Das prozessorientierte Ablagesystem schafft nachvollziehbare Ordnung für alle

Möchten Sie, dass die Ablage all Ihrer Mitarbeiter einfach und verständlich strukturiert ist? Soll ein Schriftstück nur einmal abgelegt werden und keine Mehrfachablage entstehen? Versteht unter einem Stichwort für die Ablage wirklich jeder dasselbe? Räumen Sie die typischsten Hürden der Ordnung von Dokumenten aus dem Weg. Schaffen Sie stattdessen ein prozessorientiertes Ablagesystem, das für alle gilt.

Eine mangelhafte Ablage kostet Zeit und Geld

Eine schlecht strukturierte Ablage oder eine Ablage, die jeder Mitarbeiter nach seinen Vorstellungen einrichtet, verursacht Probleme, die keine Lappalien sind.

In Untersuchungen wurde folgendes festgestellt:

• Trotz Computereinsatz hat sich in deutschen Büros seit 1996 das Papieraufkommen verdoppelt.
• Jährlich verschwenden Sekretärinnen rund 200 Arbeitsstunden für die Suche nach verschollenen Dokumenten.
• Der Zugriff auf ein Archiv kostet Sie durchschnittlich etwa 1,90 Euro pro Dokument.
• Deutsche Unternehmen geben pro Jahr rund 200 Milliarden Euro für Ablage, Verwaltung und Rückgriff auf bereits erzeugte Dokumente aus.

Eine schlecht organisierte Ablage kostet demnach Ihre Mitarbeiter Zeit – und damit das Unternehmen Geld. Ferner behindert sie auch das zügige Bearbeiten von Anfragen, Angeboten und Reklamationen. Denn wer erst suchen muss, bevor er dem Kunden antworten kann, arbeitet der Konkurrenz direkt in die Hände.

Die vielseitigen Merkmalsbezeichnung für die Ablage – und die Probleme, die sich daraus ergeben

Ein Ablagesystem einheitlich einzuführen, stößt auf die erste Hürde: das Stichwort – auch Merkmal genannt -, mit dem das jeweilige Dokument bezeichnet und später abgelegt werden soll: Schließlich gibt es hier eine Vielzahl:

• den zuständigen Sachbearbeiter bzw. das zuständige Team,
• die jeweiligen Bezugspersonen: Sei es Kunden, Lieferanten, der Steuerberater,
• das Erstelldatum,
• die Versandart/Empfangsart wie Brief, Fax, E-Mail, Memo, Protokoll
• den Dokumententräger wie Papier, Broschüren, Buch, PC-Festplatte, Diskette, CD, Mikrofiche,
• den Gegenstand wie Seminare, Druckerpatronen, Produkt XY, Projekt ZGP,
• den Workflow, d.h. ein Element in einer Kette von Tätigkeiten wie Kundenanfrage, Angebot, Rechnung, Reklamation, Werbung.

Allein hier ersehen Sie, nach welchen vielseitigen – und stets korrekten – Kriterien Ihre Mitarbeiter Ihre Dokumente ablegen könnten. Wendet jeder ein anderes Kriterium an, entsteht für die Kollegen oder für Sie selbst als Führungskraft ein (Such-) Chaos, weil natürlich jeder das Dokument erst einmal unter dem für ihn logischem Kriterium sucht.

Erschwerend kommt noch hinzu, dass die Stichworte, mit denen die jeweiligen Hängemappen und Ordner bezeichnet werden, Schlagworte wie Fortbildung oder Fuhrpark umfassen, die auch wieder individuell ausgewählt werden. Schließlich hätte sich der Mitarbeiter statt für Fortbildung auch für Weiterbildung oder Schulung entscheiden können, im Falle des Fuhrparks für Fahrzeuge oder PKW. Alles korrekt, nur jeder assoziiert mit dem jeweiligen Stichwort andere Vorgänge, die Probleme beim Ablagesystem entstehen lassen.

Das prozessorientierte Ablagesystem als Lösung

Dokumente werden innerhalb dieses Ablagesystem nicht nur einem einzigen Merkmal bzw. Stichwort zugeordnet, sondern es wird endlich der Tatsache Rechnung getragen, dass Dokumente oft verschiedene Merkmale besitzen und deshalb nach dem Vorgang, indem Sie entstanden sind abgelegt werden sollten, d.h. die Dokumente werden mittels des Prozesses - der einzelnen Vorgänge – abgelegt.

Beispiele:

Die Abgabe eines Angebotes an einen Kunden ist ein Prozess, der nach folgenden Schritten verläuft:

1. Kunde fragt an – Eingang der Anfrage.
2. Das Angebot wird erstellt und dem Kunden zugesandt.
3. Eventuelle Rückfragen des Kunden werden beantwortet bzw. es wird ein Gespräch mit dem Kunden zur weiteren Klärung vereinbart.
4. Der Kunde akzeptiert das Angebot oder lehnt es ab.
5. Bei Akzeptanz des Angebotes, wird aus dem Angebot ein Auftrag.
6. Auftragsbestätigung wird erstellt und dem Kunden zugesandt.

Die Telefonanlage im Sekretariat funktioniert nicht richtig:

1. Sekretärin überprüft anhand der Gebrauchsanweisung die Fehlermeldung.
2. Der interne IT- oder der technische Service wird gebeten, zu überprüfen, ob die Anlage reparabel ist oder es wird, falls ein Servicevertrag existiert, ein Techniker bestellt.
3. Bei irreparablem Schaden werden Angebote bei Händlern eingeholt.
4. Erhaltene Angebote werden ausgewertet.
5. Eine Analyse zur Entscheidungsfindung wird erstellt.
6. Beim ausgewählten Händler werden Konditionen ausgehandelt.
7. Die Telefonanlage bestellen und installieren lassen.

Der Sinn solch einer Bündelung anhand eines Prozessverlaufes ist, die Kontextorientierung jedes einzelnen Menschen gezielt anzusprechen. Denn jeder erinnert sich am besten an Geschichten, d.h. an einen Anfang, die Zwischenschritte und an ein Ende. Nichts anderes ist ein prozessorientiertes Ablagesystem, das den Anfang und das Ende eines Dokumentes zum Ordnung schaffen nutzt. Und dieser Anfang oder das Ende – der Kontext -, indem das Dokument erstellt oder empfangen wurde, kann sogar noch Monate, gar Jahre später mühelos abgerufen werden „Daran kann ich mich gut erinnern. Das war doch die Beschwerde des Kunden Z., der einfach keine Ruhe gab, bis er einen weiteren Rabatt herausgeschlagen hatte. Wir hatten ihm damals folgende Konditionen bewilligt…“

Ein prozessorientiertes Ablagesystem benötigt eine Prozesslandkarte: 3 Schritte

Schritt 1: Die Systematik für die Ablage erarbeiten

Zwangsläufig stellt sich die Frage: Welche Prozesse gibt es in Ihrem Unternehmen überhaupt? Fertigen Sie eine Ist-Aufnahme an, die aufzeigt, mit welchen Aufgaben sich das Team bzw. der Mitarbeiter beschäftigt.

Schritt 2: Die einzelnen Aufgaben den Prozessen zuordnen

Bündeln Sie die einzelnen Aufgaben, indem Sie die Abläufe strukturieren. Listen Sie die Vorgänge auf, die zur Erreichung des Endziels benötigt werden und erstellen so systematisch eine Prozesslandkarte. Achten Sie dabei auf die unterschiedlichen Prozessarten, die innerhalb des Unternehmens durchlaufen werden.

Übersicht zum Download

In unserer Übersicht: 3 Prozessarten für den Ablageplan haben wir Ihnen die unterschiedlichen Prozessarten aufgelistet und anhand von Beispielen verdeutlicht.

Schritt 3: Mitarbeiter in der Systematik schulen

Das beste Ablagesystem ist nur so gut, wie die Mitarbeiter, die es anwenden. Zeigen Sie den Zweck des neuen Ablagesystems auf:

• Alle verfügen über ein einheitliches Ablagesystem.
• Jeder weiß, wo er im Zimmer seines Kollegen etwas finden kann, falls dieser einmal krank oder in Urlaub ist.
• Wenn der Einzelne etwas nicht weiß, weil er in den Vorgang nicht eingebunden ist, weiß er wenigstens, wo er die notwendige Unterlage finden kann.

Weisen Sie Ihre Mitarbeiter in Ruhe ein. Legen Sie eine Frist fest, bis wann die Umstellung am eigenen Arbeitsplatz realisiert werden soll. Etablieren Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess der Ablage, bei dem Vorgänge und Abläufe überprüft und optimiert werden.