Virtuelle Teams an unterschiedlichen Standorten richtig führen
Dank Technologie und Globalisierung arbeiten Teams über internationale Grenzen hinweg zusammen. Viele Unternehmen stellen immer mehr virtuelle Teams zusammen, mit denen dann eine Führungskraft zwischen Wien, Zürich, Frankfurt oder Hamburg täglich kommunizieren muss.
Aber selbst das größte Aufgebot an Web-Techniken macht Führungskräften die Zusammenarbeit mit virtuellen Teams nicht unbedingt leichter. Um das Beste aus diesen weit verstreuten Mitarbeitern herauszuholen, müssen Teamleiter klare und eindeutige Kommunikations-Routinen aufbauen. Außerdem müssen sie zusätzliche Anstrengungen unternehmen, um Vertrauen aufzubauen und Prozesse öfter überprüfen, um deren optimales Funktionieren sicherzustellen.
Ganz gleich, ob Ihre Mitarbeiter in anderen Gebäudekomplexen für Sie arbeiten, oder von zuhause aus - oder vielleicht beides - diese Tipps werden Ihnen dabei helfen, dass Ihr virtuelles Team reibungslos zusammenarbeitet.
Schritt 1: Starkes Team aufbauen
Ziel: Gut vorbereitet auf die virtuelle Führungsaufgabe
Führungskräfte, die virtuelle Teams erfolgreich führen, teilen bestimmte Charaktereigenschaften: Sie arbeiten viel, reisen viel (manche sogar mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit) und sie gehen geradezu auf in ihrer Arbeit und in der Kultur, die sie kreieren.
Virtuelle Führungskräfte brauchen mehr Energie, weil sie diesen Elan auch an ihr virtuelles Team weitergeben müssen.
So jedenfalls die Auffassung von Matthias Hoffmann, Teamleiter in einem namhaften Medienunternehmen, der mit vielen externen Fachautoren zusammenarbeitet und diese führt.
Der erfolgreiche virtuelle Teamleiter unterscheidet sich durch folgende Eigenschaften von anderen Führungskräften:
Leidenschaft:
Das virtuelle Set-up würde nicht funktionieren, wenn die Mitarbeiter nicht motiviert und synchron zusammenarbeiten, sich gegenseitig unterstützen und beflügeln würden.
Diese Energie kommt im Wesentlichen von Ihnen als virtueller Führungskraft. Dabei müssen Sie nicht tagtäglich von einem Ohr zum anderen grinsen.
Aber wenn es Sie jedesmal genervt sind, weil eine Instant Message oder Email Ihre Gedankengänge unterbricht, dann fällt es Ihnen offensichtlich schwer, sich ständig mit Ihren virtuellen Mitarbeitern auszutauschen. Virtuelle Teams zu managen dürfte dann eher nichts für Sie sein.
Erreichbarkeit:
Die richtige virtuelle Kommunikation erfordert extra Anstrengungen. Von einer natürlichen und spontanen Besprechung anstehender Aufgaben, wie es bei Teams an einem Standort der Fall ist, müssen Sie sich verabschieden.
Denn Ihr virtuelles Team ist über die verschiedenen Standorte, Zeitzonen usw. verteilt und die virtuellen Mitarbeiter sollen sich nicht unwohl fühlen, wenn sie Sie zu merkwürdigen Zeiten anrufen, auch bisweilen spät abends.
Abgesehen von der Führung und Beratung, die Sie Ihren Mitarbeitern geben, was diesen dann ermöglicht, weiterzuarbeiten, zeigen Sie mit Ihrer guten Erreichbarkeit, dass Sie Ihre Mitarbeiter jederzeit unterstützen, was natürlich die Arbeitsbeziehung im Team stärkt. Das bedeutet, dass Sie annehmbare Regeln aufstellen, wann Sie angerufen werden können.
Geduld:
Ein zweistündiges Arbeitsessen mit einem Mitarbeiter in einer anderen Stadt oder einem anderen Land kann zwei Tage für Reisezeit in Anspruch nehmen. Und möglicherweise wäre dann eine 10-minütige Konferenzschaltung besser.
Aber was zeigt uns das? Bunkern Sie Extra-Zeit für gewöhnliche Arbeitsbesprechungen. Das schadet auch nicht Ihrer Produktivität. Ganz im Gegenteil. Beispielsweise sind Konferenzschaltungen in der Regel kürzer und kommen schneller auf den Punkt. Allerdings kann bei einer persönlichen Teambeprechung das Zwischenmenschliche besser gestärkt werden.
Verlässlichkeit:
Führen Sie immer aus, was Sie angekündigt haben, ganz gleich, ob es dabei um Problemlösungen oder einen neuen Laptop geht.
Denn dadurch fördern Sie das gegenseitige Vertrauen. Damit zeigen Sie auch Respekt vor der Arbeit Ihres virtuellen Teams. Wenn Sie sich nicht daran halten, wird Ihr Team Sie auch nicht mehr um Hilfe bitten und Sie fallen lassen. „Gerade Vertrauen ist bei virtuellen Teams sehr wichtig", sagt Teamleiter Matthias Hoffmann. „Vertrauen bauen Sie auf, in dem Sie integer, verlässlich, ja sogar familiär handeln".
Checkliste5 Wege, wie Sie als virtuelle Führungskraft Vertrauen aufbauen
Befragt, wie er Vertrauen aufbaut, sagt Matthias Hoffmann, dass er sich in das Netzwerk seines Teams integriert, indem er mit ihnen mitarbeitet. „Wenn Sie als Führungskraft im Team mitarbeiten, werden Sie nicht nur als Manager eines Teams und seiner Prozesse wahrgenommen". Hoffmann ist für sein Team für Fragen oder fürs Brainstorming stets erreichbar und verbringt im Schnitt eine Stunde pro Woche mit jedem seiner 14 Teammitglieder.
Dabei hat er folgende Checkliste entwickelt:
Bauen Sie als virtuelle Führungskraft Vertrauen auf? |
Ja |
Nein
Sind Sie stets erreichbar für Ihre Teammitglieder?
Falls Nein, vermeiden Sie, dass Sie Ihre Mitarbeiter nur über den Anrufbeantworter erreichen und antworten Sie auf Anrufe so schnell als möglich.
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Sind Sie sarkastisch und spöttisch auf die Distanz?
Falls Ja, vermeiden Sie das unbedingt, da es gerade in Emails oder Konferenzschaltungen zu Missverständnissen führt.
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Behandeln Sie sensible Punkte mit Diskretion?
Falls Nein, stellen Sie das unbedingt sofort ab, denn es führt zu Unruhen in Ihrem Team.
Wenn Sie eine diskrete Information eines Teammitgliedes über ein anderes erhalten, sprechen Sie das Teammitglied gegebenfalls darauf an, aber ohne Ihre Quelle zu nennen.
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Kommunizieren Sie so oft wie nur möglich und auf unterschiedlichen Kanälen (Email, Telefon, Konferenzschaltung, persönlich)?
Falls Nein, sollten Sie überlegen, ob die Führung virtueller Teams das richtige für Sie ist.
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Besuchen Sie Ihre Mitarbeiter in ihrem jeweiligen Umfeld?
Falls Nein, holen Sie das unbedingt nach. Denn es zeigt Respekt und Interesse an ihrer Person und ihrer Arbeit.
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Schritt 2: Richtige Zusammensetzung
Ziel: Bauen Sie ein Team auf, das gut über die Distanz zusammenarbeitet
Teams ohne Grenzen brauchen Leute, die auch ohne autoritären Chef, der ihnen dauernd über die Schulter blickt, produktiv sein können.
Virtuelle Teammitglieder sollten motiviert, diszipliniert sein und flexibel mit ihrer Arbeitszeit umgehen können, sodass sie mit anderen auch in unterschiedlichen Zeitzonen unkompliziert in Kontakt treten können.
„Mitarbeiter, die es gewohnt sind, um 17 Uhr Feierabend zu machen, sind nicht die richtigen für ein virtuelles Team", sagt Mathias Hoffmann. „Sie sollten sich außerdem schriftlich gut verständlich machen können, denn Email und Instant Messaging sind die täglichen Standard-Kommunikationsformen, die üblicherweise verwendet werden".
Außerdem sollten virtuelle Mitarbeiter gut darin sein, Ideen selbstständig zu entwickeln, Hilfen von sich aus zu offerieren oder darum zu bitten und bereit sein, selbstständig Entscheidungen zu treffen.
Tipp
So setzen Sie virtuelle Teams richtig zusammen
- Der richtige Mitarbeiter für die Aufgabe: Extrovertierte und Ideengeber neigen zu Aufgaben, die häufige und stetige Kommunikation erfordern. Stellen Sie sicher, dass sie nur mit solchen Mitarbeiter zusammensitzen, die das gut vertragen können. Introvertierte und Entscheider arbeiten besser von zu Hause aus oder an Solo-Projekten.
- Passen Sie die Arbeit den entsprechenden Zeitzonen an: Wenn einige virtuelle Mitarbeiter dann arbeiten, wenn andere schlafen oder an etwa anderem arbeiten, verteilen Sie die Arbeit so, dass sie einzelnen nicht auf die Rückmeldungen der andren warten müssen.
- Sorgen Sie für ein 4-Augen-Prinzip: Errichten Sie für die besonders kritischen Aufgaben ein 4-Augen-Prinzip und sorgen Sie für genaue Vertretungsregeln.
- Treffen Sie Vereinbarungen: Klären und spezifizieren Sie genau, wie viel ein virtuelles Teammitglied genau am Projekt zu arbeiten hat und wie viel Zeit es dafür hat. Welche Ziele erreicht werden müssen und mit welcher Häufigkeit Rückmeldungen und Reports gemach werden müssen. Solche Vereinbarungen sind handfest und Sie sowie Ihre virtuellen Mitarbeiter können darauf verweisen.
- Achten Sie auf Rückmeldung: Wenigstens 2 Mal im Jahr sollten Sie fragen, was funktioniert und was nicht. Ändern Sie dann die Prozesse, wenn nötig. Kündigungen sind ein typisches Zeichen dafür, dass etwas nicht stimmt. Selbst wenn einer Ihrer Mitarbeiter sich an die Zeitvorgaben hält und gute Arbeit abliefert, wenn Sie immer weniger von ihm hören, kann das ein Zeichen dafür sein, dass er nicht mit der Zusammenarbeit zufrieden ist.
Expertenrat
Verknüpfen Sie Ihr virtuelles Team
Nachdem sie dutzende virtueller Teams untersucht haben, einschließlich Team bei BP, Nokia und sogar der Deutschen Bundesbahn empfehlen Forscher der London Business School folgendes:
- Rekrutieren Sie Freiwillige: Halten Sie nach freiwilligen Teilnehmern innerhalb Ihres Unternehmens Ausschau, die gerne in einem virtuellen Team mitarbeiten würden, statt Mitarbeiter quasi von oben dafür zu benennen.
- Setzen Sie Netzwerker in jedes virtuelle Team ein: Virtuelle Teams brauchen Persönlichkeiten, die aufgrund ihrer Erfahrung, Historie, Fähigkeiten und Fertigkeiten viele Verbindungen zu anderen nützlichen und dem Projekt dienlichen Leuten haben.
- Netzwerker sorgen für die notwendige Beachtung des virtuellen Teams und seiner Verdienste. Nokia beispielsweise kultiviert in seinem Unternehmen das Netzwerken, indem es jeden neuen Mitarbeiter mindestens 10 Mitarbeitern innerhalb und außerhalb einer Abteilung vorstellt.
Schritt 3: Nutzen Sie IT-Technologien
Ziel: Finden Sie die richtigen Technologien, die sowohl dem Job dienen als auch dem virtuellen Mitarbeiter, der sie verwendet
Bei der Technologie gibt es nur eine Möglichkeit: Der Job diktiert, welches technische Hilfsmittel Sie wählen. Investieren Sie nicht in den letzten Schrei, um sich dann zu fragen, wie die Technologie Ihr Team unterstützen kann.
Telefon, E-mail, Instand Messaging, Wikis, das Firmen-Intranet sind schon ein breites Angebot, mit dem Sie die Arbeit in einem virtuellen Team beginnen können. Spezielle Software können Sie dann später noch installieren.
Die neuesten Informationen und Fakten finden Sie in unserem Schnell-Check: Die 10 besten Tech-Tools für die richtige Betreuung virtueller Teams.
Lesen Sie hier die wichtigsten Regeln, wie Sie das meiste aus den bestehenden Standard-IT-Tools herausholen können:
Sie sollten computererfahren sein: Neben der gängigen Unternehmenssoftware, die Sie im Hause haben, müssen Sie sich ständig über die neuesten Entwicklungen informiert halten. Damit Sie stets effizient mit Ihrem virtuellen Team zusammenarbeiten.
Schon allein, um auf gleicher Höhe zu sein mit den Teammitgliedern, die noch Computer-erfahrener sind als Sie. Möglicherweise verwenden die schon längst Instant Messaging, und Sie lieber das Telefon.
Sicherlich sind Sie der Boss, aber es lohnt sich zu fragen, wie IhreTeammitglieder lieber kommunizieren. Und wenn das Instant Messaging ist, sollten Sie auch damit arbeiten.
Seien Sie kreativ bei der Basis-Technologie:
Nehmen Sie beispielsweise ein Brainstorming während einer Konferenzschaltung auf, sodass die Teilnehmer ihren Gedanken wirklich freien Lauf lassen können.
Niemand muss sich dann Notizen machen und jeder Gesprächsteilnehmer kann kreativ sein. Nutzen Sie dafür ein digitales Aufnahmegerät, das Sie mit der Telefonanlage verbinden können. Downloaden Sie die Aufnahme und stellen Sie sie im Intranet zur Verfügung. Oder lassen Sie sie abtippen. Ihre Teammitglieder können dann bequem darauf zurückgreifen.
Bauen Sie ein Support-System auf: Sorgen Sie für einen Ansprechpartner, der ausschließlich für den technischen Support Ihrer Teammitglied zuständig ist.
Schritt 4: In Kommunikationsfähigkeit TopZiel: Kommunizieren Sie und Ihre virtuellen Teammitglieder auf sinnvolle Weise
Schlechte oder sogar fehlende Kommunikation und die Häufigkeit an Missverständnissen haben viel miteinander zu tun. Wenn dann noch das Arbeiten über Distanzen dazu kommt, werden die Probleme umso größer.
Richtig zu Kommunizieren hat nicht nur mit technischen Hilfsmitteln zu tun. Es geht auch darum, wie oft Sie diese verwenden, was Sie sagen und wie Sie es sagen! Lesen Sie hier, wie Sie wohlüberlegt mit Ihrer Truppe kommunizieren:
Beginnen Sie mit den Standards:
Stellen Sie 5 oder mehr Kommunikations-Regeln auf, die für Ihre Arbeit von Bedeutung sind. Beispielsweise kann es für Sie wichtiger sein, über sensible oder schwierige Fragen des Projekts am Telefon zu sprechen, als darüber zu mailen, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden.
Oder Sie stellen die Regel auf, dass bei direkten Email-Antworten die Betreffzeile spezifiziert werden muss und der Ansprechpartner auch in den üblichen Grußformeln genannt wird. So wissen diejenigen, die die E-mail in Kopie erhalten, dass sie nichts zu tun brauchen.
Bauen Sie Routinen auf:
Wahrscheinlich haben Sie es schon oft gehört, doch regelmäßige Besprechungen oder wöchentliche Up-dates per Email können Ihnen auch bei der Kommunikation mit virtuellen Teams jede Menge Kummer ersparen.
Auch die wöchentlichen Jour-fix mit Ihrem virtuellen Team sollten feste Strukturen aufweisen. Gerade weil Sie den Teammitgliedern nicht persönlich gegenüber sitzen.
Beispielsweise könnte die Jour-fix-Struktur so aussehen, dass zunächst die strategischen Aspekte - wie Aufgabenverteilung und Deadlines oder aktuelle Probleme bei Projekten - besprochen werden und im Anschluss über bestimmte Fragen ein Brainstorming stattfindet.
Stellen Sie sich auf persönliche Präferenzen ein:
Wenn Mitarbeiter weit verstreut sind, besteht die größte Gefahr darin, dass sie mit Ihnen keinen Kontakt halten und Sie außen vor lassen. Als Führungskraft müssen Sie sie dann dazu ermuntern, zu kommunizieren, und zwar in einer Weise, die für den Mitarbeiter effektiv ist und bei der er sich wohl fühlt. Ist Ihr Mitarbeiter beispielsweise ein langsamer Schreiber, rufen Sie ihn besser an. Ist Ihr Mitarbeiter eher ein scheuer Typ, dann mailen Sie besser.
Tipp
Wenn es hart auf hart kommt: So händeln Sie Probleme Ihrer virtuellen Mitarbeiter
Virtuelle Mitarbeiter managen Ihre Wahrnehmung von ihnen und ihrer Arbeit äußerst vorsichtig und bewusst.
Sie konfrontieren Sie mit einem Problem zumeist erst dann, wenn es eskaliert, weil sie Sie nicht belasten und Ihnen Ihre Zeit nicht rauben wollen. Ohne Körpersprache wie beispielsweise Seufzer oder frustrierte Blicke ist es schwer zu erahnen, wann ein virtueller Mitarbeiter wirklich Unterstützung nötig hat. Hier helfen E-mails natürlich nicht weiter. Besser ist, Sie rufen an.
Bei Ihren Anrufen sollten Sie die üblichen Floskeln wie „Wie läuft´s?" oder Ähnliches unterlassen. Besser Sie kommen gleich zur Sache zum Beispiel so: „Vor welchen Herausforderungen stehen Sie gerade?".
Doch ziehen Sie das Problem nicht gleich an sich, sondern versuchen Sie, den Mitarbeiter mit der Problemlösung zu betrauen: „Was müsste geschehen, damit es perfekt ist?" „Kann das, was Sie sich wünschen, erreicht werden?" „Wie könnten Sie das erreichen?" „Was können Sie davon heute schon tun?"
Schritt 5: Ein starkes „Wir"-Gefühl
Ziel: Nur durch ein starkes Beziehungsgeflecht befeuern Sie Motivation und Produktivität Ihres virtuellen Teams und führen es zur Höchstleistung
Neueste Untersuchungen des Gallup Instituts haben gezeigt, dass Mitarbeiter mit einer starken Bindung an ihre Arbeit und ihren Arbeitgeber motivierter, loyaler sowie produktiver sind und besser kooperieren.
In typischen Büro-Konstellationen kommen diese Bindungen ganz natürlich zustande. Bei virtuellen Teams muss dieses Beziehungsgeflecht besonders gepflegt werden, und zwar nicht nur zwischen Ihnen als virtueller Führungskraft, sondern auch zwischen den virtuellen Mitarbeitern untereinander.
Persönliches Gespräch
Persönliche Gespräche lassen sich nicht ersetzen, wenn Sie ein starkes Wir-Gefühl aufbauen wollen. Ihre Mitarbeiter sagen Ihnen dann eher, was in ihren Augen nicht funktioniert.
Machen Sie sich auch mit dem Arbeitsstil Ihrer virtuellen Mitarbeiter vertraut, wie sie Entscheidungen treffen und für welche Aufgaben sie am besten geeignet sind. Es gibt keine feste Regel, wie oft Sie sich persönlich mit ihnen treffen sollten, aber 2 Mal im Jahr ist eine ganz gute Faustregel.
Viele virtuelle Führungskräfte führen persönliche Gespräche bei der Einstellung und in Reporting-Phasen. Team Meetings sollten während der Planung und in der Entscheidungsphase stattfinden. Oder als Kick-off-Meeting für ein neues Projekt sowie während der Abschlussphase des Projekts.
Teambildung
Teambildung muss in einer globalisierten Welt auf unterschiedliche Weise stattfinden. Doch ein persönliches Treffen des Teams ist besonders dann wichtig, wenn die Teammitglieder sich praktisch gar nicht sehen.
Mit verschiedenen Events können Sie jedoch das Wir-Gefühl stärken, beispielsweise indem Sie zu verschiedenen Veranstaltungen innerhalb oder außerhalb der Firma einladen. Die anreisenden Mitarbeiter werden dann im Wohnort der dort beschäftigten untergebracht und lernen sich so unterneinander besser kennen.
Das kann zur Stärkung des Wir-Gefühls ungemein beitragen. Bei den Events sollten Sie jedoch darauf achten, dass diese zu allgemein passenden Zeiten stattfinden. Wenn allerdings ein Mitarbeiter nicht teilnehmen möchte, üben Sie möglichst keinen Druck auf ihn aus.
Lob und Anerkennung
In einer virtuellen Welt entfällt ein anerkennendes Schulterklopfen. Bei virtuellen Teammitgliedern müssen Sie andere Belobigungen als Anerkennung der guten Leistung entwickeln.
Beispielsweise können Sie ein Punkte-System einführen, bei dem Mitarbeiter sich monatlich gegenseitig Punkte vergeben dürfen, wenn sie sich bei besonders schwierigen Fragen unterstützt haben. Ab einer bestimmten Anzahl von Punkten gibt es - gestaffelt - Geschenkgutscheine. Die Praxis hat bisher gezeigt, dass diese Geschenkgutscheine kaum eingelöst werden. Was hier zählt ist die reine Anerkennung.
Ein weiteres Beispiel kommt aus der Callcenter-Branche: Hier werden über den Teamleiter direkt auf den Computer Bildschirm Meldungen transferiert wie beispielsweise „Sabine hatte gerade einen tollen Verkauf am Telefon. Gratulation!". Auf diese Weise erfahren auch die anderen Teammitglieder und Kollegen von der guten Leistung und fühlen sich animiert, dem nachzueifern. Und der Mitarbeiter und seine gute Leistung werden anerkannt.
So bringen Sie Ihr virtuelles Team zusammen - die wichtigsten Tech-Tricks
Mit den Techniken für virtuelles Arbeiten können Sie genauso gut Communities innerhalb Ihres Teams errichten. 4 Tipps, mit welchen Technologien Sie die virtuelle Community pflegen und fördern können:
- Richten Sie einen E-mail-Newsletter ein. Wenn Sie darin beispielsweise Lob und Anerkennung für bestimmte Mitarbeiter aussprechen wollen, können Sie dies mit dem Foto des Mitarbeiters versehen.
- Bauen Sie im Firmen-Intranet einen Chatroom auf oder interne Foren, in denen sich Ihr Team austauschen kann. Dort können Sie beispielsweise eine „Virtuelle Happy Hour" einrichten, bei der zu einer festen Zeit nach Dienstschluss gechattet werden kann.
- Setzen Sie einen Blog auf. Bei bestimmten internen Firmenblogs bloggen die Chefs exzessiv und machen sich so für ihre Mitarbeiter sichtbar.
- Nutzen Sie PowerPoint Präsentationen zur Einführung.
Beispielsweise können Sie 2 bis 3-mal im Jahr Web-Konferenzen dafür nutzen, dass sich Mitarbeiter in einer kurzen PowerPoint Präsentation den anderen vorstellen einschließlich ihres jeweiligen Verantwortungsbereichs, woran sie derzeit arbeiten, was sie motiviert, was sie nervt, über ihre persönlichen Interessen und Ziele.
Schritt 6: Durch Ergebnisse führenZiel: Konzentrieren Sie sich auf die Arbeitsergebnisse Ihrer Mitarbeiter, nicht auf ihren Arbeitsstil
Die Art und Weise, wie Mitarbeiter arbeiten, wird natürlich bei verstreuten Mitarbeitern gerne stärker betont, aber das ist nicht wirklich wichtig und sollte nicht die Basis für deren Arbeitsbewertung sein.
Vergessen Sie den Arbeitsstil - etwa die Frage, wie lange ein Mitarbeiter benötigt, um E-mails zu beantworten - und achten Sie lieber auf seine Arbeitsergebnisse, sowohl die materiellen wie auch die immateriellen. Bei den materiellen Arbeitsergebnissen sollten Sie auf Fragen der Zielerreichung konzentrieren, bei den immateriellen Arbeitsergebnissen auf Fragen der Zusammenarbeit im Team, Lösung von Problemen, Entwicklung neuer Ideen und Prozesse, Übernahme von Verantwortung Einsatzbereitschaft, Kundenfreundlichkeit etc.
Stecken Sie Ziele und geben Sie Ihre Erwartungen vor:
Setzen Sie gemeinsam mit Ihren virtuellen Mitarbeitern Ziele und geben Sie Erwartungen vor. Überprüfen Sie die Vorgaben regelmäßig, am besten in schriftlicher Form. Geben Sie an, welche Erfordernisse mit der Arbeit verknüpft sind und was Ihnen und der Firma wichtiger ist: Fristen einzuhalten oder qualitativ hochwertige Arbeit abzuliefern, und welche Kosten damit verbunden sind.
Machen Sie sich Notizen:
Halten Sie in kurzer Form schriftlich fest, wie die Performance Ihrer Mitarbeiter ist und welchen Eindruck Sie haben, positiv oder negativ. Machen Sie das regelmäßig alle paar Wochen. Das bildet die Grundlage für Ihre regelmäßigen Überprüfungen.
Verlangen Sie Berichte und Reports:
Da in aller Regel Arbeit sehr unterschiedliche Anforderungen haben kann, bekommen Sie durch regelmäßige Berichte einen kurzen Eindruck darüber, wie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nutzen. Erwarten Sie dabei nicht, dass Ihr virtueller Mitarbeiter immer von 9 bis 17 Uhr am Arbeitsplatz sitzt. Sondern setzen Sie den Schwerpunkt darauf, dass Mitarbeiter die verwendete Arbeitszeit pro Aufgabe in Prozent quantifizieren.
Vorsicht! Vermeiden Sie Burnout
Da es bei virtuellen Teams stärker auf Arbeitsergebnisse als auf den Arbeitsstil ankommt, vergessen manche virtuellen Mitarbeiter, auf die Uhr zu schauen - besonders in den heißen Phasen eines Projekts - und das kann zu Burnout führen.
Als virtuelle Führungskraft besteht für Sie die Herausforderung darin festzustellen, wann das bei einem Mitarbeiter der Fall ist.
Feststellen können Sie das beispielsweise dann, wenn Lieferfristen nicht eingehalten werden mit der Begründung, dass der Mitarbeiter zu viele andere Arbeiten zu erledigen hat. Je mehr E-mails Sie von diesem Mitarbeiter erhalten, umso wahrscheinlicher ist ein Burnout.
Um virtuelle Mitarbeiter einerseits bei der Stange zu halten und andererseits nicht zu verbrennen, achten Sie darauf, dass der Mitarbeiter die einzelnen Tranchen einer Arbeit möglichst nacheinander - aber innerhalb von drei Monaten - und nicht alles zugleich bearbeitet.
Wenn ein Mitarbeiter auszubrennen droht, setzen Sie ihn an ein anderes Projekt. Oder Sie nutzen nach Möglichkeit das Mittel der Arbeitsrotation. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter ganz glücklich sein, die Arbeit eines erschöpften Mitarbeiters mit zu übernehmen.
Tipp
5 für weitere effektvolle Wege, Burnout zu bekämpfen
- Sorgen Sie dafür, dass der erschöpfte Mitarbeiter Urlaub nimmt.
- Befördern Sie den Mitarbeiter, wenn es passt.
- Belobigen Sie den Mitarbeiter.
- Reduzieren Sie nach Möglichkeit einzelne Aufgaben.
- Fragen Sie den Mitarbeiter, was seinen Job zufriedenstellender und weniger stressig machen würde.
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