Crowdsourcing: Die World Café-Methode als Meinungsbörse

World Café-Methode: Der intelligente Kaffeeklatsch als Großgruppenveranstaltung

Alle Mitarbeiter miteinander ins Gespräch zu bringen – ein Wunsch, der nicht länger ein Wunsch bleiben muss. Denn Großgruppenveranstaltungen machen es möglich. Eine solche ist die Methode „World Café“, in der im Kaffeehaus-Setting in Kleingruppen diskutiert wird – und zwar in wechselnden Runden. Genau dies macht die Stärke dieser Crowdsourcing-Methode aus.

Es bleiben keine starren Gruppenzusammensetzungen. Stattdessen wird nach einem festgelegten Zeitintervall der Tisch gewechselt. Nur ein Gastgeber bleibt zurück. So entsteht in kurzer Zeit eine Vernetzung in der Kommunikation – denn jeder spricht mit jedem. Und die Schwarmintelligenz im Unternehmen erhält endlich ein Forum, auf dem sie freigesetzt werden kann.

Tipp:

Bevor Sie mit dieser sehr kommunikativen Methode starten, verschaffen Sie sich einen ersten Überblick über die World-Café-Methode mit dem Tool „Übersicht: Die World-Café-Methode“.

Crowdsourcing im World-Café: Die Moderation in 3 Phasen

Phase 1: Das “Kaffeehaus” eröffnen

Die World-Café Methode kann durchaus in andere Großgruppenmoderationen – wie die Zukunftskonferenz, Open Space, Appreciative Inquiry oder Real Time Strategic Change – eingefügt werden. Denn in den meisten Großgruppenveranstaltungen werden ja meist Kleingruppen gebildet, in denen sich die Teilnehmer austauschen sollen. Wichtig ist nur, dass den Teilnehmern ein Café-Raum zur Verfügung gestellt wird. Denn der Café-Raum bildet ja das Kernstück im World-Café.

Nachdem also die Großgruppenveranstaltung gestartet wurde, eröffnet der Moderator den Café-Raum. Dieser sollte bis zu diesem Zeitpunkt verschlossen bleiben, damit kein Teilnehmer oder Grüppchen vorher bereits Tische besetzen können. Vielmehr sollen alle zeitgleich bzw. kurz hintereinander den Raum betreten können. Jeder sucht sich einen Platz. Oft beginnen bereits erste Gespräche. Und sobald alle sitzen, leitet der Moderator die erste Café-Runde ein – und zwar mit einer der typischen World-Café-Fragen:

• Wie können unsere Produkte den Best-Ager dienen?
• Wie können wir als Unternehmen für Fachkräfte interessant sein und bleiben?
• Wie erreichen wir, dass die Region über uns spricht?
• Wie können wir nachhaltig produzieren/wirtschaften und CO² einsparen?
• Wie können wir das Konzept „Cradle-to-cradle“ etablieren?

Als World-Café-Anleitung sollten Sie alle darauf aufmerksam machen, dass die weißen Papiertischdecken mit den Stiften beschriftet werden dürfen. Denn der Austausch soll durchaus – beispielsweise als Mindmap – schriftlich festgehalten werden.

Phase 2: Tischlein-wechsel-dich

Nach der vereinbarten Zeit, die meist zwischen 20 bis 40 Minuten liegt, beenden Sie die erste Café-Runde. Bitten Sie nun die Teilnehmer die Tische zu wechseln. Allerdings muss an jedem Tisch vorher bestimmt werden, wer als Gastgeber zurückbleibt. Denn der Gastgeber übernimmt eine wichtige Rolle in der nächsten World-Café-Runde.

Der Gastgeber heißt die neuen Teilnehmer an seinem Tisch willkommen. Und – dies ist ganz wichtig – fasst zusammen, was die Gruppe erörtert und erarbeitet hat. Allerdings übernimmt er nicht die Rolle eines Moderators, d.h. er ist nicht verantwortlich für den Verlauf, noch für das Ergebnis der neuen Gesprächsrunde. Im Anschluss daran, wird die Frage der ersten Runde vertieft oder eine neue Frage steht im Fokus des Gespräches.

Phase 3: Ab ins Plenum

Nach zwei oder drei World-Café-Runden entsteht meist der Wunsch, die Ergebnisse und Erkenntnisse der Kleingruppen ins Plenum zu tragen. Damit dies erfolgreich gelingt, bieten sich 5 Wege an:

1. Visuelle Protokolle. Begabte Mitarbeiter übertragen die Ideen der einzelnen Tisch-Gruppen auf Flipcharts oder Pinnwände.
2. Galerie der Tischdecken. Hängen Sie die beschrifteten Tischdecken für alle sichtbar an den Wänden des Raumes oder Pinnwänden auf.
3. Aushang der Erkenntnisse. Die Teilnehmer beschriften Moderationskarten mit den Ideen und Erkenntnissen. Diese werden an Pinnwänden geheftet.
4. Ideen-Cluster. Die Erkenntnisse auf den Moderationskarten werden als Ideen-Cluster sortiert. So werden zusammenhängende Ideen sichtbar gemacht.
5. Bündeln. Kreieren Sie eine Zeitung oder ein Geschichten-Buch. Halten Sie die Erkenntnisse des World-Café auch über den Workshop hinaus fest.

Geben Sie schließlich den Teilnehmern Zeit, die Erkenntnisse jetzt im Ganzen zu studieren. Anschließend sollten die Vorschläge, Meinungen und Ideen im Plenum diskutiert werden. 

Hier finden Sie 4 weitere Methoden zum Thema "Schwarmintelligenz":

• Die Zukunftskonferenz
• Die Open Space Konferenz
• Die Appreciative Inquiry-Veranstaltung
• Die Real Time Strategic Change-Zusammenkunft