3 Tricks, wie Sie eine Einladung zur Besprechung ablehnen

Einladung zur Besprechung – und Sie haben keine Zeit

Ohne Meetings und Besprechungen geht es im Berufsalltag nicht. Um Ihre Aufgaben und Projekte bewältigen zu können, benötigen Sie den Austausch mit Ihren Kollegen und Ihrem Vorgesetzten. Doch viele Besprechungen sind die reinsten Zeitdiebe und Zeitfallen in Ihrem Zeitmanagement.

Deshalb ist es mehr als legitim, eine Einladung zur Besprechung abzulehnen, wenn Sie

• keine Zeit haben.
• an wichtigen anderen Aufgaben arbeiten, die fertiggestellt werden müssen.
• Ihre Zweifel daran haben, ob Ihre Teilnahme überhaupt sinnvoll ist.
• nicht nachvollziehen können, warum Sie eine Einladung zur Besprechung erhalten haben.  

Gehen Sie in solchen Situationen geschickt vor. Sagen Sie Ihre Teilnahme ab, ohne den Ansprechpartner vor den Kopf zu stoßen.

Auf die Einladung zur Besprechung verzichten: 3 Tricks, wie es Ihnen gelingt

Trick 1: Sich als Entschuldigung auf Ihren Vorgesetzten berufen

Oft genug passiert es: Sie treffen auf dem Flur einen Mitarbeiter (oder Projektteamkollegen) einer anderen Abteilung, der Sie bittet auf der morgigen Besprechung mal vorbeizuschauen. Statt nun lange zu rätseln, weshalb Sie eigentlich teilnehmen sollen, sagen Sie „Die Besprechung morgen fällt mit einer Verpflichtung für meinen Vorgesetzten zusammen. Deshalb möchte ich dies erst mit ihm abklären, bevor ich Ihnen zu- bzw. absage. Welche Funktion kommt mir in dieser Besprechung zu? Und was soll morgen besprochen werden?“

Auf diese Weise erhalten Sie die notwendigen Informationen, können sich anschließend in Ruhe selbst entscheiden und natürlich dennoch mit Ihrem Vorgesetzten Ihre Teilnahme abklären. Denn Sie werden zweifelsfrei wichtige Aufgaben, die Ihre Führungskraft an Sie delegiert hat, auf Ihrem Schreibtisch liegen haben. Bringen Sie dies als ablehnendes Argument überzeugend vor.

Trick 2: Sofort besprechen

Ruft ein Kollege Sie an, um eine Besprechung anzusetzen, reagieren Sie sofort. Schlagen Sie vor: „Lassen Sie es uns doch jetzt am Telefon klären. Ich hätte 15 Minuten Zeit.“ Oder falls weitere Teilnehmer an diesem Meeting teilnehmen sollen, schlagen Sie einfach vor „Diesen Punkt können wir auch in einer kurzen Telefonkonferenz klären. Passt es Ihnen morgen um 15.00 Uhr?“

Trick 3: Schriftliche Stellungnahme vorschlagen

Statt sich vollkommen der Teilnahme zu entziehen, präsentieren Sie einen guten Kompromiss. Bieten Sie demjenigen an, zu dem jeweiligen Punkt der Agenda eine kurze schriftliche Stellungnahme zu formulieren, die dieser entweder vortragen oder an alle Teilnehmer verteilen kann. So liefern Sie den benötigten Input, ohne jedoch Ihre Zeit für eine lange Besprechung opfern zu müssen.