4 Probleme, die beim Delegieren von Aufgaben auftreten können

Delegieren von Aufgaben – und plötzlich treten Probleme auf

Als Führungskraft wenden Sie ein Führungsinstrument oft und regelmäßig an: Die Delegation von Aufgaben. Und obwohl Sie darin schon positive Erfahrung gesammelt haben, stellt sich Ihnen manches Mal doch die Frage: „Wie können Sie erfolgreich und richtig delegieren?“

Denn wie jede Führungskraft sehen Sie sich auch immer wieder mit den typischsten Problemen beim Delegieren von Aufgaben konfrontiert. Machen Sie sich deshalb mit Strategien vertraut, wie Sie mit diesen Problemen gezielt umgehen. Denn Aufgaben delegieren sollte Sie ja letztendlich entlasten.

4 typische Probleme beim Delegieren von Aufgaben – und wie Sie sie lösen

Problem 1: Ständige Störungen von Seiten des Mitarbeiters

Der Mitarbeiter kommt immer wieder zu Ihnen, um Sie etwas zu fragen oder damit Sie eine Entscheidung treffen.

So lösen Sie dieses Delegations-Problem:

• Fordern Sie ihn durch Gegenfragen dazu auf, selbst eine Lösung bzw. Entscheidung zu treffen.
• Grenzen Sie sich ab, indem Sie ihm erklären, dass Sie selbstständiges Handeln erwarten. Legen Sie hierfür gegebenenfalls neue, messbare und kontrollierbare Kriterien fest, die dem Mitarbeiter als Richtlinie dienen.
• Prüfen Sie grundsätzlich, inwieweit Sie Empowerment praktizieren.

Problem 2: Die Rückdelegation

Die delegierte Aufgabe kommt wieder an Sie zurück.

So lösen Sie dieses Delegations-Problem:

• Prüfen Sie, ob die Aufgabe zu komplex war.
• Überlegen Sie – am besten zusammen mit dem Mitarbeiter -, wie diese in zu bewältigende Schritte aufgeteilt werden kann und ob der Mitarbeiter für bestimmte Schritte durch ein Coaching unterstützt werden sollte.

Problem 3: Zu viel Hilfe geben

Um Zeit zu sparen oder das Risiko von Fehlern zu minimieren, greifen Sie immer wieder in die Ausführung des Mitarbeiters ein. Statt also wirklich Arbeit zu delegieren, bürden Sie sich zusätzliche auf.

So lösen Sie dieses Delegations-Problem:

• Legen Sie verbindliche Kontrollpunkte fest, an die Sie sich selbst halten.
• Prüfen Sie unbedingt, ob Sie im Delegationsgespräch ein eindeutiges Delegationsziel genannt haben. Falls nein, korrigieren Sie es nachträglich.
• Hinterfragen Sie Ihr Bedürfnis einzugreifen. Welche Beweggründe stecken dahinter? Wie können Sie diese so lösen, dass Sie wirklich die Aufgabe loslassen können?

Problem 4: Der Mitarbeiter ist unsicher

Ihr Mitarbeiter kommt ständig zu Ihnen, um ein Zwischenergebnis zu überprüfen und/oder um Ihre Zustimmung für die Vorgehensweise zu erhalten.

So lösen Sie dieses Delegations-Problem:

• Besprechen Sie erneut mit dem Mitarbeiter die Kriterien der Kontrolle. Prüfen Sie auf diese Weise, ob er wirklich in der Lage ist, eine Selbstkontrolle durchzuführen.
• Heben Sie seine Fähigkeiten hervor. Loben Sie ihn für bereits bewältigte Schritte.
• Erinnern Sie ihn daran, dass er bereits ähnliche Aufgabe realisiert hat.