Document Management: Systematisieren Sie Ihre Aktenarchivierung

Ablagesysteme sorgen bei Unterlagen, Akten und Dokumenten für Ordnung im Büro. Damit diese Ordnung bestehen bleibt, heißt es regelmäßig aufräumen und entrümpeln – und zwar innerhalb des jeweiligen Ablagesystems. Diese Aufgabe übernimmt im Document Management die Aktenarchivierung. Denn alte Dokumente aufbewahren ist für jedes Unternehmen wichtig: Nicht allein wegen der Aufbewahrungsplicht und damit verbundenen Aufbewahrungsfristen, sondern auch um Prozesse und Entwicklungen besser nachvollziehen zu können. Für Ihre Effizienz sollten Sie deshalb auch bei Ihrer Aktenarchivierung ein leicht nachvollziehbares System einführen.

Akten systematisch archivieren: 2 Tipps

Tipp 1: Bringen Sie Farbe mit ins Spiel

Planen Sie bei Ihrem Bürobedarf bunte Ordner mit ein. Diese können bereits im Ablagesystem für einen schnellen Überblick sorgen, wenn Sie je eine Farbe einem bestimmten Arbeitsvorgang zuordnen. Doch gerade bei der Archivierung von Dokumenten lässt der Einsatz von Farbe sofort erkennen, welche Akten wann dem Aktenvernichter übergeben werden können. Geben Sie innerhalb eines Jahrgangs, den Sie archivieren, den einzelnen Akten unterschiedliche Farben – abhängig von den Aufbewahrungsfristen. Rot werden alle Ordner, die 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Grün, die 6 Jahre im Archiv bleiben müssen. Blau, die nach zwei Jahren entsorgt werden können. Am einfachsten und kostengünstigsten bewerkstelligen Sie diesen farblichen Akzent, indem Sie die Ordner Rückenschilder farblich entsprechend gestalten.

Tipp 2: Orientieren Sie sich an den Aufbewahrungsfristen

Trennen Sie die einzelnen Unterlagen und Akten in Ihrem Archiv zeitlich voneinander, d.h. es werden nicht mehr die Jahrgänge komplett in einem Wandregal für Ordner abgelegt, sondern die Aktenordner werden bei der Archivierung neu sortiert. Bei dieser neuen Aufteilung legen Sie alle Akten, die einer bestimmten Aufbewahrungsfrist unterliegen, zusammen ab. Listen Sie auf einem Aktenplan auf, wo sich welche Unterlagen befinden. Hängen Sie diesen Aktenplan gut sichtbar an das Wandregal oder in den Aktenschrank.