Jahreswechsel und Urlaubszeit: Steht Ihre Organisation?

Jahreswechsel und Urlaub: Aufgaben, Arbeitsläufe und Fristen gut organisieren

Bevor ein einzelner Mitarbeiter in den Urlaub geht, müssen sowohl der Mitarbeiter, als auch Sie, die Führungskraft, sicherstellen, dass dessen Aufgaben in seiner Abwesenheit bewältigt werden. Dies stellt schon oft genug eine Herausforderung dar. Denn es muss geklärt werden,

• Wer vertritt diesen Mitarbeiter?
• Welche Aufgaben werden von seinen Kollegen übernommen? Und von welchem?
• Welche Aufgaben können liegen bleiben?
• Ist es sinnvoll eine Aushilfe bzw. eine Zeitarbeitskraft für dessen Urlaub einzustellen?

Fällt jedoch der Jahreswechsel in die Urlaubszeit, was oft genug der Fall ist, muss noch mehr beachtet werden:

• Muss der Jahresabschluss bewältigt werden? Von wem?
• Müssen bestimmte Aufgaben vor Jahresende beendet sein? Wer kann dies übernehmen?
• Wird das Projektteam zum Jahresende wechseln? Wer sorgt für den Projektbericht und die Übergabe?
• Gibt es interne Vorgänge, die bis zum 31. Dezember abgeschlossen sein müssen? Ist der Mitarbeiter in diese involviert?

Arbeit organisieren, Arbeitsplatz organisieren

Halten Sie sich über die Arbeiten und den Arbeitsverlauf einzelner Aufgaben des Mitarbeiters auf dem Laufenden. Besprechen Sie mit ihm, wie die Vertretung seines Arbeitsplatzes geregelt wird. Fragen Sie konkret nach,

• welche Deadlines und Fristen es bei seinen Aufgaben gibt.
• wie weit er mit der Bearbeitung der einzelnen Aufgaben fortgeschritten ist.
• ob er diese rechtzeitig vor seinem Urlaub fertigstellen wird.
• wie er gegebenenfalls eine Übergabe garantieren kann.
• wer von seinen Kollegen in diese Aufgaben involviert ist.

Bitten Sie den jeweiligen Mitarbeiter eine Woche vor seinem Urlaub erneut zu einem Kontrollgespräch. So stellen Sie sicher, dass wirklich alles geregelt ist.