Einen Bericht, Text oder Brief schreiben: Den Leser fokussieren

Verständlicher schreiben: Sie schreiben stets für einen Leser

Das Schreiben ist ein einsamer Prozess. Sie sitzen vor Ihrem Bildschirm und tippen Ihre Gedanken per Tastatur in den PC. Dabei sind Sie stets allein – mit sich und der Welt. Doch der Schein trügt. Denn jemand ist immer anwesend (oder sollte es sein): Ihr Leser.

Sie schreiben also nicht für sich. Sie schreiben stets für einen Leser. Sei es ein Kunde, der sich mit einer Anfrage an Sie gerichtet hat. Sei es die Stammkundschaft, die Sie per Werbebrief über neue Angebote zum Kauf animieren wollen. Seien es die Kollegen, die Sie mit Ihrem Bericht über die Entwicklung des Projektes informieren sollen. Sie haben also stets einen Adressaten.

3 Gründe, warum Sie den Leser beim Schreiben fokussieren sollten

Beim Texte verfassen spielt dieser Adressat eine entscheidende Rolle. Nein, er spielt die entscheidende Rolle. Deshalb sollten Sie beim Schreiben Ihren Leser nie aus den Augen verlieren – und zwar aus drei Gründen:

1. Den Leser ansprechen. Sie wollen den Leser mit Ihrem Brief oder Ihrem Bericht erreichen. Sprechen Sie ihn deshalb an – nicht allein mit seinem Namen, sondern auch in seinem Kommunikationsstil.

2. Den Leser abholen. Sie sind der Experte, Ihr Leser meist nicht. Knüpfen Sie deshalb an seinem Wissen, seinen Bedürfnissen und Problemen an.

3. Den Leser gewinnen. Bereichern Sie das Leben des Lesers – mit für ihn wichtigen Informationen und/oder mit Lösungen. Zeigen Sie diese unbedingt in Ihrem Schreiben auf.

Briefe und Texte verfassen: 5 Tipps, wie die Leserorientierung gelingt

Schreiben Sie, um gelesen zu werden. Deshalb stimmen Sie sich mit den folgenden Tipps vor jedem Schreibprozess auf Ihren Leser ein.

Tipp 1: Sich für den Leser „er-wärmen“

Analysieren Sie Ihren Leser – dafür benötigen Sie maximal 5 Minuten. Notieren Sie alles, was Ihnen spontan zu ihm einfällt:

• Sein Name.
• Ob er Stammkunde, Neukunde, Geschäftspartner oder ein Kollege ist.
• Kurzes Profil: Alter und Zielgruppenbeschreibung.
• Kontaktaufnahme: Wie oft ist er schon mit Ihnen in Kontakt getreten? Welche Kontakthistorie liegt vor? Was können Sie aus dieser über ihn ableiten?
• Sein aktuelles Anliegen.

Mit diesen ersten Daten holen Sie bereits den Leser aus seiner Anonymität heraus.

Tipp 2: Sich in den Leser versetzen

Gehen Sie ruhig noch einen Schritt weiter. Vertiefen Sie Ihre Analyse. Versetzen Sie sich in den Leser hinein. Dadurch lernen Sie ihn von einer anderen Seite kennen – und dies erleichtert Ihnen später ungemein den Schreibprozess.

Solch ein Hineinversetzen gelingt mühelos durch die Strategie «Running-a-phrase: Den Gedanken freien Lauf lassen». Beenden Sie die folgenden Sätze so oft Sie können und wollen:

• „Ich (also der Leser) lese diesen Text in meiner Funktion als … und deshalb interessieren mich folgende Fakten…“
• „Zu diesem Thema habe ich bereits Informationen gesammelt, nämlich…“
• „Ich habe die Schlagwort-Suche zu diesem Thema im Internet gestartet, weil mich folgende Frage … beschäftigt/ich an bestimmten Informationen… interessiert bin…“
• „Ich benötige Informationen zu…“
• „Ich will/suche Antworten auf…“
• „Beim Lesen dieses Argumentes/dieser Informationen wende/stimme ich sofort ein/zu…“

Runden Sie auf diese Weise Ihr Leser-Profil ab.

Tipp 3: Ihr Schreibziel benennen

Sie stellen sich vor dem eigentlichen Schreibprozess die eine oder andere Frage. Meist befassen Sie sich mit folgenden Fragen:

• Wie kann ich einen Brief schreiben?
• Wie kann man einen Brief schreiben?
• Wie schreibe ich einen Brief?
• Wie schreibt man einen Bericht?

Doch um richtig Briefe, Berichte oder andere Textformen zu schreiben, ist eins ganz besonders wichtig: Ihr Schreibziel. Solch ein Schreibziel kann folgendes sein:

• Dem Kunden ein Angebot schicken.
• Die Reklamation des Kunden beantworten.
• Eine schriftliche Präsentation für ein Verkaufsgespräch erstellen.

Jedes Schreibziel hat unterschiedliche Inhalte. Notieren Sie sich erste Kernaussagen – für jeden Absatz, für jeden Textabschnitt oder für die einzelnen inhaltlichen Schwerpunkte. Wie Ihnen dies mühelos gelingt, verrät Ihnen der Beitrag „Erfolgreich Texte schreiben: 3 Tricks minimieren Schreibblockaden“. Mit Hilfe Ihrer Kernaussagen erstellen Sie für Ihr Schreibziel anschließend eine Textstruktur. Der Beitrag „Texte schreiben: Ein Textpfad hilft bei der Textgliederung“ zeigt Ihnen, wie Sie sich durch eine Textgliederung das Schreiben erleichtern.

Tipp 4: An den Leser anpassen

Ihr Schreibziel dürfen Sie nie verlassen. Und doch gibt es dabei eins zu beachten: Passen Sie es an den Leser an. Ihre Analyse und Ihr „Hineinversetzen“ haben Ihnen ausreichend Informationen über den Leser geliefert. Jetzt nutzen Sie diese, um Ihr Schreibziel und somit Ihren Text entsprechend am Leser auszurichten. Fragen Sie sich:

• Welches Ziel stellt der Leser an Sie? Erfüllt Ihr Schreibziel dieses Leserziel? Falls nein, um welche Aspekte müssen Sie Ihr Schreibziel verändern – und somit anpassen?
• In welchen Bereichen verfügen Sie und der Leser über eine Ziel-Schnittmenge?
• Welche Bereiche Ihres Schreibziels müssen Sie dagegen ausführlicher erläutern?
• Welche Aspekte sind dem Leser vertraut – und können somit nur kurz gestreift werden?
• Welche Informationen benötigt der Leser in jedem Falle?
• In welchen Bereichen trennen sich Ihre Ziel-Wege? Wie können Sie den Leser ermuntern, Ihrem Ziel-Weg zu folgen?
• Welche Aspekte gilt es somit in Ihrer Textstruktur aufzunehmen, zu streichen oder an einer anderen Stelle zu platzieren?
• Womit wollen Sie den Leser am Textbeginn ködern?

Tipp 5: Einen Text, Brief oder Bericht leserorientiert schreiben

Die Flut der Informationen steigt unaufhörlich. Deshalb erleichtern Sie es Ihrem Leser, Ihren Text schnell und mühelos zu erfassen – und somit zu verstehen. Achten Sie auf

• einfache Texte durch einen einfachen Textaufbau.

• kluge Formulierungen. Alles über kluge Formulierungen erfahren Sie im Beitrag „Einfacher texten: 3 Tipps für kluge Formulierungen“.

• regelmäßige Überschriften, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu fördern.
• Absätze und Aufzählungen, die den Lesefluss erleichtern.
• die richtige Auswahl und Einbettung der Schlagworte, um gute SEO-Texte schreiben zu können.