Urlaubsvertretung organisieren: 5 Tipps für die Übergabe

Ab in den Urlaub – aber erst sollten Sie Ihre Urlaubsvertretung organisieren

Oft genug haben Sie diese leidvolle Erfahrung gemacht: Nach der Rückkehr aus Ihrem wohlverdienten Urlaub fanden Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz nicht mehr zurecht. Ihre Urlaubsvertretung hat wichtige Dokumente nicht richtig abgelegt. Vorgänge, die bearbeitet werden sollten, liegen unerledigt auf Ihrem Schreibtisch. Und etliche E-Mails in Ihrem E-Mail-Postfach liefern Beschwerden von Kunden, die Ihren Urlaubsvertreter während Ihrer Abwesenheit oft nicht telefonisch angetroffen haben.

Solche Erfahrungen müssen Sie aber zukünftig nicht mehr erleben. Stellen Sie die Weichen für eine optimale Urlaubsvertretung – damit Sie den Urlaub beruhigt genießen können und die Rückkehr ins Büro Freude bereitet. Sorgen Sie vor Ihrem Urlaub für eine reibungslose Übergabe. Denn es liegt an Ihnen, wie gut Sie Ihre Urlaubsvertretung organisieren.

Urlaubsvertretung optimal organisieren: Mit diesen 5 Tipps für die Übergabe gelingt es

Tipp 1: Ablageplan erstellen

Damit Dokumente von Ihrem Kollegen korrekt abgelegt werden, fertigen Sie einen Ablageplan an. Denn ein Ablageplan gibt Auskunft darüber, wo was und wie abgelegt wird. Kleben Sie diesen an die Innenseite der Schranktür, indem Sie die Ordner aufbewahren. Händigen Sie Ihrem Kollegen eine Kopie aus.

Tipp 2:  Checklisten für Routineaufgaben anfertigen

Erleichtern Sie es Ihrem Kollegen, bestehende Routineaufgaben schnell und mühelos bearbeiten zu können. Weisen Sie ihn nicht allein ein, sondern bieten Sie ihm eine Checkliste, mit Hilfe derer er die einzelnen Arbeitsabschnitte kontrollieren kann.

Tipp 3: Prozessoptimierung vornehmen

In etlichen Fällen wird Ihre Urlaubsvertretung auch laufende Projekte betreuen und einzelne Aufgaben innerhalb des Projektes bearbeiten. Legen Sie zu diesem Zweck einen speziellen Ordner an, der alle Dokumente, die das Projekt betreffen, beinhaltet. Sprechen Sie mit Ihrem Kollegen ab, dass er diesen Projektordner auch bestücken darf. So geht nichts verloren.

Tipp 4: Telefonnotiz-Formular vorbereiten

Ihre Urlaubsvertretung vertritt Sie in allen Bereichen – auch am Telefon. Manches Mal wird er jedoch den Gesprächsinhalt nicht klären können. Sprechen Sie mit ihm ab, dass er in solchen Fällen eine aussagekräftige Telefonnotiz für Sie erstellt. Bereiten Sie hierfür am besten eine Telefonnotiz-Formular vor, das Sie in ausreichender Anzahl kopieren und dem Kollegen zur Verfügung stellen.

Tipp 5: Abwesenheitsnotiz erstellen

Nutzen Sie die Funktion Ihres E-Mail-Accounts, um eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. So wissen Kunden und Geschäftspartner, ab wann Sie wieder persönlich zu erreichen sind und wer als Ansprechpartner fungiert.