Zusammenarbeit: Kollegen, die stets zu spät liefern, managen

Teamarbeit – Gruppenarbeit: Setzen Sie zeitliche Grenzen

Eine gute Zusammenarbeit, ob in der Abteilung oder im Team, hängt von vielen Faktoren ab. Einer dieser Faktoren ist: sich auf die zeitlichen Zusagen des Kollegen verlassen zu können. Doch leider haben Sie oft genug die Erfahrung machen müssen: Es gibt Kollegen, die wieder und wieder ihre Aufgaben oder Arbeiten zu spät abliefern.

Natürlich mussten Sie mit dieser Situation umgehen. Und so haben Sie manchen Lösungsversuch unternommen:

• Sie haben alles Mögliche möglich gemacht, um die Aufgabe dennoch fristgerecht zu beenden.
• Sie haben mit den Kunden und/oder Ihrem Vorgesetzten neu verhandelt, um einen anderen Abgabetermin zu bewirken.
• Sie haben mit Ihrem Kollegen gesprochen und ihn aufgefordert
  • seine Aufgaben und sein Zeitmanagement besser zu koordinieren.
  • rechtzeitig Bescheid zu sagen, falls er es wieder nicht schaffen sollte.
  • seine zeitlichen Zusagen endlich einzuhalten.

Leider ohne nachhaltigen Erfolg. Ihr Kollege hat sein Verhalten nicht geändert. Höchste Zeit einmal andere Taktiken anzuwenden.

Ändern Sie Ihre bisherigen Strategien: 3 Tipps

Tipp 1: Geben Sie die Verantwortung zurück

Bisher musste Ihr Kollege sein Verhalten nicht wirklich ändern, da er ja keine negativen Konsequenzen zu befürchten hatte. Denn Sie haben ihn „beschützt“, d.h. das Negative für ihn aufgefangen. Ändern Sie dies jetzt. Sagen Sie ihm beim nächsten Mal: „Du hast deine Arbeit trotz zeitlicher Vereinbarung zu spät abgeliefert. Kläre du jetzt mit unserem Vorgesetzten den weiteren zeitlichen Verlauf. Und gib mir dann über die Änderungen Bescheid.“ oder „Unterrichte du den Kunden darüber, dass die Bearbeitung seiner Beschwerde noch einen Tag länger dauern wird.“

Tipp 2: Übergeben Sie Aufgaben

Reduzieren Sie drastisch den eigenen Zeitdruck und Stress. Delegieren Sie Aufgaben an Ihren Kollegen, die Sie liegen lassen müssten, weil er zu spät geliefert hat. „Aufgrund deines unpünktlichen Zuarbeitens muss ich jetzt meine Zeitplanung komplett umstellen, um noch rechtzeitig mit dem Bericht fertig zu werden. Deshalb wirst du diese zwei Aufgaben von mir übernehmen müssen.“

Tipp 3: Geben Sie strikte zeitliche Anweisungen

Setzen Sie zukünftig kürzere Deadlines, d.h. statt den letztmöglichen Zeitpunkt zu benennen, geben Sie lieber den frühestmöglichen an: „Ich brauche die neuen Daten bis um 15.00 Uhr“, obwohl es bis 17.00 Uhr reichen würde. Oder Sie grenzen sich entschieden zeitlich ab: „Sollte ich bis um 15.00 Uhr die neuen Daten nicht vorliegen haben, gebe ich dir meine Auswertungen und dann musst du den Bericht alleine fertigstellen. Denn ich bin anschließend für zwei Tage auf Außentermin und kann mich dann nicht mehr darum kümmern.“