Urlaubsvertretung: Wann Sie auf Aushilfskräfte setzen sollten

Sollen Mitarbeiter während urlaubsbedingter Abwesenheit durch Kollegen vertreten werden oder ist es besser, eine externe Aushilfskraft zu suchen? A priori lässt sich hier eine Antwort nicht geben, dafür kommt es immer auf den Einzelfall an. Weiterhelfen kann Ihnen aber die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Schritt 1: Analysieren Sie den konkreten Aufgabenbereich

Ziehen Sie für Ihre Antwort nicht nur die abstrakte schriftliche Stellenbeschreibung zu Rate. Besser ist es, wenn Sie mit dem jeweiligen Mitarbeiter über seinen Arbeitsplatz und seine gegenwärtigen Tätigkeiten sprechen. Prüfen Sie dabei die Komplexität des Arbeitsplatzes. Überlegen Sie:

• Werden hier Tätigkeiten verrichtet, die auch bereits nach kurzer Einweisung von einer externen Arbeitskraft erledigt werden können (beispielsweise in der Poststelle, am Empfang, an der Kundenhotline)?
• Können einzelne Aufgaben bzw. Aufgabenbereiche so aufgesplittet werden, dass für die einfacheren Tätigkeiten eine Aushilfskraft eingestellt werden kann?
• Sind dies Aufgaben, die eine externe Fachkraft übernehmen kann, nachdem sie sich mit dem jeweiligen Arbeitsplatz und seinen spezifischen Anforderungen vertraut gemacht hat?
• Ist der Tätigkeitsbereich zu komplex und spezifisch, als dass eine externe Fachkraft ohne erheblichen Zeitaufwand überhaupt eingewiesen werden kann?
• Gibt es einen Kollegen im Team oder in der Abteilung, der das gleiche Tätigkeitsfeld bearbeitet und demzufolge als ideale Vertretung herangezogen werden kann?

Schritt 2: Sichten Sie Ihre personellen Kapazitäten

Ihre Entscheidung für eine externe Aushilfskraft ist u. a. auch davon abhängig, wie hoch die Anzahl der Mitarbeiter ist, die Ihnen überhaupt in diesem Zeitraum zur Verfügung stehen. Entscheidend ist,

• wie viele Mitarbeiter in dem konkreten Arbeitsbereich arbeiten,
• wie hoch die urlaubsbedingte Abwesenheit im jeweiligen Team bzw. in der Abteilung ist,
• ob es möglich ist, die Aufgaben so umzustrukturieren, dass sie von den verbleibenden Mitarbeitern übernommen werden können oder
• ob es möglich ist, bestimmte Arbeitsbereiche mit anderen Abteilungen zusammenzulegen.

Schritt 3: Beachten Sie die individuelle Situation

• Wird Ihr betriebliches (Dienstleistungs-)Angebot von den Kunden gerade während der Urlaubszeit noch mehr in Anspruch genommen?
• Geht der Verkauf bzw. gehen die Kundenanfragen während der Urlaubszeit eher zurück, so dass Sie ggf. auch mit weniger Mitarbeitern die anstehende Arbeit gut bewältigen können?
• Wird ggf. regelmäßig die Produktion wegen Werksferien der Abnehmer zurückgefahren?

Schritt 4: Die Kosten sind maßgeblich

Analysieren Sie Ihre Ergebnisse und stellen Sie eine Kosten-/ Nutzenabwägung an. Entscheidendes Merkmal sollte hier selbstverständlich die Funktionsfähigkeit Ihrer betrieblichen Einheit im Verhältnis zu den Kosten sein.

Tipp

Beim Einsatz von Aushilfen sollten Sie nicht ausschließlich auf die klassischen Zeitarbeitsfirmen setzen. Studenten oder Schüler sind meist um ein Vielfaches günstiger als Leiharbeitnehmer. Gerade in der Urlaubszeit steht Ihnen hier ein ausreichendes Reservoir zur Verfügung.

Übersicht zum Download

Prüfen Sie in Ruhe die einzelnen Optionen, ziehen Sie zusätzlich unsere Übersicht: Vor- und Nachteile einer Aushilfskraft zu Rate, bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen. Schließlich wollen Sie einen reibungslosen Arbeitsfortgang sichern.