Besprechungen effizient gestalten: So halten Sie die Zeit im Griff

Besprechungen zeitlich planen

Bei der Vorbereitung von Besprechungen und Meetings setzen Sie Inhalte und Zeiten fest. Dabei richtet sich Ihr zeitlicher Fokus,

• auf den Beginn der Besprechung,
• auf das Ende des Meetings
• und wie viel Zeit Sie für den einzelnen Agendapunkt vorsehen.

Doch aus Erfahrung wissen Sie nur zu gut: Theorie und Praxis scheinen in der Realität oftmals unvereinbar. Sie schlagen sich wieder und immer wieder mit typischen zeitlichen Problemen herum.

Besprechungen effektiv und effizient führen: Stoppen Sie zeitliche Probleme

Statt sich nun weiterhin über die zeitlichen Probleme zu ärgern, gehen Sie lieber lösungsorientiert vor. Setzen Sie selbst Ideen frei, wie Sie die Zeit in Meetings besser in den Griff bekommen. Oder Sie wenden einen der folgenden Tricks an, die die drei typischsten zeitlichen Probleme betreffen.

Problem Nr. 1: Nicht alle erscheinen pünktlich

Der eine oder andere Mitarbeiter kommt wie immer zu spät. Obwohl Sie bereits angefangen haben, wird dadurch das Meeting gestört und es kommt Unruhe ins Team. Solch unpünktliches Verhalten ist nicht allein unhöflich, es kostet darüber hinaus kostbare Zeit. Denn nach der Unterbrechung muss erst wieder die Konzentration der Teilnehmer aufgebaut werden. Deshalb ziehen Sie hier eine eindeutige Grenze.

Der Lösungs-Trick lautet: Schließen Sie die Tür zum Besprechungszimmer ab und lassen Sie niemanden mehr herein. Wer einmal vor verschlossener Tür steht, wird das nächste Mal garantiert pünktlich erscheinen.

Problem  Nr. 2: Zeitlich ausufernde Meetings

Obwohl Sie eine Stunde für die Besprechung vorgesehen hatten, wurde das Meeting erst nach zwei Stunden beendet. Solch zeitliche Überlängen sind - leider – keine Seltenheit. Sollten aber unbedingt gestoppt werden, denn Zeit ist Geld.

Der Lösungs-Trick lautet: Setzen Sie Besprechung zeitlich strategisch an, d.h. um 11.30 Uhr, also kurz vor der Mittagspause, oder eine Stunde vor dem Ende der Arbeitszeit. Jeder Mitarbeiter wird in beiden Fällen daran interessiert sein, das Meeting pünktlich zu beenden.  

Problem Nr. 3: Die Zeit der Agendapunkte wird überschritten

Es gibt viele Ursachen, warum das Zeitlimit, das Sie für den einzelnen Agendapunkt festgelegt hatten, nicht eingehalten wird. Mal redet ein Mitarbeiter zu viel und zu lang. Ein anderer zettelt eine Diskussion an oder bringt mit Killerphrasen alle gegen sich auf. Als Moderator ist es jedoch Ihre Aufgabe, in solchen Situationen einzugreifen – und genau dies sollten Sie tun.

Der Lösungs-Trick lautet: Geben Sie bereits auf der Agenda an, wie viel Zeit Sie für welchen Besprechungspunkt eingeplant haben. Schreiten Sie bei Überschreitungen ein. „Ich hatte jetzt keine Diskussion vorgesehen. Wenden wir uns dem nächsten Punkt zu.“