Manpower am Messestand: 5 Tipps für einen personellen, erfolgreichen Messeauftritt

5. April 2013

Manpower am Messestand: Ohne qualifizierte Messemitarbeiter gelingt kein erfolgreicher Messeauftritt

Ihr Ziel für die Messe steht. Sie haben ein erfolgversprechendes Messekonzept entwickelt. Ihr Entwurf für Ihren Messestand ist gestaltet und eine Firma, die den Messeaufbau übernimmt, engagiert. Doch entspannt zurücklehnen können Sie sich jetzt noch nicht. Einen Bereich, der mit entscheidend für Ihren Messeauftritt ist, sollten Sie nach diesen ersten Schritten nun unbedingt in Ihren Fokus rücken: Die Manpower an Ihrem Messestand.

Manpower am Messestand

Denn Ihr Messeauftritt wird von Ihren Messemitarbeitern geprägt. Treten diese nicht kompetent, freundlich und kontaktfreudig auf, nutzt Ihnen die beste Messestand-Präsentation nichts. Deshalb darf die Auswahl der Mitarbeiter, die als Manpower am Messestand eingesetzt werden, nicht unterschätzt werden.

Manpower am Messestand: 5 Tipps, mit denen Ihre Mitarbeiter für einen erfolgreichen Messeauftritt sorgen

Tipp 1: Treffen Sie die richtige Auswahl

Sie stellen durch die Wahl der Mitarbeiter, die Sie auf die Messe schicken, die Weichen dafür, ob es ein erfolgreicher Messeauftritt wird oder nicht. Deshalb nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um die Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter auf allen Ebenen

Fähigkeiten,
Wissen und Know-How,
Kontaktfreudigkeit,
gute Kommunikationskenntnisse,
Höflichkeit und Freundlichkeit,
Stressresistenz,
schnelle Auffassungsgabe,
hohe Motivation

zu prüfen. Nutzen Sie die Übersicht: Wählen Sie die Manpower am Messestand aus, um schnell und mühelos zu einer Entscheidung kommen zu können.

Tipp 2: Bestimmen Sie unbedingt einen Messestandleiter

Innerhalb des Messeteams müssen Sie einen Messestandleiter bestimmen, der für die gesamte Zeit der Messe die Verantwortung sowohl für den Messeaufstand als auch den Messeauftritt übernimmt. Dieser Messestandleiter sorgt für eine gute Koordination und einen reibungslosen Ablauf am Messestand. Gleichzeitig fungiert er auch als Ansprechpartner, falls Probleme oder Schwierigkeiten auftreten, die er dann entweder gemeinsam mit dem Mitarbeiter löst oder für deren Lösung er eine schnelle Entscheidung trifft. Denn eins soll nicht geschehen: Der Betrieb am Messestand darf nicht gestört werden.

Tipp 3: Legen Sie einen zeitlichen Arbeitsplan für den Messestand fest

Ihre Manpower am Messestand – somit jeder einzelne Mitarbeiter – repräsentiert Ihr Unternehmen auf der Messe – und dies ist Schwerstarbeit, die Sie nicht unterschätzen dürfen und sollten! Denn Ihre Mitarbeiter stehen ja für Stunden im Rampenlicht der Aufmerksamkeit. Vieles wird – auch auf der unbewussten Ebene – von den Besuchern der Messe registriert.

Damit es hier keinen Fauxpas gibt, sollten die Mitarbeiter nicht einem Dauerstress ausgesetzt sein, der nur zur Ermüdung und mangelnder Konzentration führt und aus dem dann so mancher Fehler oder schlechter Auftritt entsteht. Teilen Sie deshalb Ihre Mitarbeiter in einem rotierenden Modus für den Messedienst ein, der immer wieder für ausreichende Pausen und Entspannung sorgt.

Tipp 4: Sorgen Sie für eine klare Aufgabenverteilung am Messestand

Jeder Mitarbeiter muss wissen, was seine Aufgabe am Messestand ist. Ob er zum technischen Stab gehört oder am Stand für die Kunden und Besucher präsent sein soll, die Aufgaben müssen vor der Messe benannt und geklärt werden. Nur so kann jeder Handgriff sitzen. Nur so kann sich jeder auf seine Arbeit konzentrieren. Nur so kann ein erfolgreicher Messeauftritt erzielt werden.

Fixieren Sie deshalb am besten schriftlich, welche Aufgaben von welchem Mitarbeiter auf der Messe zu erfüllen sind. Abhängig von den Aufgaben können Sie auch Checklisten erstellen, die der Mitarbeiter dann abarbeitet. Klären Sie in jedem Falle die Kriterien, an denen der Mitarbeiter selbstständig und eigenverantwortlich klären kann, ob er seine Aufgaben gut bewältigt oder nicht.

Tipp 5: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf die Messe vor. Bei dieser Vorbereitung sollten Sie mehrere Aspekte fokussieren:

Das Ziel der Messe. Ihre Mitarbeiter müssen wissen, welches Ziel das Unternehmen auf der Messe erreichen will.
Das Wissen vermitteln. Unabhängig davon, ob nun der Kontakt zu den Kunden oder die Präsentation neuer Produkte im Vordergrund steht, sollten alle Mitarbeiter über eine ausreichendes, fundiertes Wissen über das Unternehmen, die Unternehmens-CI, als auch die Produkte und Produktneuheiten verfügen.
Grundlegende Etikette-Regeln klären. Höflichkeit und korrektes Auftreten sollten eine Selbstverständlichkeit sein. Legen Sie dennoch fest, welche Etikette-Regeln es am Messestand einzuhalten gilt – beispielsweise keine leeren Kaffeetassen herumstehen zu lassen.
Gesprächsleitfaden besprechen. Der Kundenkontakt am Messestand fordert heraus. Bieten Sie Ihren Mitarbeiter durch einen Gesprächsleitfaden eine Unterstützung, mit dem er diesen Kontakt müheloser gestalten kann. Üben Sie am besten einige typische Situationen, um die kommunikativen Fähigkeiten der Mitarbeiter zu schulen.