Meeting: Agenda richtig erstellt bringt ein Mehr an Zeit

Eine Agenda kann mehr als nur die Besprechungspunkte des Meetings aufzeigen. Eine Agenda hilft Ihnen, die Zeit des Meetings gekonnt zu nutzen – und eventuell sogar Zeit zu sparen.

Meeting: Agenda richtig erstellen

Tipp Nr. 1: Planen Sie eine inhaltliche Struktur

Lösen Sie sich von der typischen Vorstellung das Unwichtige steht stets als erstes auf der Agenda. Sie sind es, der festlegt, welche Punkte wann in Ihrem Meeting besprochen werden sollen. Gestalten Sie deshalb gezielt die Reihenfolge von dem, was Sie zu besprechen haben. Dies hat viele Vorteile: Sie können

• mit dem Wichtigen beginnen, um so gleich die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter zu besitzen.
• den Verlauf zeitlich so planen, dass Mitarbeiter oder Geschäftspartner später hinzustoßen oder früher gehen können. Setzen Sie dafür den jeweiligen Besprechungspunkt an eine entsprechende zeitliche Position.
• die geistige Leistungskurve berücksichtigen. Schaffen Sie einen Wechsel von (kontroversen) Diskussionen und dem Mitteilen von Informationen.

Tipp Nr. 2: Bestimmen Sie die zeitliche Struktur

Legen Sie für jeden Punkt auf Ihrer Agenda die Zeitdauer fest. Notieren Sie,

• wie lange dieser Punkt besprochen werden soll, beispielsweise 10 Minuten.
• von wann bis wann dieser Punkt im Meeting diskutiert wird, beispielsweise von 10.15 – 10.25 Uhr.

Beides hilft Ihnen, sowohl den zeitlichen Verlauf besser zu kontrollieren, als auch die Teilnahme einzelner Mitarbeiter besser zu steuern. Dabei müssen Sie folgendes beachten:

• Ihr Zeitverlauf ist nur so gut, wie Sie diesen auch selbst durch Ihre Moderation befolgen. Kontrollieren Sie deshalb stets in Ihrer Nachbereitung, welche Ursachen es für Verzögerungen gab. Vielleicht haben Sie Killerphrasen oder Vielredner nicht gestoppt. Oder Sie haben dem Besprechungspunkt grundsätzlich zu wenig Zeit eingeräumt.
• Planen Sie stets Pufferzeiten ein. Dies hilft zeitliche Überziehungen einzelner Punkte wieder auszugleichen, beispielsweise wenn kurzfristig Unruhe entsteht, weil ein Mitarbeiter oder Geschäftspartner zum Meeting hinzustößt.