Die Open Space Methode bringt Bewegung in Ihre Großgruppe

Open Space Methode – und die Teilnehmer bestimmen die Agenda

Wer die Schwarmintelligenz im Unternehmen wahrhaft anzapfen will, muss dem Schwarm – also Ihrer Belegschaft – einen Ort dafür bieten. Und zwar mental und räumlich. Viele Großgruppenveranstaltungen, ob Zukunftskonferenzen, World Cafés, Appreciative Inquiry oder Real Time Strategic Change – bieten zwar einen Platz, an dem sich Ihre Mitarbeiter austauschen können. Nur mental wird dieser Platz begrenzt, weil bei all den anderen Großgruppenmoderationen das Thema vorgegeben wird.

Nicht so bei den Open Space Veranstaltungen. Hier bestimmen die Teilnehmer – und die Teilenehmer allein -, welche Themen für das Unternehmen und die eigene Arbeit jetzt und Zukunft relevant sind. Somit partizipieren Ihre Mitarbeiter von Anfang an. Und Hierarchien, das jeweilige Berufsfeld, die Abteilungen und/oder Teams, die der Einzelne angehören mag, spielen bei einem Open Space Workshop keinerlei Rolle. Damit dies gut gelingen kann, sollten Sie sich erst einmal einen Überblick mit dem Tool „Übersicht: Die Open Space Methode“ (LNIK) verschaffen.

Die Open Space Konferenz: Die Leitlinien

Der Amerikaner Harrison Owen entwickelte 1985 die Open Space Methode. Und stellte für die Durchführung eines Open Space Workshops bestimmte Spielregeln auf:

• Die zwei Säulen. Leidenschaft und Verantwortung der Teilnehmer sind die zwei Säulen, auf denen jede Open Space Veranstaltung steht.
• Die vier Leitlinien:

1. Wer immer kommt, ist die richtige Person. Die einzelnen Themen werden in Gruppen besprochen. Jeder, unabhängig von seiner Funktion, der sich zur Gruppe gesellt, ist ein Experte zum Thema – und darf etwas sagen und anregen.
2. Was immer geschieht, ist das Einzige, was geschehen kann. Aufgeschlossen in die Gruppen gehen. Neugierig sein. Mit Leidenschaft die eigene Meinung vertreten. Und stets die Schranken im Kopf überwinden, sind wichtige mentale Voraussetzungen für den Austausch innerhalb der Open Space Workshops.
3. Es startet immer zur richtigen Zeit. Kreativität lässt sich kaum verordnen. Die Teilnehmer in den Gruppen sollen also Ideen „kommen lassen“.
4. Wenn es vorbei ist, ist es vorbei. Ist die produktive Phase vorüber, sollte der Minigruppen-Workshop beendet werden, statt krampfhaft zusammenzubleiben, um die festgelegte Zeit auszufüllen. Die Teilnehmer sollten dann lieber zu anderen Gruppen stoßen, die sie interessieren.
   
   
   

Der Open Space Ablauf – und nun kommt Bewegung in die Großgruppe

Die Open Space Veranstaltung startet stets im Plenum – und zwar versammeln sich alle Teilnehmer in einem gemeinsamem Stuhlkreis. Als Moderator heißen Sie alle willkommen und erläutern die Leitlinien. Schließlich leiten Sie die erste Phase ein.

Die Themensammlung als erste Phase

Bitten Sie schließlich die Mitarbeiter Themen zu benennen – und zwar indem, der Mitarbeiter

• aufsteht und ein Thema nennt.
• zu Ihnen in die Mitte kommt und das Thema als Stichwort auf eine große Moderationskarte schreibt.
• seinen Namen mit auf die Moderationskarte notiert.
• erläutert, warum dieses Thema für ihn wichtig ist und er es mit anderen diskutieren möchte.
• es an die Pinnwand pinnt – und zwar an die Stelle in der Zeit-/Raumaufteilung, in der gerne über das Thema diskutieren möchte. Beispielsweise wird dann das Thema „Ärger mit Kunden“ im Zeitfenster 11.00 – 12.30 und unter Raum „Foyer“ eingeordnet.

Dieser Vorgang wird solange wiederholt, bis alle Themen genannt wurden. Innerhalb kurzer Zeit füllt sich dann die Pinnwand und die Agenda für die Open Space Veranstaltung steht.

Den Open Space Marktplatz eröffnen als zweite Phase

Laden Sie die Teilnehmer ein, aufzustehen und sich an der Pinnwand in so viele Workshops einzutragen, wie sie möchten. Dabei spielt es keine Rolle, ob einzelne Workshops zur gleichen Zeit stattfinden. Denn ein wichtiges weiteres Prinzip, das Owen aufstellte, war das „Gesetz der 2 Füße“. Dieses Gesetzt fordert dazu auf, als Teilnehmer seine beiden Füße zu benutzen, sollte er bei einem Workshop nichts lernen oder beitragen können, um zu einer anderen Gruppe zu gehen.

Protokolle erstellen lassen als dritte Phase

Um den Austausch nicht zu behindern, soll jede Arbeitsgruppe ein Protokoll aus ein bis drei Seiten erstellen. Diese Protokolle werden zu Mappen zusammengefasst, die den Teilnehmern am letzten Tag vorliegen.

Prioritäten setzen und Umsetzung planen als letzte Phase

Nachdem die Teilnehmer diese Protokollmappen gelesen haben, wird am letzten Tag eine Priorisierung der ausgearbeiteten Punkte vorgenommen. Im Anschluss daran treffen sich alle Mitarbeiter, die bereit sind, an dem jeweiligen Thema nach der Konferenz weiter zu arbeiten, in den sogenannten Umsetzungsgruppen. Hier wird besprochen, wie, wer, was bis wann realisiert. 

Hier finden Sie 4 weitere Methoden zum Thema "Schwarmintelligenz":

• Die Zukunftskonferenz
• Die Appreciative Inquiry-Veranstaltung
• Die Real Time Strategic Change-Zusammenkunft
• Die World Café Methode