Delegation: So behalten Sie den Überblick

Wissen Sie noch, an wen Sie welche Aufgabe übertragen haben? Oder welche zeitlichen Kontrollpunkte Sie vereinbarten? Haben Sie vermerkt, bei welchem Zwischenschritt Sie Ihren Mitarbeiter coachen wollten? Mit einem Verzeichnis behalten Sie den Überblick über alle delegierten Aufgaben.

Denn das Übertragen einer Aufgabe oder eines Projektes – also die gezielte Delegation – benötigt nicht allein eine Vorbereitung. Sie fordert von Ihnen als Führungskraft auch eine Begleitung und eine Abnahme des Endergebnisses. Erleichtern Sie sich diese Führungsaufgabe, indem Sie es sich zur Gewohnheit machen, alle Aufgaben und Projekte, die Sie delegieren, aufzulisten.

So werden Sie garantiert nichts übersehen, gar vergessen, und können gleichzeitig auch Ihre eigene Zeitplanung optimieren. Denn auch wenn Sie zur eigenen Entlastung – und natürlich der Förderung der Mitarbeiter – einzelne Aufgaben zielgerichtet abgeben, benötigt die Kontrolle und die eventuelle Unterstützung bei der Realisierung der Aufgabe Ihre Zeit.

Mit dem Verzeichnis zur optimalen Delegation

Die Vorteile solch einer Auflistung überwiegen den geringen Zeitaufwand, den es erfordert, die einzelnen Aufgaben zu notieren.

• Sie entlasten Ihr Gedächtnis und haben so den Kopf frei für wichtige Aufgaben.
• Sie können sich rechtzeitig auf Coaching-Gespräche vorbereiten.
• Sucht der Mitarbeiter bei Problemen Ihre Hilfe, sind Sie in der Lage, sofort den Stand der Aufgabenrealisierung zu erfassen, um so die Lösungsfindung bestens zu unterstützen.
• Feedback kann so regelmäßiger und zielgerichteter erfolgen.
• Schwierige Zwischenschritte können Sie so markieren und in Ihrem Terminkalender farbig hervorheben. So planen Sie zu diesen Zeiten ein Mehr an Puffer-Zeiten ein, um eventuellen Gesprächsbedarf Ihres Mitarbeiters zeitlich auffangen zu können.
• Sie können die Planung längerer Projekte oder Aufgaben so koordinieren, dass nicht alle Kontroll-Besprechung an einem Tag zusammen laufen.
• Sie erkennen, wer mit welchen Aufgaben beschäftigt ist. Eine Überlastung einzelner Mitarbeiter durch zu viele Aufgaben wird so vorgebeugt.
• Im Einzelfall können Sie so besser entscheiden, ob Sie einen Mitarbeiter von einer Aufgabe abziehen. Sei es, weil er für eine neue Aufgabe am besten geeignet ist. Oder weil es sich herausstellt, dass die Bewältigung der Aufgabe sich doch als zu schwierig gestaltet.

Holen Sie das Meiste aus Ihrem Delegationsverzeichnis – so funktioniert’s

• Erstellen Sie sich eine Tabelle am PC – ob in Word 2007 oder in Excel 2007.
• Die Tabelle umfasst mindestens10 Spalten:

1. Name des Mitarbeiters
2. Delegierte Aufgabe
3. Festgelegte Zwischenschritte
4. Kontrollpunkte der Zwischenschritte
5. Ergebnisse der Zwischenschritte
6. Geplante Coaching-Maßnahmen
7. Deadline
8. Auftretende Probleme + Lösungen
9. Kontrolle des Endergebnisses
10. Analyse des Ablaufs und persönliche Erkenntnisse

• Notieren Sie sich einzelne Stichworte – auch während des Realisierungsprozesses.
• Übertragen Sie zeitliche Kontrollpunkte oder Coaching-Maßnahmen in Ihre To-Do-Liste. Vermerken Sie, wie viel Zeit Sie eventuell für die Vorbereitung bzw. die Durchführung der Gespräche benötigen.
• Vermerken Sie diese Termine in Ihrem Zeitplaner.