Die Planung Ihres Messeauftrittes: Informieren Sie sich beim Messeveranstalter über die Messe

Die Planung Ihres Messeauftrittes: Fakten, Daten und Informationen beim Messeveranstalter anfordern

Die Planung Ihres Messeauftrittes sollte immer auf die jeweilige Messe, an der Sie und Ihr Unternehmen teilnehmen möchten, abgestimmt sein.

Die Planung Ihres Messeauftrittes sollte immer auf die jeweilige Messe, an der Sie und Ihr Unternehmen teilnehmen möchten, abgestimmt sein.

Deshalb lautet der entscheidende Schritt, bevor Sie überhaupt mit der Planung Ihres Messeauftrittes beginnen können: Informieren Sie sich beim Messeveranstalter über die jeweilige Messe, die dieser organisiert. Dabei sollten Sie das umfangreiche Zahlenmaterial, das dieser über die jeweiligen (vergangenen) Messen anbietet, unter folgenden drei Gesichtspunkten analysieren:

1. Der Besucher - An wen richtet sich die jeweilige Messe? An interessierte Kunden? An Fachbesucher? An B2B-Besucher? Oder ist es eine Mischveranstaltung, d.h. einige Tage sind nur für Fachbesucher und Unternehmen reserviert, das Wochenende für das Publikum geöffnet? Wie lautet das Thema der Messe?
    
2. Die Besucherstrukturen - Wie setzen sich die Besucher auf dieser Messe zusammen, d.h. Alter, Lebensstand, Einkommen, Bildungsniveau, Geschlecht? Mit wie vielen Besuchern wird gerechnet? Wie verteilen sich diese über den Verlauf der Messe? Welche Vergleichsdaten liegen zur Messe-Erfolgskontrolle vor bzw. werden nach der Messe angeboten (diese dienen Ihnen dazu, um die Zahl und Struktur der Standbesucher am Durchschnitt aller Besucher messen zu können)?
    
3. Die Standgestaltung - Wie groß ist die Veranstaltung? Welche anderen Unternehmen haben daran teilgenommen? Welche Möglichkeiten der Standgestaltung gibt es? Wie viele Mitbewerber nehmen in der Regel ebenfalls an der Messe teil?

Tipp:

Unabhängig von dem jeweiligen Messeveranstalter können Sie bei zwei Gesellschaften Informationen über die Messestrukturen anfordern:

1. FKM – Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen
2. UFI – The Global Organisation of the Exhibition Industry.
   Dort können Sie sich u.a. diverse Berichte und Statistiken für Messen in Europa, der gesamten Welt oder für den asiatischen Raum als PDF-Datei herunterladen:

Ihre Analyse sollte Ihnen also Aufschluss darüber geben, ob der Kosten-Nutzen-Faktor Ihres Messeauftrittes für Ihr Unternehmen stimmig ist, d.h. prüfen Sie, ob sich Ihr Messeauftritt auf dieser Messe für Sie lohnt. Haben Sie Ihre Analyse abgeschlossen, steht der Planung Ihres Messeauftrittes nichts mehr im Wege.

Die Planung Ihres Messeauftrittes: 3 Schritte unterstützen Sie bei der Organisation

Schritt 1: Ihr Ziel bestimmen

Definieren Sie präzise Ihr Ziel, das Sie mit Ihrem Messeauftritt verfolgen. Hinterfragen Sie erste Zielformulierungen wie „Den Bekanntheitsgrad des Unternehmens steigern“ oder „Neue Kunden gewinnen“. Berücksichtigen Sie dabei,

• Ihren Wirkungsradius
  Bieten und verkaufen Sie Ihre Produkte bzw. Dienstleistungen eher regional, überregional oder weltweit an? Welche Messe würde Ihren Wirkungsradius positiv beeinflussen?
   
• Ihre Produkte bzw. Dienstleistungen
  Welche Neuheiten können Sie vorstellen? Wodurch heben Sie sich von Ihrer Konkurrenz (gerade auf der Messe) ab? Warum sollte dies die Besucher interessieren?
   
• Ihre Kundenzielgruppe, die Ihre Produkte bzw. Dienstleistungen benötigt
  Besucht diese Zielgruppe überhaupt die jeweilige Messe? Wenn ja, in welchem prozentualen Anteil zur Gesamtbesucherschaft? Wie können Sie diese am besten auf der Messe ansprechen?
   
• Ihre Marketingstrategie
  Passt ein Messeauftritt in Ihr Marketingkonzept? Wie müssten Sie Ihren Messeauftritt gestalten, damit dieser Ihr bisheriges Marketingkonzept unterstützt?
   
• Ihren finanziellen und personellen Aufwand
  Sind Sie in der Lage einen Messeauftritt zu stemmen? Welche finanziellen und personellen Ressourcen stehen Ihnen hierfür zur Verfügung? Sind Ihre Mitarbeiter in der Lage am Messestand Ihr Unternehmen zu repräsentieren und in Kontakt mit Messebesuchern zu treten?

Ihre Antworten geben Ihnen Aufschluss darüber, ob eine Messe Ihr Ziel wirklich unterstützen würde. Denn es gibt schließlich eine Vielfalt an Marketing-Kanälen, um beispielsweise den eigenen Bekanntheitsgrad zu steigern.

Wurden Sie dank Ihrer Antworten jedoch in Ihrer Entscheidung, sich auf der jeweiligen Messe als Unternehmen zu präsentieren, bestärkt, formulieren Sie nun ein präzises Ziel – Beispiel: „Die Produkte XYZ vorstellen und deren Vorteile und Nutzen für den Besucher aufzeigen, um somit neue Kunden für das Unternehmen zu gewinnen.“

Tipp:
Schlüpfen Sie bei Ihrer Zielformulierung und Planung Ihres Messeauftrittes immer wieder einmal in die Rolle des Besuchers – also Ihres Kunden. Was erwartet der Kunde von dem Besuch dieser Messe? Was erwartet er sich von Ihrem Messestand? Können Sie mit Ihrem Messeauftritt diese Erwartungen erfüllen?

Schritt 2: Den Standort berücksichtigen

Schön wäre es, wenn Sie entscheiden könnten, welchen Standort Ihr Messestand auf der Messe erhält. Leider ist dies nicht immer so. Denn die Messegesellschaften vergeben die Standplätze nach ihren eigenen Regeln, nachdem Sie die gewünschten Quadratmeterzahlen an die Messegesellschaften bzw. den Messeveranstalter gemeldet haben.

Liegt Ihnen nun der Ort für Ihren Messestand vor, können Sie mit dem eigentlichen Planen Ihres Messestandes beginnen. Denn Sie müssen bei der Gestaltung des Messestandes ja unbedingt berücksichtigen, ob es sich um ein Kopf- oder Eckstand handelt oder ob der zugewiesene Messestandort zwischen zwei anderen Messeständen liegt.

Deshalb warten Sie bei Ihrer Planung, bis Sie genau wissen, wo und wie Ihr Messestand gelegen ist. Schließlich wollen Sie nicht riskieren, dass Ihr wunderschöner Entwurf aufgrund des zugewiesenen Platzes in der Praxis nicht umsetzbar ist.

Eine sehr gute Checkliste rund um diese Vorplanungen eines Messestandes mit einem Messebau-Unternehmen finden Sie auf der Website des Stuttgarter Messebauers Scheurle-Messebau.

Schritt 3: Die Architektur entwickeln

Vom Messeveranstalter sollten Sie allerdings nicht allein einen Standort für Ihren Messestand zugewiesen bekommen. Vielmehr sollte dieser Ihnen einen genauen Lageplan vorlegen, indem

• die gesamte Halle aufgezeichnet ist,
• die Besucherwege deutlich zu erkennen sind,
• die Notausgänge, die natürlich nicht zugestellt werden dürfen, markiert sind,
• die Deckenhöhe eingetragen ist,
• die Nachbarstände in ihrer Größe vermerkt sind und
• alle sonstigen Einrichtungen, wie Toiletten, Bistro und Café aufgelistet werden.

Diese Daten und Zahlen dienen Ihnen bei der Architektur Ihres Messestandes. Listen Sie zur Gestaltung Ihres Messestandes erst einmal auf, was dieser zu beinhalten hat, beispielsweise

• Produktausstellung,
• Sitzgelegenheiten,
• Infoständer bzw. Infotheke,
• Bewirtungsmöglichkeiten,
• Garderobe und vieles mehr.

Stimmen Sie nun Ihren Messeauftritt – und somit Ihren Messestand – auf Ihr Ziel erneut ab. Denn Ihr Messeziel muss sich unbedingt in Ihrem Messeauftritt wiederfinden, ebenso Ihre CI und Ihr Corporate Design. Ihr (potenzieller) Kunde soll schließlich Ihr Unternehmen wiederfinden.