Die perfekte Abwesenheitsnotiz

Tipps zur Formulierung Ihrer Abwesenheitsnotiz

Eine Abwesenheitsnotiz, oft auch Out of Office Reply genannt, ist eine automatisch generierte Antwort, mit der Sie den Absender einer E-Mail darüber informieren, dass Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht über E-Mail erreichbar sind.

Den Text für die Abwesenheitsnotiz können Sie selbst bestimmen, aber aufgepasst bei der Formulierung! Schließlich wollen Sie den Empfänger Ihrer Nachricht nicht verärgern, so wie es dieser Person gelungen ist.

Repräsentative Visitenkarte  – für Sie und Ihr Unternehmen

Die Abwesenheitsnotiz repräsentiert Sie und Ihr Unternehmen während Sie außer Haus sind.
Achten Sie darum auf eine professionelle Außendarstellung.

Wählen Sie eine kundenfreundliche Ansprache und machen Sie deutlich, dass Sie sich für das Anliegen des Adressaten verantwortlich fühlen. 

Arbeiten Sie bei einem Unternehmen, das international tätig ist, gehört es zum guten Ton, Ihre Abwesenheitsnachricht auch auf Englisch zu formulieren. In unseren Beispielen für Abwesenheitsnotizen haben wir für Sie auch 2 Muster auf Englisch vorbereitet. 

Wie sieht die perfekte Abwesenheitsnotiz also aus?

Die Betreffzeile Ihre Abwesenheitsnachricht wird vom System automatisch gefüllt, eine individuelle Gestaltung ist nicht möglich.

Diese Elemente dürfen nicht fehlen:
 

• Anrede
  Eine höfliche Anrede ist unverzichtbar. Bleiben Sie hier Ihrem Stil treu, schließlich handelt es sich ja um Ihre persönliche Nachricht. Mit „Sehr geehrte Damen und Herren,“ oder „Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr,“ liegen Sie immer richtig, während ein „Guten Tag“ eher kühl und nüchtern klingt.
   

• Dank für die Nachricht
   

• Wann sind Sie wieder erreichbar?
  Formulieren Sie immer positiv!
  Wichtig für den Leser ist ausschließlich die Information, wann Sie wieder erreichbar sind.
  
  Dass Sie gerade Ihren wohlverdienten 3-wöchigen Urlaub verbringen lässt beim Adressaten Ihrer Abwesenheitsnachricht schnell den Gedanken aufkommen „Kann der es sich leisten, 3 Wochen alles liegen zu lassen?“
   
• Wie kümmern Sie sich um das Anliegen Ihres Kontaktes?
  Setzen Sie hier den Leser Ihrer Abwesenheitsnotiz in Kenntnis über die nächsten Schritte.
  
  
  • Haben Sie für eine Vertretung gesorgt?
    Teilen Sie hier Name, E-Mail-Adresse und ggfs. Telefonnummer des Ansprechpartners mit
  • Wird seine E-Mail automatisch an Ihre Vertretung weitergeleitet?
     
• Grußformel mit Namen