Ordnung muss sein - Aufgeräumter Arbeitsplatz garantiert reibungslose Übergabe

Stellen Sie sicher, dass die Arbeit auch während Ihrer Abwesenheit reibungslos funktioniert. Grundvoraussetzung dafür ist, dass Sie Ihrer Vertretung einen geordneten und strukturierten Arbeitsplatz übergeben. So können Sie gewährleisten, dass eine Übersichtlichkeit der einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten nachvollziehbar ist. Mit drei einfachen Organisationsinstrumenten, die wir Ihnen hier vorstellen, ist das ganz leicht.

Wer Ordnung hält, ist nicht zu faul zum Suchen

Ordnung schaffen bzw. halten am eigenen Arbeitsplatz ist keineswegs bloß eine nette Geste für die Urlaubsvertretung. Vielmehr können Sie dadurch selbst sicherstellen, dass

• alle Fristen und Deadlines vor Urlaubsantritt eingehalten werden,
• alle wichtige Aufgaben erledigt sind,
• Aufgaben, die erst während des Urlaubs bearbeitet bzw. zum Abschluss gebracht werden können, entsprechend vorbereitet und gekennzeichnet sind und
• einfach überprüft werden kann, ob die Vertretung die übertragenen Aufgaben auch entsprechend erledigt hat.

Selbst verständlich kommt die Ordnung nicht über Nacht, sie will entsprechend vorbereitet werden. Mit den drei folgenden Mittel haben Sie das Problem blitzschnell im Griff.

1. Arbeitsplatzordner

Ein Arbeitsplatzordner stellt das Hirn Ihres Arbeitsplatzes dar. In diesem Ordner wird das gesamte Wissen über den einzelnen Arbeitsplatz gespeichert. Dazu gehört regelmäßig

• ein Organisationsplan,
•  Informationen über das Tätigkeitsspektrum,
• eine Telefonliste
• eine Übersicht über die laufenden Projekte und Aufgaben und
• immer wieder benötigte Mustervorlagen und Checklisten.

Tipp

Ein Arbeitsplatzordner muss mitnichten in Papierform erstellt werden. Viel einfacher ist es, wenn Sie die entsprechende Datei auf dem PC – bspw. in Excel-Tabellen – anlegen. So wird das Aktualisieren spürbar einfacher und schneller!

Checkliste zum Download

Um sicherzustellen, dass bei der Erstellung eines Arbeitsplatzordners nichts vergessen wird, können Sie unsere Checkliste Arbeitsplatzordner nutzen.

Die Vertretung erhält durch den Ordner mühelos einen schnellen Überblick über den Aufgabenbereich des jeweiligen Mitarbeiters. Außerdem erleichtert der Zugriff auf Mustervorlagen ihm die Arbeit. Ein gutgeführter Arbeitsplatzordner sollte im Idealfall so aufgebaut sein, dass die Vertretung sich auch ohne vorangehende Einweisung einen Überblick über die anstehenden Anforderungen verschaffen kann.

2. Laufende Aufgabenmappe

In die laufende Aufgabenmappe gehören alle Arbeiten und Projekte, die

• vor dem Urlaub noch nicht abgeschlossen werden konnten,
• während der urlaubsbedingten Abwesenheit fertigzustellen sind,
• routinemäßig in bestimmten zeitlichen Abständen kontrolliert werden müssen.

Tipp

Das Einordnen in die Mappe – ein Stehordner oder eine Hängemappe – erfolgt chronologisch, so dass sofort ersichtlich ist, welche Aufgaben welche zeitlichen Prioritäten haben. Dadurch gelingt es der Vertretung, die übertragenen Aufgaben zeitlich mit eigenen (falls ein Kollege die Vertretung übernimmt) bzw. neu anfallenden Arbeiten zu koordinieren. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass auch alle anfallenden Anforderungen erledigt werden.

3: To-do-Liste

Vorbereitete To-do-Listen bieten für die Vertretung eine enorme Erleichterung. Im Unterschied zur laufenden Aufgabenmappe können auf dieser Liste auch Einzelheiten wie wichtige Telefonate, Rundschreiben etc. vermerkt werden. Beim Erstellen dieser Liste sollten folgende Daten unbedingt eingetragen werden:

• die Art der Tätigkeit,
• wo die jeweiligen Unterlagen zu finden sind bspw. in der Wiedervorlagemappe (WVL), im Kundenordner, der laufenden Aufgabenmappe oder im Arbeitsplatzordner sowie
• bis wann die jeweiligen Arbeiten auszuführen sind.