5 Tipps für Ordnung im Büro

Ordnung schaffen im Büro: Ein guter und lohnenswerter Vorsatz

Obwohl Silvester und somit der Jahreswechsel schon einige Wochen zurückliegen, lohnt es sich, einen weiteren Vorsatz auf Ihre Liste guter Vorsätze zu notieren: Ordnung schaffen im Büro. Denn der Elan, mit dem Sie das neue Jahr begonnen haben, sollte nicht durch Altlasten aus dem vergangen Jahr gebremst werden. Deshalb entrümpeln Sie Ihr Büro. Sorgen Sie für Ordnung. Archivieren Sie Dokumente. Werfen Sie unnötiges endlich weg. Schaffen Sie so Raum für Neues im neuen Jahr.

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Ordnung schaffen im Büro: 5 Tipps, wie Ihnen dies gelingt

Tipp 1: Aufräumen in kleinen Einheiten

Sie werden kaum einen ganzen oder einen halben Tag erübrigen können, um Ordnung im Büro schaffen zu können. Doch die fehlende Zeit sollte Ihre Aufräumaktion nicht zum Scheitern bringen. Reservieren Sie sich kleine zeitliche Einheiten, um Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz herzustellen. Nutzen Sie auch unvorhergesehene kurze zeitliche Intervalle, weil beispielsweise der Termin oder das Meeting etwas verschoben wurde, um aufzuräumen. Denn auch in zehn Minuten können Sie Ordnung schaffen und aufräumen.

Tipp 2: In Kleinem beginnen 

Passen Sie Ihre Organisation des Aufräumens Ihren zeitlichen Möglichkeiten an. Planen Sie lieber kleinere Einheiten in Angriff zu nehmen. Statt nun gleich den gesamten Schreibtisch aufzuräumen, widmen Sie sich der obersten Schublade. Räumen Sie diese leer. Werfen Sie unnötiges weg. Sortieren Sie neu und sinnvoll alles andere wieder ein. Gehen Sie so Schritt für Schritt vor, bis Sie Ihren Schreibtisch, Ihren Schrank mit den Hängemappen, das Regal mit den Ordnern und Ihre Ablage entrümpelt und aufgeräumt haben.

Schaffen Sie so Platz auf Ihrem Schreibtisch und in Ihren Schränken und Regalen. Beachten Sie hierbei auch all die nützlichen elektronischen Geräte, die auf Ihrem Schreibtisch oder im Regal abgestellt sind. Prüfen Sie, ob diese noch zeitgemäß sind und überhaupt regelmäßig genutzt werden. So manche Anregung, wie Sie Platz im Büro gewinnen, können Sie der nachfolgenden Grafik entnehmen.

How to De-Clutter Your Office infographic

Tipp 3: Systematisch vorgehen

Bevor Sie nachhaltig im neuen Jahr aufräumen können, heißt es, sich mit den Aufbewahrungsfristen für Ihre Dokumente und Unterlagen vertraut zu machen. Fragen Sie bei der Sekretärin nach, welche Dokumente nun ins Archiv kommen und welche Sie bedenkenlos wegwerfen können. Schreiten Sie danach systematisch ans Werk, indem Sie immer wieder eine Hängemappe oder einen Ordner durchschauen und die entsprechenden Dokumente herausnehmen.

Tipp 4: Die bestehenden Ordnungssysteme im Büro prüfen

Während Sie so in den einzelnen Hängemappen und dem einzelnen Ordner Ordnung schaffen, lenken Sie Ihren Fokus zusätzlich auf zwei Fragenschwerpunkte:

1. Hat das bestehende Ordnungssystem wirklich für Ordnung gesorgt? Wurden die Dokumente korrekt eingeordnet? Können Sie jetzt alles leicht finden und aussortieren?
2. Ist das Ablagesystem mit seinen Oberbegriffen und seinem beispielsweise chronologischen Verlauf noch stimmig? Können Dokumente leicht und mühelos zugeordnet werden? Müssen einzelne Oberbegriffe wie Kundenanfragen entfernt bzw. durch sinnvollere ersetzt werden?

Suchen Sie so gezielt nach Schwächen in Ihrem Ordnungs- und Ablagesystem.

Tipp 5: Optimieren hilft Ordnung zu halten im Büro

Nachdem Sie so nicht allein für Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz gesorgt haben, sondern sich systematisch mit Ihrem jeweiligen Ordnungssystem befasst haben, sollten Sie all die Ideen, die Sie sicherlich während Ihres Aufräumens freigesetzt haben, notieren. Listen Sie auf,

• welche Bereiche Sie wie verbessern möchten.
• bei welchen Bereichen Sie kontinuierlich einen Optimierungsprozess einhalten möchten, um so die geschaffene Ordnung bewahren zu können. 

Vermerken Sie schließlich, welche Schritte Sie dafür täglich oder wöchentlich regelmäßig einplanen werden.