Niemand ist unersetzlich – sofern für die Vertretung gesorgt wird!
Bevor Sie Ihren wohlverdienten Urlaub antreten können, sollten Sie die Organisation und Vertretung Ihrer beruflichen Aufgaben gewissenhaft regeln. Worauf es dabei besonders ankommt, erfahren Sie hier.
Einer oder mehrere Vertreter – Sie haben die Wahl
Im Gegensatz zu Behörden wird die Urlaubsvertretung in den meisten mittelständischen Firmen eher pragmatisch gesehen. Bei längerer Abwesenheit dürfte allerdings eine konkrete Ausgestaltung der Vertretung unumgänglich sein. Konkret stehen dabei zwei Alternativen zur Auswahl. Entweder der Einsatz
- einer konkreten Vertretung oder eine
- Delegation der Verantwortung auf mehrere Personen.
Für welche Variante Sie sich entscheiden, dürfte meist von der konkreten Situation abhängig sein.
Tipp
Beachten sie, dass die Komplexität moderner Führungsaufgaben in der Regel eine Aufteilung der einzelnen Anforderungen auf unterschiedliche Personen erzwingt. Eine solche Verteilung macht aus vielen Gründen Sinn, denn
- es dürfte eher selten der Fall sein, dass ein anderer Mitarbeiter genau denselben aktuellen Erfahrungshorizont besitzt,
- die jeweilige Vertretung auch noch ihre eigenen Arbeitsaufgaben erfüllen muss und
- bei einem Ausfall einer einzigen Vertretung (bspw. durch kurzfristige Erkrankungen) gefährliche Führungslosigkeit herrscht.
Nachdem Sie sich für ein Modell (wer Ihre Vertretung konkret übernimmt) entschieden haben, sollten Sie selbstverständlich noch weitere Vorbereitungen in Angriff nehmen.
3 entscheidende Punkte, die vor Urlaubsantritt unbedingt geregelt sein sollten
1. Vollmachten und Entscheidungsbefugnisse klären
Listen Sie auf, falls Sie hierfür noch keine Checkliste erstellt haben, welche Vollmachten die einzelnen Mitarbeiter, die Sie vertreten sollen, benötigen. Diese werden, je nach Stellung und Aufgabenbereich
- Prokura für Zahlungen und Überweisungen
- Unterschriftsberechtigung bezüglich Bestellungen, Anlieferungen, abteilungsintern Mitteilungen, personalbezogenen Entscheidungen etc. und ggf.
- Bevollmächtigung für Angelegenheiten des Finanzamtes, bei Post – und Bankfragen oder sonstigen behördlichen Anliegen
sein.
Kontrollieren Sie, ob alle dafür benötigten Befugnisse vorliegen – und, falls notwendig, auch das aktuelle Datum aufweisen.
Überlegen Sie gleichzeitig, ob Sie bestimmte Bereiche noch weiter unterteilen müssen. Hier geht es meist um die Frage, ob Sie Angelegenheit von untergeordneter Tragweite von Ihrer Sekretärin - bzw. ab einer bestimmten Bedeutung - von Ihren Stellvertretern behandeln lassen können.
2. Bearbeitungsplan erstellen und kommunizieren
Bringen Sie Ihren Stellvertreter und Ihre Sekretärin auf den aktuellsten Stand bei den laufenden Vorgängen, Aufgaben und Projekten. Legen Sie für jeden einen Bearbeitungsplan fest, indem Sie
- die Vorgänge präzisieren,
- einzuhaltende Fristen beispielsweise für Zahlungen, Ausschreibungen etc. notieren,
- klar umreißen, welche Prioritäten einzuhalten sind,
- bestehende Probleme ansprechen,
- Unternehmensvorgaben in Erinnerung bringen sowie
- die Ziele für die nächsten Wochen bestimmen und deren Ausführung entsprechend Ihren Vorstellungen auf die jeweiligen Personendelegieren.
Aufpassen
Kommunizieren Sie in jedem Fall vor Ihrem Urlaub, über welche Vorgänge Sie nach Ihrem Urlaub in welcher Form und in welcher Ausführlichkeit informiert werden möchten.
3. Post, Telefonate, E-Mails & Co.
Lassen Sie sich von der IT-Abteilung eine automatische E-Mail-Beantwortung einrichten, die dem Absender mitteilt, dass Sie sich im Urlaub befinden und an wen er sich in dringenden Fällen wenden kann. Leiten Sie gleichzeitig, falls dies möglich ist, die E-Mails, die Sie empfangen, per cc an den E-Mail-Account Ihrer Sekretärin weiter. Ansonsten sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre E-Mails täglich durchgesehen und ggf. bearbeitet werden.
Eingehende Post oder Faxe sollten wie üblich sortiert, anschließend mit Ihrer jeweiligen Vertretung besprochen und nach Dringlichkeit behandelt werden.
Tipp
Richten Sie am besten auf Ihrem Schreibtisch zwei Ablagekörbe ein. In den einen werden Ihre Post und Faxe gelegt. Der zweite dient für interne Mitteilungen und Telefonnotizen.
Bitten Sie Ihre Sekretärin ausdrücklich, bei eingehenden Telefonaten noch ausführlicher als gewöhnlich die Anliegen des Gesprächspartners zu erfragen, um so die Anrufe an Ihre Stellvertreter oder einen zuständigen Sachbearbeiter weiterleiten zu können. Anrufe müssen – alle ohne Ausnahme – notiert werden.
Tipp
Teilen Sie Ihrer Sekretärin mit, ab wann Sie nach Ihrem Urlaub wieder für Termine offen sind, damit sie Terminanfragen während Ihrer Abwesenheit eigenständig koordinieren kann.
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