Planung optimieren: Beleuchten Sie die Zeitstruktur in Ihrem Beruf

25. Januar 2012


Zeitplanung: Lernen Sie Ihr Zeitaufkommen wirklich kennen

Zeitstruktur im Beruf beleuchten

Obwohl es Arbeiten und somit Arbeitsabläufe gibt, die Sie tagtäglich erledigen müssen, werden auch neue Aufgaben hinzukommen. Deshalb ist es unbedingt erforderlich in regelmäßigen Abständen die eigene Zeitstruktur genauer unter die Lupe zu nehmen. Denn durch das Erfassen Ihrer beruflichen Zeitstruktur

  • entdecken Sie, für was Sie täglich die meiste Zeit benötigen.
  • erkennen Sie, ob der eine oder andere Aufgabenbereich zu viel Zeit beansprucht.
  • können Sie Zeitfresser entlarven und abbauen.
  • können Sie hinterfragen, ob die Zeit, die Sie für einzelne Aufgaben investieren, Sie Ihren Ziele näherbringt und Ihre Karriere unterstützt.
  • können Sie auch hinterfragen, ob diese Aufgabe überhaupt in Ihren Aufgabenbereich gehört.
  • gelingt es, eigene Arbeitsabläufe zeitlich und strukturell zu optimieren.
  • entdecken Sie Aufgaben, die Sie delegieren sollten. 


Führen Sie deshalb mindestens einmal im Quartal eine Analyse Ihrer Zeitstruktur durch. Überlegen Sie sich anhand Ihrer Analyse, welche Änderungen Sie vornehmen sollten. Ihr Zeitmanagement und Ihre Planung profitieren davon.

 

Erfassen Sie Ihre Zeitstruktur

Tragen Sie bei den einzelnen Tätigkeiten und Aufgaben ein, wie viele Stunden Ihrer Zeit Sie dafür aufwenden –und zwar täglich (t), wöchentlich (w), monatlich (m), jährlich (j). Wenn Sie es nicht genau wissen, schätzen Sie es. In den freigelassenen Zeilen können Sie weitere Aufgaben vermerken.

Tätigkeiten und Aufgabe

t

w

m

j

Post lesen

 

 

 

 

E-Mails sichten und beantworten

 

 

 

 

Telefonate führen

 

 

 

 

Korrespondenz erledigen

 

 

 

 

Routineaufgaben

 

 

 

 

Vorgänge bearbeiten

 

 

 

 

Unterlagen suchen

 

 

 

 

Ablage einsortieren

 

 

 

 

Meetings und Besprechungen

 

 

 

 

Teamarbeit, Projektarbeit

 

 

 

 

Abstimmungen mit Sekretärin oder Kollegen

 

 

 

 

Verarbeitung von Fachliteratur

 

 

 

 

Mitarbeitergespräche führen

 

 

 

 

Kunden akquirieren

 

 

 

 

Kundenanfragen beantworten

 

 

 

 

Aufträge abschließen und bearbeiten

 

 

 

 

Persönliche Weiterbildung

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



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