Die 10 besten Tools für die richtige Betreuung virtueller Teams

Wenn Sie mit virtuellen Mitarbeitern zusammenarbeiten, die von zuhause aus arbeiten, oder in anderen Städten oder gar Ländern, werden Sie sicherlich bereits mit einigen IT-Tech-Tools arbeiten. Aber nutzen Sie auch die richtigen Tools für den richtigen Job?

Die beste Art, zu kommunizieren hängt von verschiedenen Variablen ab, nämlich von der Dringlichkeit der Informationen, der Komplexität der Aufgaben und den Menschen, die mit diesen Tools arbeiten sollen.

Außerdem ist es wichtig, die Vor- und Nachteile der Tools genau zu kennen. Hier finden Sie die 10 besten Tech-Tools aufgelistet, mit ihren jeweiligen Stärken und Schwächen, und für welche Jobs sie am besten passen:

1. Instant Messaging (IM)

So funktioniert´s: Sendet und empfängt geschriebene Meldungen durch Pop-up-Screen am Bildschirm. Kann von zwei und mehr Nutzern verwendet werden. Nutzer mit Desktop Kameras können außerdem Videos einsetzen, um ihren Meldungen eine persönliche Note zu geben.

Pro: Gibt virtuellen Mitarbeiter ein Gefühl wie als wären sie im Büro. Es geht außerdem schnell und ist persönlicher als Email. Außerdem können Sie mit Instant Messaging sehen, wer gerade online ist. Tracking und Übertragung der ausgetauschten Infos ist möglich.

Contra: Lenkt von der Arbeit ab. Jeder kann sehen, das und wann Sie online sind. Zu oberflächlich für tiefgehende Gespräche und Diskussionen. Wird eher genutzt für unwichtige Angelegenheiten mit der Erwartung einer sofortigen Antwort. Außerdem sind öffentliche bzw. frei zugängliche IM nicht sicher.

Am besten geeignet für: Sofortiges Feedback, schneller Frage-Antwort-Austausch. Gut für Überprüfung, ob jemand per Telefon erreichbar ist. Während einer Konferenzschaltung können Links schnell gesendet werden. Gut für Erinnerungsfunktionen. Gut für Video-Chats und Check-in Meetings.

Tipp

Gute Programme offerieren TRILLIAN oder ADIUM, denn diese Programme können von vielen genutzt werden.

Stellen Sie das IM während Web-Meetings oder wenn Sie Ihren Bildschirm anderweitig nutzen wollen ab. Wenn Sie zu viele IMs erhalten, ändern Sie das Setting in „unsichtbar/invisible" installieren Sie eine neue IM-Adresse für den persönlichen der beruflichen Gebrauch und sagen Sie Ihren Kollegen, dass Sie nur in dringenden Angelegenheiten über IM erreichbar sind.

2. Personal Digital Assistent (PDA)

So funktioniert´s: Packt Telefon, Email, Kalender und andere Anwendungen in einem Organizer zusammen.

Pro:  Sie sind immer verbunden und top informiert, wenn Sie einmal nicht an Ihrem PC sein können. Keine Synchronisierung der Daten notwendig, alles passiert in Real Time.

Contra: Sie sind ständig erreichbar, was zeitaufwändig ist. Tippen ist schwierig, da die Tastatur sehr klein ist. Das Screen ist klein, dadurch das Lesen anstrengend. Kurze Emails können zu Missverständnissen führen oder als unhöflich angesehen werden.

Am besten geeignet für: Geschäftsreisen und für solche, die konstant an ihre eingehenden Emails und Kalender müssen.

Tipp

Um nicht verrückt zu werden, sollten Sie Ihren „Blackberry" auch einmal ausschalten.

3. Telefonkonferenz

So funktioniert´s: Viele Nutzer können sich in ein Telefonat einwählen. Kann intern gehostet werden oder durch einen externen Provider.

Pro: Verbindet eine Vielzahl von Menschen zeitgleich und in Real Time. Günstig. Persönlicher als Email.

Contra: Es wird leicht durcheinander gesprochen. WER spricht ist nicht immer klar. Anrufer machen nebenher etwas anderes und sind dadurch abgelenkt. Optische Präsentationen nicht möglich. Dadurch kann nicht immer gut demonstriert werden, wovon gerade gesprochen wird.

Am besten geeignet für: Geschäftsreisen und für solche, die konstant an ihre eingehenden Emails und Kalender müssen.

Tipp

Verschicken Sie vorab eine Tagesordnung und gegebenenfalls Präsentationsunterlagen, über die dann gesprochen werden kann. Führen Sie das Gespräch nicht auf informeller Ebene fort, wenn es offiziell beendet ist.

4. Videokonferenz

So funktioniert´s: Zur Telefonkonferenz kommt Video hinzu. Dabei stehen die  Kameras im Konferenzraum oder direkt am Arbeitsplatz. Durch die Steuerung über die Stimmen kann die Kamera sich auf die Person konzentrieren, die gerade spricht.

Pro: Gute Alternative zu persönlichen Meetings. Gesten und Körpersprache sehen zu können erleichtert die Kommunikation. Unverzichtbar für Personalabteilungen, die auch Mitarbeiter einstellen.

Contra: Teuer in der Anschaffung. Zu aufwändig in der Bedienung, wenn nicht oft genutzt. Übertragung des Tons führt zu unangenehmen Verzögerungen beim Gespräch in Verbindung mit dem übertragenen Bild. Während man spricht erscheint man auf dem Bildschirm, was für einen selbst störend wirkt.  Erfordert eine Bandbreite von T1 oder mehr.

Am besten geeignet für: geplante offizielle Meetings, wenn Reisen nicht geht. Teambildung über verschiedene Standorte hinweg. Erste Bewerbungsgespräche bei Jobeinstellungen in anderen Städten. 

Tipp

Lassen Sie sich genau in die Bedienung der Apparatur einweisen. Starten Sie die Geräte deutlich vor Konferenzbeginn, da sonst die Videokonferenz nicht pünktlich beginnen wird.

5. Web-Konferenz

So funktioniert´s: Mit einer Website oder einem Software Programm wie NetMeeting können Nutzer sich online treffen in Real Time. PowerPoint-, Whiteboard- oder Flipchart-Präsentationen sind möglich. Video, Text Chat und Real Time-Audio (über Voice over IP) sind ebenfalls möglich.

Pro: Da Dokumente gezeigt und ausgetauscht werden können, eignen sich Web-Konferenzen besonders gut für virtuelle Teams.

Contra: Bei großen Gruppen an unterschiedlichen Standorten schwierig zu starten und aufzusetzen.

Am besten geeignet für: Präsentationen. Ideenaustausch mit verstreuten Mitarbeitern. Komplizierte Diskussionsrunden, bei denen visualisiert werden muss. Troubleshooting im Team.

Tipp

Wenn die Präsentationen langweilig sind und die Teammitglieder mehr oder minder bei sich zuhause sitzen, dann verlieren Sie schnell die Konferenzteilnehmer. Sorgen Sie für spannende Präsentationen und lassen Sie abstimmen. So bleiben die Teilnehmer wach.

6. Wikis

So funktioniert´s: Online Archiv oder Website, wo große Datenmengen geparkt werden können, auf die andere Kollegen Zugriff haben. Bei Wikis können die Kollegen auch editieren und die Dokumente Up-to-Date halten.

Pro: Leicht zugänglich für alle. Mit Wikis kann intern auf Dokumente verlinkt werden. Viele Nutzer können die Dokumente leicht editieren, verändern und auf aktuellen Stand bringen. Außerdem besser als Email, wenn mehrere an einem Projekt gemeinsam arbeiten. FTP ist zudem besser, da große Datenmengen ausgetauscht werden können, was den Email-Server nicht so belastet.

Contra: Viele vergessen, ins Wiki zu schauen um sich aktuell zu halten. Kein Real Time Informationsaustausch. Mühevoll in der Unterhaltung und Aktualisierung.

Am besten geeignet für: Feedback und Up-Dates von vielen Zuarbeitern. Gemeinsame Projektarbeit. Projektplanung über multiple Teams.

Tipp

Um zu verhindern, dass ein Wiki zu lang wird, teilen Sie es am besten auf und verlinken Sie die Einzelteile. Um zu verhindern, dass die Daten im Wiki veralten, ernennen Sie eine Person, die das Wiki regelmäßig aktualisiert. Setzen Sie Regeln auf, damit beim Editieren der Dokumente Daten nicht überschrieben werden. Für noch mehr Tipps, wie Sie Wikis für Ihre Teamarbeit nutzen können, schauen Sie sich unser Video an: Wiki: Das Tool für virtuelle Teams.

7. Spezialtechnologien

So funktioniert´s: Projektspezifische Online-Software, mit der die Teammitglieder Informationen austauschen und modifizieren können. Beispielsweise mit Meeting Place können die Teammitglieder in Real Time ihre Desktops gemeinsam nutzen. SharePoint arbeitet dagegen nicht in Real Time, was gut bei Kollegen in unterschiedlichen Zeitzonen funktioniert.

Pro: Dokumente und Applikationen können leicht unter den Teammitgliedern ausgetauscht werden. Reduziert Reibungsverluste bei unterschiedlichen Versionen.

Contra: Jeder muss die Software downloaden, was Sicherheitsrisiken mit sich bringen kann.

Am besten geeignet für: Brainstorming. Kundenpräsentationen. Archivieren von Firmen- und Kundeninformationen an einer zentralen Stelle, die für externe, virtuelle Mitarbeiter zugänglich ist. Für kleine, Technik-affine Teams. 

Tipp

Spezialtechnologien lassen sich auch fürs Training verwenden und für den technischen Support, wenn etwas repariert werden muss, ohne dabei vor Ort zu sein.

8. Kommunikationsplattformen

So funktioniert´s: Die Software integriert Ihre verschiedenen Kommunikationsformen wie Telefon, Handy, Instant Messaging, Personal Digital Assistent und Email. So entsteht ein VoIP-Netzwerk, das zudem die Kalenderfunktionen integriert. Außerdem können alle Meldungen an den verschiedenen Arbeitsplätzen integriert werden.

Pro: Sehr gute Erreichbarkeit und höchste Produktivität, indem beispielsweise alle Ihre Emails, Voice Mails, Handy-Anrufe, Faxe in Ihren Email-Posteingang transferiert.

Contra: Ständige Erreichbarkeit für alle. Große Erwartungshaltung, dass Sie sich sofort zurückmelden. Nicht immer kompatible mit anderen Applikationen, die Sie nutzen.

Am besten geeignet für: Technik-Freaks und solche, die sich gerne permanent austauschen wollen.

Tipp

Bevor Sie sich für einen Lieferanten entscheiden, entwickeln Sie eine vollständige IT-Strategie und stellen Sie sicher, dass Ihr Lieferant das alles bieten kann.  Und bedenken Sie, ein sofortiger Wechsel Ihrer gesamten IT ist problematisch. Besser Sie wechseln eine Applikation nach der anderen.
 

9. Gemeinsamer Online-Kalender

So funktioniert´s: Die Softwareverlinkt Kommunikationsmittel mit einem Online-Kalender, auf den verschiedene Teammitglieder alle Zugriff haben, um sofort freie Termine für Meetings zu verplanen.

Pro: Spart das Hin und Her, um einen gemeinsamen Termin für ein Meeting zu finden.

Contra: Kalender muss laufend aktualisiert werden, in allen Einzelheiten.

Am besten geeignet für: Schwer beschäftigte Teammitglieder mit vollem Terminkalender und extremen Schwierigkeiten, einen gemeinsamen Termin zu finden.

Tipp

Seien Sie sehr detailliert bei den Kalendereinträgen. Tragen Sie auch ein, wenn Sie beispielsweise nicht im Hause sind, aber Zeit hätten für eine Konferenzschaltung.

10. Telepräsenz

So funktioniert´s: Hoch auflösende Version einer Videokonferenz. Dafür sind große Plasma-Bildschirme notwendig und mit bester Real Time Audio Qualität haben Sie im gesamten Konferenzraum die größtmögliche Anpassung und Übertragung des Meetings.

Pro: Keine Übertragungsverzögerungen beim Ton, genaueste Bildübertragung.

Contra: Sehr teuer. Erfordert spezielle Konferenzräume, hohe Bandbreiten und modernste VOIP-Infrastruktur. Da die meisten Systeme nur mit proprietären Netzwerken arbeiten, funktionieren diese Systeme für firmeninterne Meetings.

Am besten geeignet für: Top-Management, das Reisekosten und Reisezeit reduzieren will.

Tipp

Wenn Ihnen diese Versionen zusagen, sollten Sie aufpassen, dass Sie für die Ausgabe Qualität erhalten. Außerdem sollten die Einsparungen bei den Reisekosten die Anschaffungskosten wirklich überwiegen.

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