Prioritäten setzen: Aufgabenmanagement in der Urlaubszeit

Während der urlaubsbedingten Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter kommen Sie in der Regel nicht an einer Anpassung Ihres Aufgabenmanagements vorbei. Mit den folgenden Tipps setzen Sie klare Prioritäten – für sich und für Ihre Mitarbeiter – und sorgen so für einen reibungslosen Arbeitsablauf.

Tipp Nr. 1: Kundenanfragen, Briefe & Co. Gehen immer vor

Ob per E-Mail, Fax, Brief oder Telefonat – Kunden haben selbstverständlich auch während der Urlaubszeit oberste Priorität. Allerdings können Sie eine Regelung einsetzen, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, die Flut der täglichen Anfragen auch mit geringerem Personeneinsatz bewältigen zu können. Dazu wird jede Anfrage mit einem Standardschreiben bzw. einer E-Mail beantwortet

Beispiel:

„Besten Dank für Ihre Anfrage. Ihre angeforderten Informationen zu unseren Produkten sind bereits in Bearbeitung. Bitte haben Sie Verständnis – und auch ein wenig Geduld: Aufgrund der Urlaubszeit geht Ihnen das Informationspaket, dass wir individuell nach Ihren Wünschen anpassen, in 10 Tagen zu.“

Wie immer Ihre Standardantwort aussehen sollte, speichern Sie diese als Vorlage ab. Denn Ihre Mitarbeiter sollen mit Hilfe dieser Vorlage mühelos und schnell antworten können. Beachten Sie in jedem Falle, dass die Bearbeitungsfrist, die genannt wird, auch eingehalten werden kann, d.h. wählen Sie lieber eine längere Frist, die Ihre Mitarbeiter unterschreiten, wodurch Ihr Kunde angenehm überrascht sein wird, als eine zu knappe Frist, die überschritten wird und den Kunden verärgert.

Mit einem derartigen Schreiben verwirklichen Sie gleich mehrere Ziele:

• Sie gewinnen Zeit für eine ausführlichere Bearbeitung,
• Sie binden den Kunden an sich, obwohl Sie ihn warten lassen und
• Bauen gleichzeitig eine Kommunikationsbeziehung zu ihm auf.

Fazit: In der Regel minimieren Sie auch das Kundenabwanderungs-Risiko, denn Ihr Kunde wird sich trotz Wartezeit kaum der Konkurrenz zuwenden.

Hinweis:

Wichtige Stammkunden (Key Accounts) dürfen Sie natürlich nicht mit solchen Standardschreiben vertrösten. Rufen Sie diese immer persönlich an. Klären Sie sein Anliegen und geben Sie ihm eine zeitliche Zusage, die ihn zufriedenstellt und die für Sie und Ihre Mitarbeiter als Deadline einhaltbar ist.

Tipp Nr.2: Kundenklassifizierung präzisieren

Ihren Mitarbeitern muss in Zeiten der personellen Unterbesetzung die jeweilige Klassifizierung der einzelnen Aufgaben bzw. Personen wie Kunden oder Lieferanten mehr denn je bewusst sein. Nur so stellen Sie sicher, dass wirklich alle wichtigen Aufgaben auch erledigt werden.

Sollten Unklarheiten auftreten, wie einzelne Aufgaben, Kunden oder Lieferanten einzuordnen sind, sollte der Mitarbeiter in der Regel nicht eigenmächtig entscheiden, sondern bei Ihnen nachfragen. Eine falsche Zuordnung, die eine längere Bearbeitungszeit bedeutet, kann fatale Folgen haben, beispielsweise die Kundenabwanderung – und genau die wollen Sie ja vermeiden.

Tipp Nr. 3: Kürzen Sie Meetings – inhaltlich und zeitlich

Während der Urlaubszeit sollten Meetings nur für eins stehen - einer optimalen Koordination der Aufgaben und gegenseitigen Arbeitsabsprache. Meist genügen hier 10 bis 15 Minuten. Abhängig von den jeweiligen Aufgaben, die anfallen, können Sie natürlich den üblichen Besprechungsrhythmus – täglich oder wöchentlich – beibehalten.

Bei der Organisation oder Moderation der Meetings im Kundenbereich sollten Sie vor allem auf folgende Problemfelder fokussieren:

• abfragen, welche Art von Problemen aufgetreten sind und welche Lösungen dafür eingeplant wurden,
• abklären, ob die jeweiligen Bearbeitungszeiten eingehalten wurden, (falls nicht, weshalb dies nicht möglich war und welche Konsequenzen daraus für die Arbeitsaufteilung gezogen werden),
• die Frage stellen, wie neue Aufgaben und Anfragen integriert werden und
• welche Unterstützung Sie anbieten können (beispielsweise die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessern).

Tipp Nr. 4: Passen Sie Ihre Aufgabendelegation an

Bedenken Sie bei der Arbeitszweisung, dass selbstverständlich die üblichen Bearbeitungszeiten für die unterschiedlichen Aufgaben weiterhin gelten sollen – aber gleichzeitig aufgehoben werden müssen. Dieses Paradoxon entsteht, da Ihre Mitarbeiter während der Urlaubszeit oft das Doppelte an Arbeit bewältigen müssen.

Klären Sie deshalb unbedingt mit den jeweiligen Mitarbeitern, wie die individuelle Zeitplanung aussieht. Besprechen Sie gemeinsam, in welchem zeitlichen Rahmen die Aufgaben erledigt werden sollen und können. Legen Sie ebenfalls kürzere Kontrollpunkte fest, damit auf unvorhergesehene Verzögerungen rechtzeitig reagiert werden kann.

Tipp Nr. 5: Bauen Sie keinen künstlichen Druck und achten         Sie auf Pausen

Durchzuarbeiten und Pausen ausfallen zu lassen, mag zwar kurzfristig den Schreibtisch leer räumen, nur wird so ein Arbeitspensum kein Mitarbeiter mehrere Wochen durchhalten, bis die komplette Belegschaft wieder vollzählig ist. Treten Sie deshalb ruhig und zuversichtlich auf, so dass Ihre Mitarbeiter nicht noch zusätzlichen Stress erfahren und die eigenen Pausen kappen. Loben Sie stattdessen das Engagement und den Einsatz. Setzen Sie bei den Pausen - gerade in der Mittagspause – kleine Höhepunkte, die den einzelnen Mitarbeiter und die Teameinheit stärken. Ein Buffet, zu dem jeder etwas beisteuert, kann bspw. zu einem kleinen Fest werden.[