Süßer die Steuerkassen nicht klingeln – Weihnachtsgeschenke erfreuen auch den Fiskus

Besteuerung von Weihnachtsgeschenken - darauf sollten Sie achten

Zur Weihnachtszeit beschenken viele Firmen ihre Mitarbeiter, Kunden und Geschäftsfreunde. Die allermeisten Beschenkten freuen sich über die Aufmerksamkeit und halten sich – unabhängig von der Art des Geschenkes - streng an das Motto: Einem geschenkten Gaul schaut man nicht ins Maul. Das Finanzamt sieht das leider anders und hält sich nicht daran, weil es an Weihnachten selbst beschenkt werden möchte. Wie Sie den Fiskus bei Geschenken an Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner dennoch außen vor halten können, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag. 

So beschenken Sie Ihre Mitarbeiter steuerfrei

Die einfachste Möglichkeit, Mitarbeiter steuerfrei zu beschenken, ist die Ausnutzung der in § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG (Einkommensteuergesetz) geregelten Sachzuwendungsfreigrenze in Höhe von 44 € pro Monat und Mitarbeiter. Nach dieser Vorschrift sind Sachzuwendungen an Arbeitnehmer bis zu 44 € pro Monat steuerfrei. D. h. der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeitern ohne jeden Anlass einmal im Monat Sachbezüge im Wert von 44 € (einschließlich Umsatzsteuer) zuwenden (z. B. Benzingutschein). Zu den Aufmerksamkeiten zählen auch Getränke, die der Arbeitgeber kostenlos zur Verfügung stellt, oder Speisen anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (z. B. Überstunden wegen kurzfristiger Auftragsspitzen).

Geschenke zu persönlichen Ereignissen sind bis zu 60 € abgabenfrei

Außer den Aufmerksamkeiten im Rahmen der Sachzuwendungsfreigrenze bleiben auch Zuwendungen des Arbeitgebers steuerfrei, wenn sie anlässlich eines persönlichen Ereignisses (z. B. Geburtstag, Jubiläum, Geburt eines Kindes, Rückkehr an den Arbeitsplatz nach längerer Krankheit) an Mitarbeiter ausgegeben werden. Diese Freigrenze für Aufmerksamkeiten des Arbeitgebers anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers wurde zum 01.01.2015 auf 60 € einschließlich Umsatzsteuer erhöht (bis 31.12.2014: 40 €). Als Aufmerksamkeiten in diesem Sinne gelten gemäß Lohnsteuer-Richtlinie (LStR R 19.6) z. B. Blumen, Genussmittel, ein Buch oder ein Tonträger.

Hinweis

Beide Freigrenzen (Sachzuwendungsfreigrenze und „60 €-Aufmerksamkeitsgrenze“) haben übrigens nichts miteinander zu tun, d. h. sie können nebeneinander ausgeschöpft werden. Eine gegenseitige Anrechnung findet nicht statt. Bei der Sachzuwendungsfreigrenze handelt es sich um einen Monatswert. Als Arbeitgeber können Sie die Freigrenze jeden Monat ausnutzen, z. B. um bestimmte Mitarbeiter für ihre guten Leistungen zu belohnen. Der Anlass der Zuwendung spielt dabei keine Rolle. Gleichzeitig kann einem Mitarbeiter anlässlich eines persönlichen Ereignisses ein Geschenk im Wert von bis zu 60 € abgabenfrei zugewendet werden.

Aufgepasst! Geldgeschenke unterliegen Steuerpflicht

Abgabenfrei bleiben Aufmerksamkeiten sowohl im Rahmen der Sachzuwendungsfreigrenze in Höhe von 44 € als auch bei der 60 €-Aufmerksamkeitsgrenze im Übrigen nur, wenn es sich um Sachzuwendungen handelt. Auf Geldgeschenke sollten Arbeitgeber deshalb verzichten, sofern sie nicht zweckgebunden sind. D. h. eine Zahlung des Arbeitgebers an einen Mitarbeiter, die mit der Auflage verbunden ist, den empfangenen Geldbetrag nur in einer bestimmten Weise zu verwenden, ist möglich. Dasselbe gilt für Gutscheine über einen festen Geldbetrag. Der BFH akzeptiert Gutscheine allerdings nur dann als Sachzuwendung, wenn der Arbeitgeber eine konkrete „Sache“ zugesagt hat. Diese Ausschließlichkeit ist Voraussetzung für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit. Vor diesem Hintergrund ist es zwingend erforderlich, die Hingabe von Gutscheinen und deren Zweckgebundenheit arbeitsrechtlich zu regeln.

Was passiert mit den Restbeträgen?

Belohnt der Arbeitgeber Mitarbeiter mit Guthaben- oder Prepaidkarten und eröffnet ihnen damit die Möglichkeit, Waren über verschiedene Vertragspartner zu kaufen (z. B. Warenhäuser, Baumärkte oder Modegeschäfte sein), muss klar geregelt sein, was im Falle der Einlösung mit etwaigen Restbeträgen bei der Einlösung des Gutscheins geschieht. Denn sobald der Arbeitnehmer den Gutschein einlöst und ihm ein Restbetrag ausbezahlt wird, ist der Ausschließlichkeitsgrundsatz verletzt, weil der Arbeitnehmer dann eine Sachzuwendung und einen Geldbetrag erhalten hat.

Hinweis

Die Hardliner unter den Betriebsprüfern versagen die Steuerfreiheit, wenn nicht für jeden eingelösten Gutschein die Rückzahlung von Bargeld definitiv ausgeschlossen wurde.

Das gilt für Geschenke bei der Weihnachtsfeier

Häufig erfolgt die Übergabe von Geschenken im Rahmen der betrieblichen Weihnachtsfeier. Für die Feier - und damit auch für anlässlich der Feier überreichte Geschenke – gilt ein Freibetrag in Höhe von 110 € (für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr). Ist dieser überschritten oder werden mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt, so liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Der Gesetzgeber eröffnet den Arbeitgebern für diesen Fall die Möglichkeit einer begünstigten Pauschalbesteuerung § 37b EStG (siehe unten).

Streuwerbeartikel bis 10 € sind komplett steuerfrei

Präsente im Nettowert von bis zu 10 € dürfen Sie bedenkenlos an Ihre Geschäftspartner verschenken. Denn diese sieht der Gesetzgeber als sogenannte Streuwerbeartikel an und lässt diesbezüglich einen Betriebsausgabenabzug zu. Auch der Beschenkte muss das Geschenk nicht besteuern.

Praxistipp

Geschenke im Wert von mehr als 10 € müssen allerdings grundsätzlich vom Empfänger versteuert werden. Dies bedeutet im Endeffekt, dass Sie nach steuerrechtlichen Vorgaben die Preisauszeichnung nicht vom Geschenk entfernen sollten - oder aber Sie fügen dem Präsent eine schriftliche Mitteilung bezüglich des Wertes bei. Da dies auf den Beschenkten aller Voraussicht nach zumindest befremdlich wirkt, sollten Sie den eleganteren Weg der Pauschalbesteuerung wählen.

Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG: Tue Gutes und rede darüber!

Für Geschenke an eigene Mitarbeiter und an Geschäftsfreunde gibt es für Unternehmer die Möglichkeit der pauschalen Steuerübernahme mit einem Steuersatz von 30 % nach § 37b EStG (bis zu einer Grenze von 10.000 €). In einem solchen Fall sollte dem Beschenkten die Übernahme der Steuerlast mitgeteilt werden. Zu diesem Zweck genügt eine formlose Mitteilung an den Empfänger, dass die Steuer entrichtet wurde. Der Wert des Geschenks und die Höhe der gezahlten Steuern müssen nicht aufgeführt sein. Es empfiehlt sich, der Weihnachtskarte den folgenden Satz beizufügen:

„Zuwendungsgeber erklärt, alle mit der beigefügten Zuwendung verbundenen Steuerpflichten seitens des Empfängers mittels Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG erfüllt zu haben.“

Wenn Sie sich ganz genau über die Problematik informieren wollen, sollten Sie das am 19.05.2015 veröffentlichte BMF-Schreiben zur Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen nach § 37b EStG lesen. Damit ersetzte das BMF das bis dahin anwendbare Schreiben vom 29.04.2008 und berücksichtigte die neuen Grundsätze der Rechtsprechung sowie inzwischen geklärte Zweifelsfragen. Das vollständige BMF-Schreiben zur Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen nach § 37b EStG vom 19.05.2015 (IV C 6 – S 2297-b/14/10001) finden Sie unter folgendem Link. 

Pauschalisierung gilt für 1 Jahr

Wenn Sie sich für die Pauschalisierung entscheiden, sind Sie ein ganzes Jahr daran gebunden. Berechnungsgröße der Pauschale ist grundsätzlich der Bruttowert aller Geschenke eines Jahres bezüglich der betreffenden Empfängergruppe.

Vorsicht!

Unabhängig davon, ob es sich um Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten handelt - die Pauschale muss innerhalb der Lohnsteuererklärung geltend gemacht werden. Wird die Freigrenze von 35 € nicht überschritten (siehe unten), kann selbstverständlich auch der Lohnsteueranteil als Betriebsausgabe angesetzt werden.

So können Unternehmer Geschenke von der Steuer absetzen

Unternehmer können betrieblich veranlasste Geschenke an Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden bis zu einer Höhe von 35 € pro Person und Jahr als Betriebsausgabe steuerlastmindernd gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Voraussetzung für den – pro Wirtschaftsjahr und Empfänger in der Höhe auf 35 € beschränkten – steuerlichen Abzug von finanziellen Aufwendungen für Geschenke ist die betriebliche Veranlassung. Geschenke an Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden sind in aller Regel betrieblich veranlasst, weil sie dazu dienen, eine Geschäftsbeziehung anzubahnen bzw. zu vertiefen. Bei dieser 35 €-Grenze handelt es sich um eine Freigrenze, die pro Person und Jahr gilt. Übersteigen die Kosten für ein Geschenk den Betrag von 35 € pro Empfänger und Jahr auch nur um einen Cent, entfällt der Betriebsausgabenabzug insgesamt und nicht nur der Betrag, der über 35 € hinausgeht.

Hinweis

Die 35 €-Freigrenze gilt übrigens nur für „Nicht-Arbeitnehmer“ (Geschäftspartner, Lieferanten, Kunden). Geschenke an eigene Mitarbeiter können Unternehmer uneingeschränkt als Betriebsausgabe geltend machen. Bei der Überprüfung, ob die 35 €-Grenze eingehalten wurde, gilt es, alle Geschenke, mit der eine Person im Laufe eines Jahres bedacht wurde, zusammenzurechnen.