Tipps für Ihre Telefonkonferenz

Telefonkonferenzen und Videokonferenzen: effizient und günstig

Telefon- und Videokonferenzen setzen sich immer stärker durch. 

Gerade für Unternehmen, die über mehrere Standorte verfügen, bieten sie viele Vorteile:

• Immenses Einsparpotenzial bei den Reisekosten der Besprechungsteilnehmer
• Zeitersparnis hinsichtlich der Reisezeit
• Persönliche Kommunikation statt oft missverständlichem E-Mail-Verkehr
• Einführung regelmäßiger Statusmeetings zum kontinuierlichen Austausch über Geschäftsvorgänge
   

Doch eine Besprechung per Konferenzschaltung birgt auch ihre Tücken.

Um Ihre Telefonkonferenz oder Videokonferenz zu einem wirklichen Erfolg werden zu lassen, haben wir Ihnen einige Tipps zusammengestellt.

Bereiten Sie die Telefon- oder Videokonferenz gründlich vor

Die Vorbereitung einer Telefonkonferenz ist ähnlich aufwendig wie die Vorbereitung eines Meetings:

• Termin abstimmen
  Legen Sie die Teilnehmer der Konferenz fest und stimmen mit ihnen Termin, die Agenda und Dauer des Gespräches ab.
  Denken Sie bei internationalen Konferenzen an die Zeitverschiebung und legen Sie die Sprache fest.
   
• Technische Voraussetzungen klären
  Befinden sich mehrere Teilnehmer Ihrer Telefon- oder Videokonferenz an einem Standort, so reservieren Sie dort einen Besprechungsraum mit der entsprechenden Technik.
  Generell: Melden Sie Ihre Telefonkonferenz an und besorgen Sie die benötigten Zugangsdaten (Einwahlnummer und Pin)
  
  Tipp: 
  Führen Sie telefonische Konferenzen über das Festnetz. Zum einen kann es bei Telefonkonferenzen über das Mobilfunknetz zu Übertragungsproblemen und Funklöchern kommen sowie zu Störungen durch den Umgebungslärm, zum anderen ist die Kommunikation über Handy wesentlich unsicherer als über das Festnetz.
  
  

• Vorabinformation an die Gesprächsteilnehmer senden
  Teilen Sie allen Konferenzteilnehmer rechtzeitig per E-Mail oder Kalendereintrag die notwendigen Daten mit:
• Termin
• Einwahlnummer und Pin
• Agenda
• benötigte Unterlagen, (besonders wichtig bei Telefonkonferenzen hinsichtlich Präsentationen, auf die Sie während der Telko eingehen möchten.)
   

• Bestimmen  Sie einen Moderator
  Gerade bei einer Telefonkonferenz oder Videokonferenz ist ein Moderator von großer Bedeutung. Die Rolle des Moderators zeichnet sich dadurch aus, dass er nicht inhaltlich in das Gespräch eingreift, sondern neutral den Ablauf der Telko steuert.
  
  
  
  
   

Regeln für die Telefonkonferenz

Der Erfolg einer Telefon- oder Videokonferenz hängt von der Disziplin der Teilnehmer ab. Gehen Sie respektvoll miteinander um:

• Seien Sie bei einer Telefon- oder Videokonferenz immer pünktlich.
• Akzeptieren Sie die Rolle des Moderators und folgen Sie seinen Vorgaben.
• Unterbrechen Sie nicht, sondern lassen Sie den gerade sprechenden Gesprächspartner ausreden.
• Beginnen Sie Ihre Wortmeldung mit der Nennung Ihres Namens. So weiß jeder Konferenzteilnehmer, wer gerade spricht.
• Sprechen Sie langsam und deutlich und rechnen Sie gerade bei größeren Distanzen zwischen den Teilnehmern mit Sprachverzögerungen.
• Vermeiden Sie Hintergrundgeräusche wie offenes Fenster, Tastaturklimpern, Handyklingeln etc. ebenso wie die Lautsprech-Funktion Ihres Telefons.
• Deaktivieren Sie die Anklopf-Funktion Ihres Telefons.